Is jouw organisatie al voorbereid op de situatie nà corona? Welke richting ga je uit met je personeel? Hoe zorg je ervoor dat je organisatie (opnieuw) slagvaardig wordt en blijft? Lees hier waarom het een uitstekend idee is om nu te starten met strategische personeelsplanning.
Grip op de toekomst
De corona-crisis was (is) er eentje van formaat. Naast de impact van het virus op gezondheid, stond in veel organisaties immers ook de personeelsinzet op zijn kop. Voor veel bedrijven was het een enorme uitdaging om werk en mensen goed af te stemmen op de nieuwe realiteit.
Gelukkig kunnen we voorzichtig vooruit kijken. We zijn hoopvol maar we blijven waakzaam. Hoe groot uiteindelijk de gevolgen van het coronavirus in elke sector zullen zijn is nog giswerk. Zeker is wel dat de corona tsunami nog lange tijd effect zal hebben op de maatschappij. In onderzoek spreken we eerder in termen van jaren dan van maanden voor we terug zitten op het niveau van begin 2020. Wachten tot de hele golf weer voorbij is, zal voor veel organisaties te laat zijn. Tijd dus om de handen uit de mouwen te steken.
“Never waste a good crisis” – Winston Churchill
Strategische personeelsplanning
De omgeving van organisaties is voortdurend beweging. Succesvolle organisaties zitten niet stil. Ze kijken vooruit en herbezinnen zich met regelmaat op hun bedrijfsstrategie en stellen deze zo nodig bij. Strategie bijsturen heeft natuurlijk enorme gevolgen voor het toekomstig benodigde personeelsbestand. Hetzij in omvang, competenties en in wendbaarheid. De uitdaging bestaat er dus uit om een workforce model te vinden dat wendbaar genoeg is om de dynamiek van de markt te kunnen volgen, en dat weerbaar genoeg is om nieuwe tsunami’s succesvol te weerstaan. Met strategische personeelsplanning blijf je op koers.
Strategische personeelsplanning (SPP) is een hulpmiddel om doelgericht te sturen op je personeelsbezetting in de toekomst. SPP maakt namelijk de verbinding tussen je bedrijfsstrategie, je omgeving en de gewenste samenstelling van je personeel. Met strategische personeelsplanning zet je een stip aan de horizon. Vervolgens bedenk je hoe je daar uiteindelijk kan komen. En je stuurt bij indien nodig. Het mooie is dat SPP, indien goed verankerd in je bedrijfsvoering, een cyclisch proces is. Daardoor biedt het een houvast bij nieuwe ontwikkelingen in werk, mensen en omgeving.
Wendbaar en toekomstbestendig
In de eerste plaats maakt strategische personeelsplanning je organisatie toekomstbestendig. Je brengt in kaart hoe je gewenste personeelsbestand er over enkele jaren uit ziet. En dit vergelijk je vervolgens met je huidige personeelsbestand. Die vergelijking levert zeer waardevolle inzichten op. Je onderbouwt je buikgevoel met cijfers, waarna je gericht acties kan ondernemen. Misschien moet je functies bijsturen of schrappen? Of zelfs nieuwe functies in het leven roepen. Ook kan je beter bijsturen op de in-, door-, en uitstroom van medewerkers.
Strategische personeelsplanning heeft nog een groot voordeel: wendbaarheid. De toekomst is helaas niet altijd even voorspelbaar. Interne en externe veranderingen volgen elkaar steeds sneller op. Denk bijvoorbeeld aan veranderingen in producten, technologie, de arbeidsmarkt. Maar net zo goed een heuse pandemie. Dus moet je ervoor zorgen dat je op iedere toekomst kan inspelen. Strategische personeelsplanning is dan ook geen eenmalige activiteit. Op regelmatige tijdstippen evalueer je de invloed van ontwikkelingen en strategie op je personeel. Bijgevolg ben je sneller in staat om acties en interventies bij te stellen. De onzekerheid rondom het coronavirus maakt het bijvoorbeeld lastig om keuzes te maken rond wél of niet investeren in personeelscapaciteit. SPP kan daarbij dienen als vuurtoren.
Dit kan strategische personeelsplanning je opleveren:
- een objectief beeld van het gewenste personeelsbestand om je bedrijfsdoelstellingen te realiseren
- een houvast voor onderbouwde beslissingen rond behoud, werving en verloop van personeel
- meer grip op ontwikkelingen in markt en omgeving
- een personeelsbestand dat zich sneller en wendbaar aanpast op die ontwikkelingen
- betere tussen medewerkers en je personeelsbehoefte, dus minder verspilling van talent
- een richting voor investering in ontwikkeling en training van je medewerkers
- een duidelijke basis voor HR-visie en -beleid
Hoe maak je een strategisch personeelsplan?
Een strategische personeelsplan maken en bijhouden is niet eenvoudig. In grote lijnen volg je de volgende stappen.
- Plan van aanpak. Creëer urgentie en commitment. Leg doelen en verwachtingen vast, bepaal spelregels en definieer het kader. Kiest de juiste doelgroep. Wie zijn de betrokkenen? Wie is de verantwoordelijke van SPP? Welke tijdhorizon hanteer je: 1 jaar of enkele jaren? Bespreek ook hoe je de uitkomsten gaat delen.
- Breng de nabije toekomst in kaart. Waar gaan we heen? Inventariseer mogelijke veranderingen. Onderzoek ook het speelveld van de organisatie. Blik vooruit op externe en interne ontwikkelingen. Leg dit naast je bedrijfsdoelstellingen. Vertaal je strategische koers naar human resources.
- Analyseer je huidige personeelsbestand. Zowel kwalitatief als kwantitatief, als kracht. Kijk naar instroom, doorstroom en uitstroom. Goede methodes hiervoor zijn de HR3P-matrix en de IDU-matrix.
- Achterhaal de toekomstige personeelsbehoefte. Wat heb je nodig hebt om de gewenste situatie te bereiken en bedenk vervolgens welke ‘rollen’ en taken daarbij passen. Kijk ook naar werkaanbod, competenties en motivatie.
- Vergelijk huidige met de gewenste situatie. Waar ben je op koers? Waar is er nog werk aan de winkel? Identificeer kansen én knelpunten.
- Opstellen van SPP beleid. Definieer speerpunten en maak een beleid op die speerpunten. Maak gebruik van tools en modellen om je keuzes te onderbouwen. Bepaal KPI’s om je acties meetbaar te maken.
- Voer uit. Voer de acties en maatregelen uit en zorg ervoor dat ze goed zijn ingebed in de organisatie.
- Evalueer en stuur bij. Strategische personeelsplanning is een cyclisch proces van voortdurend leren en verbeteren.
Aan de slag met strategische personeelsplanning?
Wil je aan de slag met strategische personeelsplanning maar weet je niet waar beginnen? Wens je graag ondersteuning? Laat vrijblijvend een bericht achter.
Ook interessant
Download: Hoe goed is je personeelsplanning? Plancheck!
Met personeelsplanning valt in heel wat organisaties nog een wereld te winnen. Denk bijvoorbeeld aan een betere inrichting van je…
De drie niveaus van personeelsplanning: operationeel tot strategisch
Personeelsplanning op 3 niveaus Een optimale personeelsplanning is verweven met verschillende niveaus in je organisatie. Planning van medewerkers is namelijk…
