Strategische personeelsplanning: van brandweer naar regisseur

16 februari 2026
Slim met tijd

de nieuwe rol van de planner of dispatcher bij personeelsplanning met zelfroosteren bij Déhora

Vacatures die al maanden openstaan, een plotselinge piek in het ziekteverzuim of een team dat de snelheid van nieuwe technologie nauwelijks kan bijbenen. Op zo’n moment schieten we vaak in de actiestand. We gaan brandjes blussen. Maar wat als je die brandjes ruim voor kon zijn?

Tijdens het recente webinar van Déhora Consultancy namen experts Vinh Vuong en Sam Bossyns ons mee in de wereld van Strategic Workforce Planning (SWP). De kernboodschap? Stop met rennen en pak de regie terug over je personeelsinzet. We hebben de belangrijkste inzichten uit het webinar voor je gebundeld.

De wereld wacht niet

De wereld verandert sneller dan we onze bezetting kunnen organiseren. Vaak worden we pas wakker geschud door ‘shocks’ zoals de pandemie of economische onrust. Op zulke momenten wordt pijnlijk duidelijk: we waren er niet klaar voor. Alleen reageren op de dag van vandaag is niet meer genoeg. De noodzaak voor een strategische personeelsinzet wordt gedreven door feiten die we niet langer kunnen negeren:

De ‘Grijze Golf’: De uitstroom van ervaren krachten door vergrijzing is enorm voelbaar. De kennis loopt de deur uit en de vijver om uit te vissen wordt kleiner.
AI en automatisering: Routineskills worden razendsnel overgenomen. Wie niet anticipeert op welke menselijke vaardigheden morgen nog écht het verschil maken, verliest de aansluiting met de realiteit.
De nieuwe medewerker: Inspraak is het nieuwe goud. De mogelijkheid om invloed te hebben op eigen werktijden is voor velen inmiddels belangrijker dan het loon.
Economische druk: Of je nu moet besparen of juist keihard wil groeien; zonder strategisch plan weet je niet of je team die koers wel kan varen.

"De meeste uitdagingen rond personeelsinzet zijn éigenlijk geen verrassing. We behandelen ze alleen alsof ze dat wel zijn."

De brandweer versus de regisseur

Het klinkt logisch, maar waarom doen we het dan nog niet? De realiteit is dat de meeste organisaties voortdurend in de ‘brandweerstand’ staan. Je bent elke dag bezig met acute gaten in de bezetting. Die problemen voel je het hardst en vragen direct om een oplossing.

Maar als je elke dag met de brandblusser in je handen staat, heb je simpelweg de tijd en de energie niet om naar de horizon te kijken. De ideale positie is die van de regisseur. Een regisseur durft de brandblusser even neer te leggen om de personeelsinzet bij te sturen nog vóórdat het knelt. Dat betekent:

Anticiperen: Wat gebeurt er in de markt of binnen onze strategie over 2 tot 4 jaar?
Vertalen: Wat betekent dit voor onze organisatie? Welke mensen en skills hebben we straks nodig?
Actie: Welke concrete stappen moeten we vandaag zetten om over drie jaar klaar te zijn?

6 fundamenten van strategische personeelsplanning

Om van ‘hadden we maar’ naar ‘we zijn er klaar voor’ te gaan, zijn dit de belangrijkste praktische inzichten uit het webinar:

1. Data als kompas

Stop met personeelstekorten te behandelen als een verrassing. De meeste antwoorden zitten al in je systemen. Kijk naar de uitstroom door pensioen, historisch verloop en de tekorten in je huidige skills. Een eerlijk overzicht van je huidige team versus de behoefte over twee jaar geeft je direct de houvast die je nu mist.

2. Durf te kiezen

Omdat rollen complexer worden, kan niet iedereen alles meer. Strategische planning is pas echt strategisch als je durft te kiezen: op welke rollen zetten we vol in omdat ze onmisbaar zijn voor onze toekomst, en waar durven we zaken los te laten of te automatiseren? Focus is de enige manier om kwaliteit te behouden zonder je team te overbelasten.

3. Maak de horizon behapbaar

Vijf jaar vooruitkijken is in de huidige markt bijna onmogelijk. Twee jaar is vaak al een uitdaging, maar wél een noodzakelijke. Wat heb je over 24 maanden nodig om niet weer in dezelfde crisis te belanden? Door de horizon behapbaar te maken, blijft je plan actiegericht in plaats van een stoffig document in een lade.

4. Start bij de schaafplek

Strategie en de werkvloer worden vaak als twee aparte werelden gezien, maar ze hebben elkaar hard nodig. Zoek de ‘schaafplek’ op: de afdeling of het team waar de pijn nu het meest voelbaar is en waar mensen op hun tandvlees lopen. Door juist daar een oplossing te bieden die gestoeld is op je langetermijnvisie, laat je zien dat strategische planning geen abstract theoretisch model is.

5. SPP is een teamsport

Strategische personeelsplanning is geen ‘HR-feestje’. Om van een papieren plan naar echte impact te gaan, moeten de juiste mensen rond de tafel. Breng de directie (voor de koers), Finance (voor de budgettaire kaders) en de operationeel managers of teamleiders (voor de realiteit op de werkvloer) samen. Alleen door deze expertises te verbinden, zorg je dat je plan financieel haalbaar is, strategisch klopt en uitvoerbaar blijft.

6. Houd het simpel

Laat je niet verlammen door de angst voor complexiteit. Je hebt geen peperdure software of ingewikkelde algoritmes nodig om te starten. De beste strategie is degene die je ook echt kunt uitvoeren. Begin simpelweg door de data die je al hebt — zoals in- en uitstroom, verzuimcijfers en pensioenleeftijden — naast elkaar te zetten. Dat overzicht alleen al geeft vaak de inzichten die nodig zijn om de eerste keuzes te maken.

De Déhora-aanpak: Balans als motor

Weten dat je moet veranderen is stap één, maar hoe doe je dat structureel? Bij Déhora Consultancy werken we met een beproefd model dat de brug slaat tussen strategie en werkvloer. Onze aanpak draait om het vinden van de perfecte balans in de driehoek: Mensen, werk en tijd.

We geloven niet in “copy-paste” oplossingen. Elke organisatie heeft een unieke cultuur en ambitie. Ons model helpt je om die complexe toekomstvisie te vertalen naar een werkbare planning. Het doel? Een personeelsinzet die niet alleen vandaag de gaten vult, maar die morgen en overmorgen zorgt voor rust, continuïteit en een team dat klaar is voor de toekomst.

Pak vandaag de regie terug

Het goede nieuws? Het is nooit te laat om te beginnen. Of je nu de werkdruk wilt verlagen of juist wilt groeien: de sleutel ligt in het durven maken van keuzes voor de lange termijn. En die zijn voor elke organisatie weer anders. Strategische personeelsplanning zorgt voor een gezonde balans tussen mensen, werk en tijd. Dat is de motor van elke gezonde organisatie.

🎥 Verdieping: herbekijk het webinar

Wil je de diepte in met praktijkvoorbeelden en de volledige visie van onze experts? Bekijk dan de opname van het webinar en ontdek hoe je morgen al de eerste stap zet van brandweer naar regisseur.