Wat is interne en externe flexibiliteit?
Flexibiliteit is meer dan alleen het opvangen van drukte met uitzendkrachten. Om echt wendbaar te zijn, moet een organisatie een balans vinden tussen interne kracht en externe schillen, en tussen kwantiteit (uren) en kwaliteit (vaardigheden).
Binnen Workforce Management maken we een fundamenteel onderscheid tussen twee wegen om wendbaarheid te creëren: interne en externe flexibiliteit.
Het onderscheid: intern versus extern
Interne flexibiliteit richt zich op het aanpassingsvermogen van je eigen vaste medewerkers. Het doel is om de aanwezige personeelscapaciteit zo slim mogelijk te benutten. Dit verhoogt de betrokkenheid en houdt de kennis binnenboord, maar vraagt veel van de ‘roostervolwassenheid’ van je team.
Externe flexibiliteit zoekt de oplossing buiten de eigen organisatie. Hierbij werk je met een flexibele schil van partners, freelancers of uitzendkrachten. Dit biedt snelle schaalbaarheid en beschermt de vaste kern tegen overbelasting, maar brengt vaak hogere kosten en een risico op kwaliteitsverlies met zich mee.
De Flexibiliteitsmatrix
Om te bepalen welke vorm van flexibilisering op welk moment nodig is, gebruiken we bij Déhora de Flexibiliteitsmatrix. Hierin koppelen we de keuze voor intern/extern aan de behoefte aan kwantiteit (uren) of kwaliteit (vaardigheden).
De vier kwadranten van flexibiliteit
1. Interne Kwantiteit: werktijd flexibiliteit
Hierbij pas je het aantal gewerkte uren aan binnen je vaste team. Dit is de meest gebruikte vorm om de flow te bewaken zonder direct extra mensen aan te nemen.
- Urenbank & Plus-minus: Werken met een JUS of KUS.
- Glijdende werktijden: Medewerkers bepalen deels hun eigen tijden.
- Overwerk: Voor korte, incidentele pieken.
2. Interne Kwaliteit: functionele flexibiliteit
Dit gaat over slimmer inzetbare uren door de vaardigheden van je team te verbreden.
- Multi-inzetbaarheid: Medewerkers die meerdere rollen beheersen.
- Mobiele equipe: Een vlinderploeg die over afdelingen heen helpt waar de nood het hoogst is.
3. Externe Kwantiteit: contractuele flexibilisering
Je zoekt naar extra ‘handjes’ buiten de vaste formatie om de bezetting op te schalen.
- Arbeidspool: Een eigen pool van oproepkrachten.
- Uitzendkrachten: Snelle opschaling bij onvoorziene pieken in het werkaanbod.
4. Externe Kwaliteit: inleen van expertise
Het opvangen van tekorten door specifieke expertise of capaciteit van buitenaf aan te trekken.
- Freelancers & Specialisten: Inzet van ZZP’ers voor specifieke projecten.
- Outsourcing: Het uitbesteden van volledige werkstromen.
De balans bewaken
Een gezonde organisatie is in alle vier de kwadranten actief. Te veel focus op één kwadrant (bijvoorbeeld alleen overwerk) leidt tot vermoeidheid en een lagere roosterergonomie. De kunst van tijdintelligentie is om precies die mix te kiezen die de meeste rust brengt op de werkvloer tegen de meest optimale kosten.
Welke flexibiliteit heeft jouw organisatie nodig?
Vind je het lastig om te bepalen in welk kwadrant de oplossing voor jouw capaciteitsvraagstuk ligt? Onze consultants gebruiken de Flexibiliteitsmatrix om samen met jou een duurzame en rendabele flex-strategie uit te stippelen.
