Wat is shrinkage in WFM?
Shrinkage is de verzamelnaam voor alle indirecte uren die niet direct aan een werkstroom gekoppeld zijn. Het is de ‘verliesfactor’ die elke realistische planning nodig heeft om overeind te blijven.
In een ideale wereld is iedereen die ingeroosterd staat ook echt aan het werk. In de praktijk lekt er echter tijd weg door vakantie, ziekte, coaching en training. Binnen Workforce Management noemen we dit shrinkage. Als je hier geen rekening mee houdt, is je bezettingsnorm onhaalbaar en stijgt de werkdruk onmiddellijk.
Geen onderbuikgevoel: voorspel je uitval
Veel organisaties rekenen met een standaardpercentage van 30%, maar de werkelijkheid is grillig. Tijdintelligentie betekent dat je ook op je indirecte uren een voorspelling maakt. Net zoals je het werkaanbod forecast, moet je ook rekening houden met trends in verzuim of seizoensgebonden verlof. Alleen zo bepaal je de werkelijke bruto opslag die nodig is in je capaciteitsplan.
De link met de bruto-netto factor
Het totale uitvalpercentage vormt de directe basis voor je bruto-netto factor. Waar shrinkage de krimp aangeeft, vertelt de bruto-netto factor je met welk getal je de netto personeelsbehoefte moet vermenigvuldigen om tot een realistisch aantal contracturen te komen.
De rekensom: Stel, je hebt berekend dat je voor een shift 10 mensen (netto) nodig hebt en de verliesfactor is 20%. Je bruto-netto factor is dan 1,25 (1 / 0,80). Om die 10 mensen werkelijk aan het werk te hebben, moet je dus 12,5 mensen inplannen.
Shrinkage als stuurmiddel
Een slimme planner ziet deze uren niet als ‘waste’, maar als een knop om aan te draaien. Door slim gebruik te maken van de uitwisselbaarheid van componenten (zoals het verschuiven van coaching bij onverwachte drukte), creëer je wendbaarheid en bewaak je de flow op de vloer.
- Beïnvloedbare uren: Coaching, training, overleg en projecten.
- Niet-beïnvloedbare uren: Ziekteverzuim en extreem weer.
Wist je dat? Het loont om duidelijke procesafspraken te maken over eigenaarschap. Wanneer een teamleider extra verlof goedkeurt buiten de planning om, heeft dit direct impact op de bereikbaarheid en de kosten.
Grip op de cijfers
Merk je dat je te weinig grip hebt op de ureninzet? Vergelijk dan structureel de actuele data met je prognose. Door de trend te bewaken, kun je tijdig bijsturen in je capaciteitsmanagement. Zo wordt de planning gebaseerd op de realiteit van vandaag, niet op een verouderd budgetcijfer.
Wil je een realistische kijk op je indirecte uren?
Heb je het gevoel dat je roosters altijd ‘net niet’ uitkomen of dat je de grip op de kosten verliest? Onze adviseurs helpen je bij het in kaart brengen van je werkelijke uitval, zodat je weer kunt plannen met ruimte voor kwaliteit en rendement.
