Déhora is officieel ISO 27001 gecertifieerd dienstverlener meer informatie

Enkele goede redenen om je personeelsplanning uit te besteden

personeelsplanning workforce management uitbesteden

Workforce Management is een belangrijke activiteit om tot resultaat te komen. Maar niet elke organisatie beschikt over vakspecifieke evaring, moderne plansoftware of jawel, eigen planners en dispatchers. Er is ook niet altijd de ruimte om een planningsafdeling in te richten. Je planning uitbesteden aan een bekwame partij kan dan een prima oplossing zijn. We geven je enkele goede redenen om je personeelsplanning uit te besteden.

Er kunnen verschillende overwegingen zijn om (een deel van je) personeelsplanning of WFM toe te vertrouwen aan een partner zoals Déhora. Voor sommige organisaties is ‘de planning’ uitbesteden zelfs voordeliger en slimmer dan het allemaal zelf te organiseren.

Soms is het namelijk niet rendabel om te investeren in voltijdse planners of dispatchers, al dan niet met een planningsoftware. Het kan bijvoorbeeld ook zeer lastig zijn om uitstekende planners te vinden en te behouden. Daarnaast kan het ook net een bewuste strategische keuze zijn om je WFM en planning buiten de organisatie te organiseren. In al deze gevallen biedt planning as a service, of uitbesteden van je planning, een mooie uitweg. En dat levert enkele voordelen op.

1. Je éigen professionele planningsafdeling (op afstand)

Je personeelsplanning of je roosters uitbesteden aan een andere partij kan beangstigend zijn. Dat begrijpen we. Veel organisaties denken dat uitbesteden gelijk staat met alles uit handen geven. Niets is minder waar. Een bureau met de juiste ervaring en mentaliteit, zoals Déhora, werkt net als een handig verlengstuk van je organisatie. Het verdiept zich in de plandoelstellingen van je organisatie, de cruciale werkprocessen en de vraag van je klant. Het is een sparringpartner die bovendien kritisch durft nadenken. Het is zoals een ‘collega’ die durft challengen, maar die ook graag zelf uitgedaagd wordt.

2. Altijd de juiste kennis ‘in huis’

Je krijgt toegang tot kennis en ervaring die je allicht niet in je eigen organisatie hebt. Denk maar aan capaciteitsplanning, strategische personeelsplanning, ergonomische principes van roosters, takenplanning, wensenroosters, planningssoftware of centrale planning. Noem maar op. Met een partner in planning beschik je over vakmensen die altijd de beste kennis en vaardigheden paraat hebben. Deze vakmensen komen trouwens nooit alleen, ze hebben een veelzijdig team van experts achter zich staan.

3. Eerste hulp bij noodgevallen

Als organisatie ben je sterk afhankelijk van planning en personeelsinzet. Als het dan toch fout loopt kan dat tijd, energie en handenvol geld kosten. Het is van uitermate belang om snel tot een oplossing te komen. Gelukkig is je planning in de handen van een specialist die het vermogen heeft om brandjes op te lossen. Maar ook om problemen op te merken nog voor ze hinder veroorzaken. Een belangrijk voordeel van het uitbesteden van je planning is dan ook dat je er heel wat tijd en frustratie mee bespaart.

4. Altijd de juiste mensen

Zowel de werving als het behoud van planners kan een flink struikelblok zijn. Slechts weinig organisaties slagen erin om getrainde dispatchers of planners te vinden. Om een planner te rekruteren moet men ook zelf de juiste achtergrond hebben om een planner te beoordelen. En dat kan een lastig, tijdrovend maar vooral duur proces zijn. Dankzij outsourcing beschik je snel en tegen een betaalbare prijs over hoogwaardige expertise. Ook wanneer je als organisatie wilt groeien en uitbreiden, maar je daar nog niet de capaciteit voor hebt.

5. Continuïteit in planning

Vaak is er maar één medewerker – of een select gezelschap – dat zich bezighoudt met workforce planning. Allicht hebben enkel zij kennis over de planning en de manier waarop roosters worden gemaakt. Als één van die medewerkers voor langere tijd buiten strijd is, komt de continuïteit van de planning in het gedrang. Kortom ook de continuïteit van uw activiteiten. Met een externe partner heb je nooit problemen rond vervanging bij ziekte, verlof of vertrek van uw planners. Het is verleden tijd dat een planningsafdeling wegens ziekte een periode niet (goed) werkt.

6. Geen investering in software voor planning

Tal van organisaties doen het nog ‘old school’. Bijvoorbeeld op papier, in Outlook of in rommelig ogende Excel-bestanden. Met een volwaardige planningspartner beschik je meteen over gespecialiseerde plansoftware zonder investering in hardware en software, of de zorgen van implementatie. Je geniet van performante planningssoftware en je kan je blijven focussen op de productiviteit van je team of organisatie. De capaciteit van software kan meestal makkelijk geschaald worden in functie van je planning.

7. Voortdurend inzicht in uw planning

Het is altijd wenselijk om de prestaties van je planning meetbaar te maken. Je wilt toch graag weten hoe de zaken ervoor staan, met als doelstelling om deze uiteindelijk te verbeteren. Heb je de juiste mensen op de juiste plaats? Hoe efficiënt is je planning? Heb je voldoende medewerkers beschikbaar? Worden activiteiten of taken afgerond binnen de daartoe voorziene tijd? Zijn routes goed ingecalculeerd? Dankzij actuele kennis en gepaste tools, zoals een dashboard en periodieke rapportages, legt een ervaren partner deze waardevolle inzichten bloot en zet hij u aan het stuur.

Ons advies?

Wees kritisch bij het zoeken naar een partij om je te ondersteunen bij je planning. Hou een open vizier en stel veel vragen. Over de kennis van de leverancier, en over de wijze waarop zij uw personeelsplanning zouden benaderen. Zorg voor een vast aanspreekpunt. Start met een kleine opdracht en kijk hoe dit gaat. Als het eindresultaat dan bevalt, kan je de leverancier een grotere opdracht toevertrouwen.

Lees meer over Planning as a Service

 

Ook interessant

verandering zelfroosteren
10 goede beweegredenen om te starten met zelfroosteren

10 goede redenen om te starten met zelfroosteren: Imago en positie van de organisatie aantrekkelijk werkgeverschap en diversiteit stimuleren van…

dehora personeelsplanning is een vak
Waarom is personeelsplanner een geweldig beroep?

Personeelsplanning lijkt voor veel ‘buitenstaanders’ niet het meest boeiende vak. Maar niets is minder waar! Als manpower of workforce planner…

extra handen nodig op de planning
Extra handen nodig op de planning?

Je kent het wel, een nieuwe werkwijze of een nieuw systeem om je planning op te maken. Het is een experiment om…