Wat is een overdrachtsmoment?
Wanneer de ene ploeg stopt en de andere begint, is er een kritiek moment: de overdracht. Een goed overdrachtsmoment zorgt ervoor dat essentiële informatie niet verloren gaat en de continuïteit gewaarborgd blijft.
Een overdrachtsmoment is de periode waarin de vertrekkende en de opkomende ploeg elkaar ontmoeten om werkzaamheden, statussen en bijzonderheden te bespreken. Dit is cruciaal in sectoren waar veiligheid en continuïteit vooropstaan, zoals de zorg, procesindustrie en logistiek.
Hoewel het vaak een kort moment is, vormt het de brug tussen twee diensten. Zonder gestructureerde overdracht ontstaan er fouten, wordt werk dubbel gedaan of blijven kritieke incidenten onopgemerkt.
De uitdaging voor de planning
Het inplannen van overdrachtsmomenten is voor veel planners een puzzel. Je moet namelijk beslissen hoe je deze tijd financiert en inplant:
- Overlap: De ploegen zijn tegelijk aanwezig (bijv. 15 of 30 minuten). Dit is de veiligste methode, maar verhoogt de loonkost en de bruto-netto factor.
- Warme vs. Koude overdracht: Bij een ‘koude’ overdracht laten medewerkers enkel een verslag achter. Onze consultants raden dit af voor kritieke processen vanwege het hoge risico op miscommunicatie.
In een ploegenrooster moet het overdrachtsmoment expliciet worden meegenomen in de diensttijden om ‘overwerk’ buiten het rooster te voorkomen.
Wat maakt een overdracht effectief?
Onze adviseurs zien dat de beste overdrachten kort, krachtig en gestructureerd zijn. Belangrijke elementen zijn:
- Standaardisatie: Gebruik vaste checklists of logboeken (vaak digitaal via WFM-software).
- Focus op afwijkingen: Bespreek niet wat goed ging, maar focus op wat afwijkt van de norm of waar extra aandacht nodig is.
- Duidelijke verantwoordelijkheid: Wie draagt de informatie over en wie bevestigt de ontvangst?
Efficiëntie versus Veiligheid
In veel organisaties staat het overdrachtsmoment onder druk om kosten te besparen. Echter, het schrappen van deze tijd leidt vaak tot inefficiëntie op de werkvloer omdat de nieuwe ploeg tijd verliest met het zelf uitzoeken van de status. In een professioneel planproces wordt de overdracht daarom gezien als een noodzakelijke investering in kwaliteit en veiligheid.
Verloopt de overdracht in jouw organisatie stroef?
Merk je dat er informatie verloren gaat tussen de ploegen of dat de overdracht te veel tijd in beslag neemt? Onze adviseurs helpen je graag om dit kritieke proces te optimaliseren en naadloos te integreren in je personeelsplanning.
