Déhora helpt Otary slimmer plannen en vindt nieuwe coördinator

Offshore service planning brengt heel wat uitdagingen. Zo ook bij Otary, dat de concessie van drie windparken in de Belgische Noordzee beheert. Otary beheert drie windparken in de Belgische Noordzee, samen goed voor bijna 800 MW (100 turbines) aan offshore capaciteit.

Deze windparken, goed voor maar liefst 100 windmolens, voorzien jaarlijks ca. 800.000 Belgische gezinnen van duurzame elektriciteit. Het is dus van cruciaal belang alle turbines 24 op 24 operationeel zijn. Otary heeft als missie om al die windmolens draaiende te houden en om tegelijk de levensduur van de turbines en substations te maximaliseren. Daar komt echter heel wat bij kijken. Met als bijkomende uitdaging dat je niet snel de wagen neemt, en dat omstandigheden in open water erg ruw en onvoorspelbaar kunnen zijn.

De uitdaging van Otary

Dag en nacht staat een professioneel team van onshore én offshore professionals paraat. Met regelmaat varen de engineers uit voor onderhoud of herstellingswerken aan turbines en substations. De planning en de organisatie van die activiteiten was oorspronkelijk verspreid over verschillende teams. De controlekamer, oftewel de engineer ‘on duty’, nam bovenop zijn werkzaamheden een deel van de centrale coördinatie voor zijn rekening.

Dit liep echt niet altijd even soepel. Offshore engineers, ctv’s (Crew Transfer Vessels) en andere resources werden niet altijd even efficiënt ingeschakeld. De planning van werkzaamheden gebeurde vooral op korte termijn. Soms was er sprake van miscommunicatie.

Gezien de kritische aard van werkzaamheden drong een oplossing zich op. Er was nood een dedicated centrale coördinator of planner. Maar waar zouden ze die op korte termijn vinden?

Zo heeft Déhora geholpen

Al snel kwam Otary in contact met Déhora. Déhora schakelde meteen een ervaren service planner in om tijdelijk te overbruggen. De Déhora planner zou vervolgens ook vorm geven aan de rol van de nieuwe Otary O&M-planner.

De Déhora planner ontfermde zich meteen over de day-to-day planning en had daar aardig de handen mee vol. Want alsof offshore planning nog niet challenging genoeg was, er deed wereldwijd een zeer hardnekkig virus de ronde. Met een grote impact op de verschillende werkzaamheden. Desalniettemin beet de Déhora planner zich vast en kon hij zich vlot inwerken in de dynamische werkomgeving van Otary.

Het takenpakket van de Déhora planner omvatte o.a het inroosteren van engineers en werkzaamheden, behandelen van permits, dagelijkse coördinatie tussen de teams, afstemming met de marine coördinatoren en de voorbereiding van werkvergunningen. Daarnaast zorgde de Déhora planner ervoor dat maintenance campagnes op lange termijn goed werd ingepland en opgevolgd.

Lang verhaal kort: een toffe samenwerking leidde tot een mooie boost en professionalisering in offshore planning.

Zoektocht en selectie vaste coördinator

En zo kreeg ook de rol van O&M planner vorm. Met een duidelijk omlijnd takenpakket en een concrete jobomschrijving. On the job werkte de Déhora planner werkprocedures en best practices uit met het oog op toekomstige overdracht. Deze werden netjes verzameld in een O&M planning handbook

Met de interim planner goed in het zadel, en de planning goed onder controle, ging Déhora op zoek naar dé man of vrouw voor de vaste positie als planner bij Otary. Na een zoektocht en selectie vond Déhora vrij snel de ideale kandidaat. De liefde bleek wederzijds. De nieuwe Otary collega werd vervolgens goed ingewerkt, waarna onze planner met (meer dan) een gerust hart zijn stoel van service planner kon overdragen.

Resultaten van deze opdracht:

Otary en Déhora bereikten samen de volgende resultaten:

• Een betere offshore planning van mensen en resources.
• Grip op de planning van werkzaamheden op zowel korte als lange termijn.
• Omkadering en invulling van een compleet nieuwe functie.
• Invulling van de vacature van permit coördinator.
• Formalisering van procedures afspraken en werkwijzes rond service planning
• Geslaagde overdracht en kickstart van de nieuwe Otary collega.
• Een geweldige opdracht in een behoorlijk pittige covid-periode.