Het begrip ‘big data’ klinkt je allicht bekend in de oren. Er wordt veel over geschreven en gesproken. Gegarandeerd ook bij u in de organisatie. Maar weten we eigenlijk wel wat dit betekent? Of nog belangrijker de effecten op onze organisatie? Weinig mensen geven een goed en eenduidig antwoord. Kan het gebruik van big data een aanwinst zijn voor je bedrijfsuitvoering? En wat heeft Workforce planning nu te maken met Big data?
Een goede definitie van big data is: “een grote set aan gegevens die mathematisch geanalyseerd moeten worden om patronen, trends en verbanden (vooral in relatie tot menselijk gedrag) weer te geven”. Dat laatste, de patronen, trends en verbanden in relatie tot menselijk gedrag, maakt dat big data ook op het vlak van personeelsplanning of workforce planning ontzettend relevant is.
Inzicht cruciaal bij de ontwikkeling van goede uurroosters
Bij workforce planning is informatie van cruciaal belang. Informatie over bedrijfsprocessen, diensten, medewerkers en het werkaanbod. Al die informatie is voorhanden, maar wordt zelden goed geanalyseerd en gebruikt. Hierdoor zijn onze keuzes niet optimaal, en worden ze eerder vanuit het buikgevoel genomen. Laat dat net de keuzes zijn die grote gevolgen hebben voor de organisatie. Een compleet stappenplan, met als startpunt inzicht in je huidige situatie, is cruciaal om tot goede uurroosters te komen. Volg even mee.
Met gegevens die intern beschikbaar zijn, kan je om te beginnen een werkaanbod-analyse maken. Dit is een analyse die een licht werpt op het werkaanbod, en de verschillende werkzaamheden. Wanneer dit werkaanbod inzichtelijk is, kunnen netto bezettingseisen worden vastgesteld. In die bezettingseisen bepaal je hoeveel medewerkers op welk moment van de dag minimaal aanwezig moeten zijn. In combinatie met de beschikbare of de gewenste informatie maak je een bruto roostersleutel op. Die vormt dan weer de basis van je uurroosters. Uurroosters die effectief aansluiten bij het werkaanbod. Klinkt als Chinees? Geef gerust een seintje, dan leggen we het je even verder uit.
Blind sturen zonder analyse van werkaanbod
In realiteit blijkt die analyse van het werkaanbod toch een harde noot om te kraken. Veel organisaties maken nieuwe uurroosters die gebaseerd zijn op de start- en eindtijden van bestaande uurroosters. Patronen en uren waaraan de medewerkers gewend zijn. Maar patronen en uren die niet noodzakelijk gelijk lopen met tijden waarop het werk plaatsvindt, de hoeveelheid werk en de verwachte afwijkingen hierop. Dit kwaad tackel je met een werkaanbodanalyse. Al blijkt dit in de praktijk nog best een lastige klus. Heel wat organisaties ontbreekt het aan goed opgeleide planprofessionals met een helikopterview om de analyse van die ‘big data’ uit te voeren.
Voorbeeld van een werkaanbod-analyse (op weekbasis)
Scherper aan de wind gaan zeilen
Dat is niet zo abnormaal. Mede door de erg intensieve betrokkenheid bij het bedrijfsproces en beperkte scholingskansen rond workforce planning. De analyse en vertaling van big data is in de praktijk vaak complex. Hierdoor is de juiste kennis zeker nodig. Een goede workforce manager of planner zou eigenlijk ook een beetje een data analist moeten zijn.
De gevolgen voor het negeren van nuttige ‘planning’ informatie kunnen aanzienlijk zijn. En dit schudden we niet zomaar uit de mouw! Denk maar aan een lage tevredenheid van het personeel of de eindklant. Dit heeft ook effect op de resultaten van je organisatie. Als mensen werken op momenten dat ze eigenlijk niet nodig zijn, of wanneer ze snel moeten inspringen wanneer er plots tekorten zijn, werkt dat demotiverend en kan dit weer leiden tot onnodig ziekteverzuim. Onze boodschap? Als organisatie scherper aan de wind zeilen, door het juiste aantal medewerkers op het juiste moment in te zetten. Dit door middel van een goed inzicht van werk en werkzaamheden. Je ziet, workforce planning heeft alles te maken met big data.
Ook interessant
Waarom je personeelsplanning uitbesteden een slimme zet is
Er kunnen verschillende overwegingen zijn om (een deel van je) personeelsplanning of WFM toe te vertrouwen aan een ervaren partner.…
Permanente scholing in personeelsplanning: waarom?
Die ontwikkelingen gaan razendsnel. Dat dwingt bedrijven om flexibeler te worden. Niet voor niets hanteren bedrijven steeds ruimere service- en…
