Zelfroosteren in stadsbibliotheek !

In 2015 is in Aalst de stedelijke bibliotheek begonnen aan een heuse vernieuwingsoperatie. Binnen een gloednieuw concept waarbij de bib een centrale ontmoetingsplaats moet worden, horen o.a. een variabele dienstverlening en meer automatisering. De medewerkers van Bibliotheek Aalst hebben de mogelijkheid gekregen om te gaan zelfroosteren. Dankzij de methode van het zelfroosteren kunnen ze sinds 2016 hun éigen uurroosters invullen..

Van collectieve uurroosters naar meer individualiteit

Elke bibliotheek maakt een personeelsplanning op om een sterke dienstverlening aan de balies of tussen de rekken te garanderen. De opmaak en opvolging van het wekelijks of maandelijks rooster is zeker in grotere bibliotheken arbeidsintensief. Ze is zelden up to date en kan opgedrongen lijken voor de medewerkers. Zeker als het gaat om ruime openingstijden. Het collectief opmaken van uurroosters is dikwijls niet afgestemd op de individuele noden van medewerkers.

Een analoge en collectieve opmaak van complexe werkregimes heeft in een bibliotheekwerking ook een aantal neveneffecten:  geen automatische koppeling van afwezigheidsaanvragen, geen afstemming met de wensen van de medewerkers, een gebrek aan snelle communicatie in geval van wijzigingen in de werkplanning, beroep doen op steeds dezelfde flexibele medewerkers, een opstapeling van overuren of soms intrekken van verlof.

Volgens bibliotheek Aalst kon dat anders. In een opwaartse spiraal van sociale innovatie kwamen ze bij Déhora terecht. Déhora ondersteunde Bibliotheek Aalst bij de invoering van een nieuwe planmethode, op maat van haar medewerkers.

Werkregimes op maat van variabele werktijden

Sinds 2016 hanteert de Aalsterse bibliotheekwerking met succes de methode van het zelfroosteren. Individueel plannen of zelfroosteren is een methodiek waarbij medewerkers zelf aangeven wanneer ze wensen welk soort werk te doen. Dat kan vanop de werkplek, of zelfs van thuis uit.

En dat gebeurt trouwens niet uit de losse pols. Zelfroosteren houdt namelijk rekening met de beschikbare personeelsinzet, de bezettingseisen, kwalificaties, activiteitstypes en koppelt die met de wensen van de medewerkers. Het is een sociaal innovatieve manier om personeel te plannen waarbij medewerkers in kwestie deels zélf verantwoordelijk worden voor hun eigen planning, binnen bepaalde normen die de organisatie afstemt. Via Déhora wordt dit proces ook ondersteund door een gespecialiseerde software die de automatisering in goede banen leidt.

Tevredenheid bij medewerkers én klanten

Dankzij het zelfroosteren is er een optimalere afstemming van de werkregimes van medewerkers op de nieuwe openingsuren en klantenstromen van de bibliotheek.  De werktijden van medewerkers sluiten beter aan op eigen wensen, levensfases en persoonlijke kenmerken. De nieuwe methodiek heeft een positieve impact op efficiëntie en op  medewerkerstevredenheid. Wat op zijn beurt zorgt voor meer tevreden klanten.