Centralisatie en professionalisering van offshore planning bij Otary

Otary beheert met de windparken Rentel en SeaMade een 800 MW groene elektriciteitscentrale in de Belgische Noordzee. Déhora hielp Otary bij de tijdelijke invulling van rol van O&M planner en coördinator, alsook bij de zoektocht naar een vaste medewerker voor de job.

De windparken Rentel, Seastar en MerMaid voorzien jaarlijks 800.000 Belgische gezinnen van duurzame elektriciteit. Het is dus van cruciaal belang dat de 100 windmolens 24 /7 operationeel zijn en blijven.  Daarom staat een team van onshore en offshore professionals dag-en nacht paraat voor real-time opvolging, onderhoudswerken en reparaties. Enerzijds om de windparken draaiende te houden, en anderzijds om de levensduur van de turbines en substations te maximaliseren. En daar komt behoorlijk wat planning bij kijken, gezien de omstandigheden in open water erg ruw en vaak onvoorspelbaar zijn.

De uitdaging van Otary

Oorspronkelijk werd de praktische planning & organisatie van de operationele activiteiten niet gecentraliseerd. De controlekamer engineer ‘on duty’, verzorgde dan, naast zijn of haar dagdagelijkse taken, de organisatie en administratieve opvolging van die planning.

Om de operaties te optimaliseren werd ingezet op een toegewezen rol van een centrale coördinator en planner gezien het belang van een efficiënte planning & organisatie voor succesvolle offshore campagnes. De planner is een spin in het web die alle offshore activiteiten en informatiestromen met elkaar verbindt.

En zo kwam Otary snel bij Déhora terecht met de vraag om tijdelijk een ervaren service planner in te schakelen, die mee vorm zou geven aan de uiteindelijke functie van O&M-planner.

Zo heeft Déhora geholpen

Al op korte termijn zette Déhora een eigen topplanner in om bij Otary aan de slag te gaan. Ondanks volle Covid pandemie, en beperkingen inzake fysieke aanwezigheid op de werkvloer, kon de planner zich vrij vlot inwerken in de uitdagende en dynamische werkomgeving van Otary.

De Déhora planner ontfermde zich in de eerste plaats over de day-to-day planning. Waaronder: het inroosteren van engineers, schedulen van werkzaamheden, behandelen van aanvragen, dagelijkse teamcoördinatie, afstemming met de marine coördinatoren en de voorbereiding van werkvergunningen. Daarnaast zorgde hij er proactief voor dat ook recurring maintenance activiteiten goed werden ingepland en opgevolgd. Samen met en dankzij de geweldige mensen van Otary kreeg de offshore planning een mooie boost.

Al gaandeweg kreeg ook de functie van O&M planner vorm. Met een duidelijk omlijnd takenpakket en een concrete jobomschrijving. On the job werkte de Déhora planner werkprocedures en best practices uit met het oog op latere overdracht. Deze werden verzameld in een heus O&M planning handbook

Zoektocht en selectie vaste planner

Met de interim planner goed in het zadel, ging Déhora na een jaar op zoek naar dé man of vrouw voor de vaste positie als planner bij Otary. Na een zoektocht en selectie vond Déhora vrij snel de ideale kandidaat. De nieuwe Otary collega werd goed ingewerkt, waarna onze planner met (meer dan) een gerust hart de stoel van planner kon overdragen.

Resultaten van deze opdracht:

Otary en Déhora bereikten samen de volgende resultaten:

• Vormgeving en invulling nieuwe rol van permit coordinator;
• Afstemming van werkzaamheden op korte termijn (herstellingen) met activiteiten op lange termijn (maintenance, inspecties)
• Optimalisatie resource planning (engineers, transport)
• Uitwerken van nieuwe procedures, afspraken en werkwijzes rondom planning;
• Zoektocht en selectie van vaste planner voor Otary;
• Geslaagde overdracht en inwerking de nieuwe Otary collega;