In workforce management en personeelsplanning spreken we best vaak over een bruto-netto berekening. Maar wat is dit precies? En waarom is dit zo een handig hulpmiddel bij het maken van je personeelsplanning en je formatiebepaling? Lees het hier. Disclaimer: het kan een béétje technisch worden.
Wat is formatiebepaling?
Formatiebepaling verwijst naar het proces waarbij jouw organisatie de ideale grootte en samenstelling van je personeelsbestand, dus formatie, vaststelt om goed te kunnen functioneren. Zonder over- of onderbezetting. Formatiebepaling gaat ook iets verder dan alleen maar het tellen van het aantal medewerkers, ook de kwalificaties en vaardigheden van je medewerkers is van belang. Een formatiebepaling houdt rekening met allerlei factoren zoals taken, doelstellingen, vereiste vaardigheden en beschikbare budgetten.
Een gebruikelijke manier om je optimale personeelsbezetting te meten en te plannen is via FTE (Full-Time Equivalent). FTE drukt het aantal gewerkte uren van een medewerker uit in verhouding tot een fulltime positie. FTE helpt je bij het begrijpen van de totale arbeidscapaciteit in termen van voltijdse equivalenten.
Bijvoorbeeld, als jouw bedrijf een fulltime werkweek van 40 uur hanteert en Sarah 30 uur per week werkt, bereken je haar FTE, door haar gewerkte uren te delen door het aantal uren van een voltijdse werkweek:
FTE van Sarah = 30 uur / 40 uur = 0,75 FTE.
Dit betekent dat zij 75% van een voltijdse werkkracht vertegenwoordigt.
Wat is een bruto/netto berekening?
De bruto/netto berekening is een essentieel onderdeel van formatiebepaling. Het biedt een realistisch beeld van de daadwerkelijke beschikbaarheid van je personeel door de theoretische (bruto) beschikbaarheid te verbinden met de effectieve (netto) beschikbaarheid van je team. Hierdoor verkrijg je een nauwkeuriger inzicht in de werkelijke behoefte aan personeel om aan de operationele vraag te voldoen.
- Bruto formatie: Dit is de theoretische beschikbaarheid van medewerkers zonder rekening te houden met afwezigheden. Het omvat alle mogelijke werktijd, inclusief reguliere werkdagen, maar ook vakanties, weekend- of feestdagen, ziekteverzuim en trainingsdagen.
- Netto formatie: Dit geeft de werkelijke beschikbaarheid weer, waarbij rekening wordt gehouden met niet-inzetbare uren van medewerkers. Het vertegenwoordigt de uren waarop medewerkers daadwerkelijk beschikbaar zijn om te werken, na aftrek van genoemde afwezigheden.
Het verschil tussen bruto en netto zijn dus de niet-inzetbare uren. Niet-inzetbare uren (zoals uitval, onbeschikbaarheid, shrinkage) omvatten elk mogelijk moment waarop jouw medewerkers niet aan het werk zijn: feestdagen, vakanties, ziekte, bijzonder verlof, verzuim, reistijd tussen opdrachten, opleidingsmomenten, en vergelijkbare situaties.
Wat is het nut van een bruto-netto berekening?
Het nut van een bruto-netto berekening ligt in het verkrijgen van een accuraat beeld van de werkelijke benodigde arbeidscapaciteit. Hoewel de totale contractuele arbeidsduur kan suggereren dat je genoeg personeel hebt, negeert dit de niet-inzetbare uren. Door de berekening van de verhouding tussen bruto en netto capaciteit, zie je hoeveel FTE’s je écht nodig hebt om de daadwerkelijke netto uren te dekken, en omgekeerd.
In essentie biedt de bruto/netto berekening een onderbouwd antwoord op twee essentiele vragen:
- Hoeveel FTE’s heb je nodig om aan de werklast te voldoen?
- Hoeveel werklast kan ik verzetten met het aanwezige aantal FTE’s?
Dit inzicht maakt je organisatie en planning flexibeler in het omgaan met schommelingen in de vraag naar arbeidskrachten. Het stelt je in staat om weloverwogen beslissingen te nemen op korte termijn, rondom overwerk, inhuur, reservediensten of het anders plannen van medewerkers over verschillende afdelingen. Kortom, het vormt een stevige basis voor het optimaliseren van de personeelsroosters en -inzet binnen je organisatie.
Voorbeeld van een bruto/netto berekening
In een bruto-netto berekening bereken je het netto aantal inzetbare uren op jaarbasis voor een gemiddelde medwerker. Je kunt dit berekenen voor verschillende periodes, zoals maandelijks, per kwartaal of zelfs jaarlijks, afhankelijk van de behoeften en doelen van de organisatie. Het is een keuze die je zelf maakt afhankelijk van de gewenste frequentie van het inzicht.
Het opstellen van een bruto-netto berekening kan centraal gebeuren voor de hele organisatie, maar net zo goed per afdeling of team. Het kan erg nuttig zijn om dit altijd per afdeling te doen om eventuele afwijkingen ten opzichte van de norm te identificeren. Op die manier kun je gerichter kijken naar waar bijsturing of optimalisatie nodig is binnen specifieke teams of afdelingen.
We nemen dit voorbeeld: Een voltijdse werkweek in je organisatie is 40 uren per week. Je team telt 7 voltijdse medewerkers, 3 parttime medewerkers met een regime van 80% en 1 parttime medewerker die 60% werkt. Opgeteld is dit gelijk aan 10 FTE.
Bruto inzetbare uren op jaarbasis:
Aantal weken in een jaar: 52 weken
Aantal uur per week voor 1 voltijdse medewerker (FTE): 40 uur
Bruto werktijd voltijdse medewerkers:
Totaal aantal uren op jaarbasis per FTE: (52 weken x 40 uur/week) * 7 medewerkers = 14.560 uur
Bruto werktijd voor de parttime medewerkers:
80% van 2080 uur = 1664 uur per jaar (voor de 80% parttimers) * 3 medewerkers = 4.992 uur
60% van 2080 uur = 1248 uur per jaar (voor de 60% parttimer)
Tel je je deze uren op dan kom je op een totaal aantal bruto inzetbare uren van 20.800 uur op jaarbasis
Laten we deze berekening maken met de aanname dat de gemiddelde medewerker, ook een parttime, 30 dagen niet inzetbaar is (25 vakantiedagen, 10 feestdagen en 5 ziektedagen).
Netto inzetbare uren op jaarbasis:
Vakantiedagen: 25 dagen x 8 uur/dag = 200 uur
Feestdagen: 10 dagen x 8 uur/dag = 80 uur
Ziekteverzuim: 5 dagen x 8 uur/dag = 40 uur
Totaal niet-inzetbare uren op jaarbasis voor een voltijdse medewerker: 200 + 80 + 40 = 320 uur
Netto werktijd voltijdse medewerkers:
(2080 uur – 320 uur) * 7 medewerkers = 12.320 uur
Netto werktijd voor de parttime medewerkers:
(1664 uur – 320 uur) * 3 medewerkers = 4.032 uur per jaar
1248 uur – 320 uur = 928 uur per jaar
Het totaal van alle netto inzetbare uren voor het hele team bedraagt dan 16.280 uur op jaarbasis. Dat is een stuk lager dan de initiele ingeschatte capaciteit. Je hebt dus minder personeelscapaciteit dan je denkt.
Uit de bovenstaande gegevens bereken je ten slotte de bruto-netto factor. Dit is een maatstaf die aangeeft hoeveel bruto uren (FTE) je eigenlijk nodig zou hebben, gebaseerd op de berekende netto behoefte. In het voorbeeld bedraagt de bruto-netto factor (20.800 / 16.768) 1,24.
Wat betekent de bruto/netto factor?
De bruto-netto factor geeft de verhouding weer tussen de werkelijke benodigde bruto uren en de netto berekende uren voor een bepaalde hoeveelheid werk.
Een factor van 1,24 betekent concreet dat voor elke eenheid netto behoefte aan arbeid (zoals uitgedrukt in FTE of voltijdsequivalent), je in werkelijkheid 1,24 eenheden bruto capaciteit nodig hebt vanwege niet-inzetbare uren. Als het werk op jaarbasis overeenkomt met bijvoorbeeld 20.800 uur – en je hebt 10 FTE ter beschikking – betekent een bruto-netto factor van 1,24 dat je eigenlijk 1,24 keer meer arbeidsuren nodig hebt dan die 10 FTE. Dit komt neer op 12,4 FTE in plaats van de aanvankelijk berekende 10 FTE om een vlotte werking te waarborgen.
Relatie met capaciteitsplanning
In bepaalde situaties lijkt de bruto formatie op jaarbasis voldoende, maar kunnen er toch tekorten ontstaan in bepaalde maanden. Bijvoorbeeld tijdens seizoenspieken of drukke periodes. De bruto-netto berekening gaat uit van gemiddelden op jaarbasis en negeert de ongelijkmatige verdeling van niet-inzetbare uren over het jaar. Hier komt capaciteitsplanning om de hoek kijken. Capaciteitsplanning omvat het strategisch verdelen van niet-inzetbare uren over het hele jaar.
Capaciteitsmanagement is een krachtig instrument om verlof, mogelijke ‘verlofstuwmeren’ en zelfs seizoensgebonden pieken vooraf te beheren en te voorspellen. Het stelt de organisatie in staat om effectiever om te gaan met piekmomenten, verlofperiodes en drukke seizoenen door op voorhand strategieën te ontwikkelen om deze uitdagingen aan te pakken. Meer weten? Lees hier meer over capaciteitsplanning
Werk maken van je workforce management?
Denk je na over een verandering in je personeelsplanning, maar weet je niet hoe je dit moet aanpakken? Of heb je andere vragen inzake workforce management? We komen graag met je in contact.
Ook interessant
Capaciteitsmanagement: de sleutel bij personeelskrapte?
Het tekort aan personeel in de zorg is al een tijd een groot probleem. De werkdruk voor zorgverleners is te…
RACI en WFM: duidelijke rollen en verantwoordelijkheden
Een goed functionerend team (of organisatie) is als een goed georkestreerd stuk muziek: elk teamlid, net als elk instrument, heeft…
Personeelsplanning tijdens de vakantieperiode: 8 tips!
Het vooruitzicht op vakantie zorgt voor een gevoel van rust en ontspanning bij veel medewerkers. Maar voor de collega’s die…
