Vervoersbedrijf De Decker – Van Riet laat medewerkers zelf werktijden inplannen

De Decker- Van Riet is al jaren een klinkende naam in de wereld van (openbaar) personenvervoer en tanktransport op de weg. Enkele maanden geleden startte het familiebedrijf met een proefproject in de stelplaats van Malderen om chauffeurs eigen werktijden te laten plannen. Door groot succes en goede resultaten werd beslist om dit systeem van zelfroosteren versneld in andere stelplaatsen door te voeren. Binnenkort zullen alle chauffeurs van De Decker – Van Riet hun eigen werktijden kunnen kiezen.

De Decker – Van Riet werd in 1927 opgericht als familiebedrijf. Sinds jaar en dag is het bedrijf gespecialiseerd in vervoer en transport over de weg. Vandaag de dag zetten bijna 400 medewerkers zich in voor een stipte, veilige en kwaliteitsvolle dienstverlening. Inmiddels staat het familiebedrijf onder leiding van de tweede en de derde generatie van de familie.

Het is een organisatie met een mooie geschiedenis. Maar de grootste kracht van de organisatie is dat ze voortdurend de focus op de toekomst houdt. Vanuit diezelfde gedachte werd in 2019 de beslissing gemaakt om chauffeurs actiever te betrekken bij de eigen dienstroosters.

Rudy Werelds, Business Unit manager: “De voorbije jaren zijn we veel actiever aan HR beleid rond medewerkers gaan doen. De tevredenheid en het welzijn van onze mensen speelt een steeds grotere rol in ons beleid. In alle mogelijke facetten. Waaronder ook werktijden. Op een gegeven punt hebben we beslist om ons volledige planningsproces te moderniseren.”

Nood aan zekerheid en voorspelbaarheid in dienstroosters

Tot kort werd de werd de personeelsplanning nog georganiseerd volgens een systeem van roulement. De hoofdplanner maakte per stelplaats het basisrooster op voor een periode van 4 weken. De planning van elke chauffeur bestond uit een combinatie van diensten zodat elke chauffeur min of meer tot aan een 37-uren week kwam.

In zekere mate werd al wel rekening gehouden met de wensen van medewerkers. De ene week werkte je als chauffeur vooral de vroege diensten, de andere week de spits en de volgende week voornamelijk de laatste diensten. Als een chauffeur graag vroege diensten reed dan had hij minstens 1 op 3 weken een rooster dat hem op het lijf geschreven was. Chauffeurs konden ook van dienst wisselen met collega’s, zolang de 37-uren week maar werd gerespecteerd. Daarnaast was er een soort wensensysteem. Chauffeurs mochten maandelijks twee wensen indienen rond werktijden. Dat was vooral een systeem van streepjes trekken.

Rudy Werelds: “Personeelsplanning bleef echter een terugkomend issue. Er waren wat praktische dingen en chauffeurs vroegen nadrukkelijk naar meer voorspelbaarheid en naar meer flexibele werktijden. Dat kwam ook regelmatig aan bod in de ondernemingsraad en in besprekingen met o.a. vakbonden. Voor ons was het in de eerste plaats natuurlijk belangrijk dat het planningsproces optimaal bleef verlopen zodat bussen reden wanneer ze moesten rijden. In de zoektocht naar nieuwe oplossingen om werktijd beter te beheren en te beheersen kwamen we uiteindelijk in contact met Déhora”.

Proefproject zelfroosteren in stelplaats van Malderen

Via Déhora, een onafhankelijk adviesbureau op het gebied van personeelsplanning, maakte De Decker – Van Riet in 2015 kennis met het systeem van zelfroosteren. Zelfroosteren is een werkbare oplossing om medewerkers meer inspraak te bieden in werktijden. Het concept is eenvoudig maar doeltreffend: de organisatie definieert het kader: hoeveel werk is er? Hoeveel diensten van welk type zijn er nodig? Binnen dat kader krijgen de chauffeurs vervolgens de ruimte om hun werktijden in te plannen. Het eindresultaat is een gemeenschappelijke planning die optimaal rekening houdt met de wensen en voorkeuren van alle medewerkers.

Rudy Werelds: “We waren helemaal méé met het verhaal, het management zat op dezelfde golflengte. Maar de stap was op dat ogenblik nog wat te groot. Maar na verloop van tijd vielen alle puzzelstukken dan toch samen. Het idee van zelfroosteren paste perfect binnen het vernieuwde visie op HR beleid en de nieuwe organisatie. Vooral de komst van Koen (Van Camp) zorgde in 2018 voor een stroomversnelling. Koen had erg positieve ervaringen met het zelfroosteren.”

Koen Van Camp werkte voordien bij Multiobus te Tienen en was al bekend met het systeem van zelfroosteren. Meer nog, samen met zaakvoerders Jo Van Pee en Olivier Van Mullem had hij het systeem van zelfroosteren met Déhora op poten gezet. Met de extra stimulans van Koen werd beslist om samen met Déhora een pilootproject op te starten in de stelplaats van Malderen.

Koen Van Camp, Verantwoordelijke Operaties Personenvervoer: “Ik was en ben een hevige fan van zelfroosteren. Wanneer ik bij De Decker – Van Riet terecht kwam heb ik hard geopperd om het hier te introduceren. Uit eigen ervaring wist ik dat de voordelen van dat zelfroosteren erg groot waren. Uiteindelijk zijn we in Malderen van start gegaan.”

Het zelfroosteren maakt ook een deel uit van het wervings- en retentiebeleid van De Decker – Van Riet. De sector van het openbaar vervoer kent de voorbije jaren een stevige vergrijzing onder chauffeurs. Het is niet eenvoudig om nieuwe mensen te vinden, en de concurrentie is bijzonder scherp. Met de mogelijkheid om zélf werktijden te kiezen geeft de Decker- Van Riet een duidelijk signaal naar huidige en naar toekomstige medewerkers. Het is bekend dat flexibele werktijden op maat een enorme troef zijn in tijden van krapte op de arbeidsmarkt

Positieve feedback en resultaten van zelfroosteren

De (eerste) resultaten van het proefproject te Malderen waren positief. Er was een duidelijke toename in tevredenheid bij chauffeurs en er is veel minder gedoe om de dienstenplanning goed rond te krijgen.

Koen Van Camp: “Chauffeurs die bepaalde diensten niet graag willen rijden, of die niet op een bepaalde manier willen werken, die spreken me nu regelmatig aan dat ze best tevreden zijn. Medewerkers geven aan dat ze vaker thuis kunnen zijn op momenten dat ze dat willen. Of dat ze afspraken kunnen inplannen tussen en rond de werktijden. Het is natuurlijk belangrijk dat medewerkers beseffen dat een actieve bijdrage leidt tot betere dienstroosters.“

De eerste keer nadat medewerkers “zelf gingen roosteren” was de gezamenlijke planning voor maar liefst voor 86% af zonder tussenkomst van de hoofdplanner. In de tweede planningsmaand was dit 85%. Het was nog maar een kleine ingreep van de planner om de laatste gaatjes in te vullen. Dit betekent dat de effectieve dienstroosters van chauffeurs sterk in lijn lagen met de gewenste werktijden.  De chauffeurs hebben in groeiende mate het gevoel dat ze mee de verantwoordelijkheid dragen over de planning, en dat ze een impact hebben op hun eigen werktijden.

Een extra voordeel van het zelfroosteren is de meer objectieve rol van de planner. Omdat de chauffeurs hun eigen planning invullen komt er minder druk op de schouders van de planner. Waar voordien de ‘luidste roepers’ wel eens vaker hun zin kregen is dit nu niet meer het geval.

Succesfactoren van zelfroosteren bij De Decker-  Van Riet

Een succesvolle verandering naar zelfroosteren begint altijd met een goed draagvlak. Op het gebied van management was eigenlijk niet veel overtuiging nodig. Het was vooral een kwestie om de chauffeurs mee te krijgen in de verandering. Dit werd binnen het bedrijf meteen geïdentificeerd als een absolute noodzaak. Een goede voorbereiding, de vasthoudendheid en het geduld van de projectleider zijn van groot belang geweest. Van echte weerstand was er niet echt sprake.

Koen Van Camp: “Het was erg belangrijk om onze mensen op tijd actief te betrekken in dit verhaal. Zelfroosteren is één ding, maar je hebt mensen nodig om de kar te trekken. We zijn projectmatig aan de slag gegaan, nooit overhaast. We hebben infosessies en opleidingssessies georganiseerd waarin ze het zelfroosteren zélf konden ervaren. De mensen meekrijgen heeft wat inspanningen gekost, maar we hebben altijd open gecommuniceerd over verwachtingen en doelstellingen. En door al die dingen samen loopt het nu prima.”

Natuurlijk stopt het daar niet bij. Om het zelfroosteren succesvol te houden moeten chauffeurs regelmatig gestimuleerd worden. De essentie van het zelfroosteren is dat medewerkers zelf de verantwoordelijkheid nemen om dienstroosters te laten kloppen. Dat is in hun eigen voordeel, maar soms hebben ze daarvoor een duwtje in de rug nodig. Maar met goede begeleiding en communicatie kom je al een heel eind. Wanneer een nieuwe fase aanvangt in het zelfroosteren, bijvoorbeeld het ‘verbeteren’ van het rooster,  wordt daar binnen De Decker – Van Riet ook duidelijk over gecommuniceerd.

Een andere succesfactor is de samenstelling van de groep. Hoe meer verschillen tussen mensen (oud, jong, wel of geen kinderen, specifieke hobby’s of interesses,..) hoe eenvoudiger het wordt om tot een goede gezamenlijke dienstenplanning te komen. Dat is ook meteen het mooie aan zelfroosteren: het geeft iedereen – ongeacht leeftijd of achtergrond – de mogelijkheid om voor zichzelf de delicate keuzes te maken in werk en privé.

Koen Van Camp: “Het zelfroosteren is niet gebonden aan één specifieke levensfase. Iedereen heeft wel eigen redenen om werk en privé op een andere manier op elkaar af te stemmen. Jonge ouders hebben andere wensen ten aanzien van werktijden dan 50 plussers. Sommige chauffeurs rijden graag gesplitste diensten, andere weer niet. Hoe meer verschillen in medewerkers hoe beter het totaalplaatje wordt. Het kan ook voor verrassende inzichten zorgen. Voor aanvang van het zelfroosteren dachten we dat iedereen vroege diensten wilde werken. Wat bleek: dat we late diensten tekort hadden”

Leerpunten?

Het ging natuurlijk niet allemaal van een leien dakje. Er zat behoorlijk wat tijd tussen de infosessies en de effectieve start van het proefproject in Malderen. Dit had concreet te maken met de set-up van het onderliggende softwaresysteem en de gegevensuitwisseling tussen twee totaal verschillende systemen en leveranciers. Het had wat voeten in de aarde om de koppeling met de huidige planningstool en de nieuwe software werkende te krijgen. Dit werd bemoeilijk doordat de ene partij vertegenwoordigd werd door verschillende personen op afstand in Duitsland. Het was dus even spannend omdat alle medewerkers al super gemotiveerd waren waren om met het zelfroosteren aan de slag te gaan en omdat dat momentum verloren ging.

Opstart van zelfroosteren in de andere stelplaatsen

Het oorspronkelijke plan was om het proefproject 6 maanden in Malderen te laten lopen, en om het zelfroosteren vervolgens, mits positieve evaluatie, door te trekken naar de andere locaties. Recent werd voor de 3^e maal de planning opgemaakt voor de daaropvolgende maand. Normaal was de uitrol naar andere stelplaatsen pas gepland voor juni/juli, maar door het grote succes in Malderen is beslist om dit vervroegd te doen.

Dezelfde projectmatige van de stelplaats te Malderen wordt nu doorgevoerd naar de andere stelplaatsen. Eind 2019 werden de infosessies georganiseerd. Onlangs gingen de trainingen van start in Vilvoorde en worden de dienstroosters voor de maand april gemaakt. Vilvoorde is nu helemaal up & running. Binnenkort volgen de stelplaatsen in Aartselaar en Opwijk. Vanaf dan zijn alle medewerkers van de groep overgestapt naar deze innovatieve manier van personeelsplanning.

Rudy Werelds, Business Unit manager: “ Het grote voordeel is dat we in de moeilijkste stelplaats begonnen zijn, met 3 verschillende entiteiten. Daardoor kan het lastig zijn om in de plannersfase het rooster definitief te maken. Maar het zelfroosteren werd meteen goed onthaald door de medewerkers. Daarom besloten we om de andere stelplaatsen wat sneller de overstap te laten maken. De eerstvolgende stelplaats is die van Vilvoorde. Naar onze verwachting gaat het daar nog eenvoudiger zijn. Ik was recent nog in Aartselaar en daar was de vraag waarom zij niet éérst mochten starten. Dus de chauffeurs staan ook wel te trappelen.”