Een complete audit van je personeelsplanning en roosters? Bekijk onze Planscan

Evaluatie van een nieuwe werktijdregeling? Zo pak je het aan!

werktijdregeling personeelsplanning roosters

De toepassing van een nieuwe (flexibele) werktijdregeling heeft best wat om het lijf. Nieuwe afspraken rond werktijd en roosters hebben immers een grote impact op je organisatie en op je medewerkers. Maar hoe evalueer je een nieuwe regeling, en hoe pak je een pilot of proefproject slim aan? Ontdek het in deze blog!

Wat is een werktijdregeling?

Een werktijdregeling omschrijft hoe jouw organisatie omgaat met arbeids- en rusttijden. Meer specifiek gaat het om werk gerelateerde afspraken zoals:

  • welke werktijden hanteer je per week of per dag (in je werkroosters)?
  • hoe ga je om met verschillende type diensten? Zoals nachtdiensten, weekenddiensten en reservediensten;
  • welke regels zijn er rond verlofbeleid en aanvragen van vakantie;
  • wat zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het maken van je personeelsplanning;
  • wat doe je vervolgens met wissels, deeltijdwerken, overwerken en pauzes

Werktijdregeling veranderen?

Er zijn verschillende overwegingen om je huidige werktijdregeling anders in te vullen. Zoals een nieuwe cao-regelgeving, andere bedrijfstijden. Of de behoefte om een compleet nieuwe roostermethodiek in te voeren. Denk maar aan zelfroosteren of een alternatief ploegensysteem. Maar het opstellen van een nieuwe werktijdregeling is een tijdrovend en secuur werk. Er komt een groot stuk wet- en regelgeving bij kijken. Bestaande afspraken op cao- en/of organisatieniveau spelen daarbij een belangrijke rol. En natuurlijk hebben nieuwe flexibele en/of afwijkende werktijden praktische gevolgen voor bijvoorbeeld personeelsplanning.

Des te belangrijker is het om ten eerste een helder doel te bepalen. Wat wil je bereiken met je nieuwe werktijdregeling? Vervolgens is het een goed idee om de nieuwe afspraken eerst in een pilot of proefproject te testen en te evalueren.

werklastmeting personeelsformatie dehora

Starten met een pilot of proef

Gezien de aanzienlijke impact van een nieuwe werktijdregeling, is een aanpak met een pilot of proefproject een goed idee. Tijdens een proefproject kunnen organisatie en medewerkers op een niet-bindende manier experimenteren met nieuwe regelingen. Je start natuurlijk met een doel en een begin- en einddatum. Vervolgens doorloop je de pilot, al dan niet op één specifieke afdeling. Na afloop bepaal je of het doel is behaald en wat de vervolgstappen zijn.

Voor een optimale evaluatie van de pilot onderscheiden we de volgende stappen:

Stap 1: Vorm een werkgroep of commissie

Betrek (een vertegenwoordiging van) alle relevante partijen bij de pilot. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een begeleidingscommissie. De focus ligt op de creatie van organisatie-breed draagvlak. Idealiter bestaat een commissie uit het management van je organisatie, zoals HR, en de medewerkers of teamleads voor wie de nieuwe werktijdregeling is bedoeld. Samen met de begeleidingscommissie bepaal je de pilot en de wijze van evaluatie.

Stap 2: Bepaal doelstelling(en) en criteria

Stel onderling de beoogde doelstellingen vast. Zoals een betere verlofplanning of een betere dekking van seizoenspieken. Maar net zo goed een verbetering van de tevredenheid van je medewerkers. Die doelstellingen vertaal je vervolgens in objectieve en meetbare criteria. Aan de hand van die criteria kan je immers afbakenen waar en wanneer er tijdens de pilot moet worden bijgestuurd. En het is een belangrijke maatstaf voor het uiteindelijke succes van je proefproject.

Stap 3: Bepaal het soort data

Voor de meting van criteria kan je gebruik maken van diverse soorten data of informatie.

Een eerste methode is het gebruik van objectieve informatie. Stel je gaat aan de slag met zelfroosteren. En één van de doelstellingen is minder verstoringen in je werkrooster. Dit kan je goed meten met een analyse van het aantal roostermutaties na de publicatie van je planning. Mik je bijvoorbeeld ook op een afname van overwerk en/of externe hulp via de verruiming van je bedrijfstijd? Dan kan je dit controleren aan de hand van het aantal overuren of de hoeveelheid externe inhuur.

De tweede methode is het gebruik van subjectieve data. Hiermee breng je de beleving en de meningen van de betrokkenen in kaart. Dit doe je door middel van vragenlijstonderzoek, focusgroepen en/of (groeps-)interviews. Hierbij is het van belang om criteria zo te meten dat ze effectief inzicht bieden in de mate waarin de doelstelling wordt bereikt. Een vaak voorkomende valkuil is dat je vragen stelt die in mindere mate met de doelstelling te maken hebben. Blijf daarom steeds controleren of de vragen bijdragen aan het kunnen beoordelen van het proefproject op de afgesproken doelstelling(en).

Stap 4: bepaal de meetmomenten

Volgens best practice zijn er drie meetmomenten; een nul-, een tussen- en tot slot een effectmeting. Na elk meetmoment volgt een terugkoppeling aan de begeleidingscommissie. De tussenmeting dient voor het eventueel bijsturen tijdens de pilot. Op basis van de vergelijking tussen de nul- en effectmeting bepaal je of de beoogde doelstellingen zijn behaald. Hieruit volgen tevens een aantal leerpunten voor als de pilot zou worden omgezet in je werktijdregeling. Dit biedt een houvast voor verdere implementatie.

Essentie van evaluatieonderzoek

Onafhankelijk evaluatieonderzoek is een betrouwbare manier om de voortgang en het resultaat van je proefproject objectief te beoordelen. Ongeacht of het in essentie over een nieuwe werktijdregeling gaat. Het levert een goede onderbouwing voor besluitvorming en verandering. Bovendien dwingt een evaluatieproces tot nadenken over wat een pilot moet opleveren.

Onze expertise?

Als onafhankelijke partij combineert Déhora wetenschappelijke onderzoekvaardigheden met concrete praktijkervaringen. Onze ervaring en expertise zorgt ervoor dat we je als organisatie, naast voorbereiding en begeleiding van een pilot, ook inhoudelijk kunnen adviseren. Dit zorgt voor een onderbouwd, gedragen en effectief besluit over veranderingen op het gebied van werktijden.

Denk je na over een verandering in je werktijden, maar weet je niet hoe je dit moet aanpakken? Of heb je andere vragen over het onderwerp van werkplanning?  We komen graag met je in contact.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Ook interessant

herstel strategische personeelsplanning corona
Herstel na corona met strategische personeelsplanning?

Grip op de toekomst De corona-crisis was (is) er eentje van formaat. Naast de impact van het virus op gezondheid,…

verandering zelfroosteren
10 goede beweegredenen om te starten met zelfroosteren

10 goede redenen om te starten met zelfroosteren: Imago en positie van de organisatie aantrekkelijk werkgeverschap en diversiteit stimuleren van…

tips voor vakantieplanning van personeel
8 tips voor een zorgeloze verlofplanning en vakantieregeling

Capaciteitsplanning is goede start Een vakantieperiode gaat doorgaans gepaard met een toename of een afname van het werk. En dit…