Centrale planning en vermindering overuren

GasthuisZusters Antwerpen is een organisatie van zorg- en welzijnsvoorzieningen. De groep bestaat uit een ziekenhuis met drie campussen en meerdere woonzorgcentra. In totaal stelt GZA bijna 4000 medewerkers tewerk. Omdat de planning een ingewikkelde puzzel was geworden, deed GZA Beroep op Déhora.

Ongerustheid in de sector: meer- en overuren

Elke dag vinden zo’n 1 300 patiënten de weg naar het ziekenhuis. Op de  drie campussen staan 3 170 enthousiaste, competente medewerkers en 385 gespecialiseerde artsen uit de meest diverse disciplines voor hen klaar. De acht woonzorgcentra bieden een thuis aan 827 ouderen. Ook elk van hen kan bij GZA rekenen op vakkundige zorg op maat.

In 2005 ontstond in de gezondheidszorg sector heel wat ongerustheid nadat voor de éérste maal een ziekenhuis veroordeeld was na bezoek van de sociale inspectie. Vanuit het verleden waren er ook binnen de GZA groep heel wat meer- en overuren opgebouwd. De leidinggevenden hadden bovendien alleen een opleiding gekregen van hoe de toenmalige software werkte, en niet over ‘goede principes’ van planning. Ze konden naar eigen goeddunken en welbevinden de uurroosters opmaken. Daar wilde GZA wat aan doen.

GZA doet een beroep op Déhora

In januari 2010 werd bij GZA een nieuwe CAO goedgekeurd tot aanpassing van het personeelsstatuut. Met onder andere een flexibiliteitsvergoeding maar ook een uurroosterprotocol.  Déhora werd ingeschakeld om assistentie te verlenen bij de realisatie van het protocol en bij de implementatie ervan.

Verschillende werkgroepen werden opgestart waarin een duidelijk planprotocol werd geformuleerd. In lijn met de wetgeving. Een inhouse training ‘plannen is een vak’ werd georganiseerd voor alle hoofdverpleegkundigen.  In die training werden methodieken en principes van goede workforce planning aangeleerd. Zoals gezondheid. Ten slotte kregen enkele medewerkers, onder begeleiding van Déhora, de taak om collega’s verder te coachen.

 “Personeelsleden keken in het begin eerder sceptisch tegen dit project en het strikter toepassen van de regelgeving. Maar uit de pilootafdelingen krijgt men nu de reactie dat er meer rust, zekerheid en stabiliteit is rond de planning. Ook heeft men binnen deze afdelingen minder kopzorgen omtrent een gegarandeerde aanwezigheid op de vloer.” Geert Goossens, directeur personeel en communicatie

Naar een centrale planning

In 2012 volgde een fusie van de ziekenhuizen Sint-Vincentius en Sint-jozef met het ziekenhuis Sint augustus.  De beslissing werd gemaakt om met de hulp van Déhora een centrale planningscel in te richten.  Met als doel om betere ondersteuning te bieden aan de verschillende diensten inzake planning. Maar ook een zo efficiënt mogelijke planning van de overkoepelende mobiele equipe en de interim medewerkers. Met de nieuwe, formele structuur, beoogde GZA om meer grip te krijgen op alles wat met personeelsplanning te maken heeft.

Een centrale planningscel werd opgezet, met diverse sleutelfiguren binnen de organisatie. Twee planningscoaches zorgen voor de coördinatie en aan sturing. Alle hoofdverpleegkundigen kregen om beurt een coaching waarbij gekeken werd naar budget, roostersleutels, mix van kwalificaties en jobtimes.

Daar waar mogelijk en wenselijk werd samen een uitrol opgemaakt. Indien nodig worden de hoofdverpleegkundigen ondersteund bij het doorvoeren van veranderingen. Maandelijks ontvangen alle diensten een rapport met o.a. verlofplanning, personeelsinzet, evolutie van saldo- en meeruren. Voorzien van bemerkingen door de planningscoaches.

De ervaringen? Hoofdverpleegkundigen zijn veel bewuster bezig met planning, geven ook aan zich beter gesteund te voelen door het management. Ook is er een algemene daling van saldo- en meeruren.

Welke resultaten hebben we allemaal behaald met GZA?

• Toepassing van uurroosterprotocol;
• Personeelsplanning in lijn met wettelijke regels;
• Daling van overuren;
• Minder overtredingen tegen ‘een gezonde planning’;
• Aanleren en aansturen principes van goede personeelsplanning en uurroosters;
• Meer grip op personeelsplanning over divisies heen;
• Opzet van centrale planning;