Planning van Tax Free shops in Brussels Airport

Neem je af en toe het vliegtuig? Dan ken je ongetwijfeld de Tax Free winkels op de luchthaven!  In 2006 werd de planningsafdeling van International Duty Free Shops (voormalig Belgian Sky Shops) te Zaventem geconfronteerd met het plotse vertrek van 2 ervaren planners. Samen met dat vertrek kwamen er ook een aantal knelpunten in de planning naar boven.

Acuut probleem op de planningsafdeling

International Duty Free winkels (IDF) is de uitbater van een 30-tal tax free winkels op de luchthaven van Brussel (Brussels Airport), Charleroi (Brussels South Charleroi Airport) in het Zuidstation & in Luxemburg. In de luchthavens vind je haar winkels o.a. in de vertrekhal en in de aankomsthal.

Weetje: met 800 ton chocolade per jaar – of 1,5 kg per minuut – is International Duty Free officieel het grootste verkooppunt van chocolade ter wereld. Maar ook de verkoop van andere producten is spectaculair: elk jaar worden er 670.000 liter alcoholische dranken en 625.000 flesjes parfum verkocht.

De basis van dit alles: 320 polyvalente en gemotiveerde winkelbedienden en magazijniers. Ondersteund door een professionele logistieke organisatie en administratie om o.a. de planning in goede banen te leiden. In 2006 werd de planningsafdeling van het toenmalige Belgian Sky Shops plotsklaps geconfronteerd met het vertrek van 2 ervaren planners. Een kleine operationele ramp. Met het vertrek van die planners kwam naar boven dat er ook wat knelpunten en ‘oneffenheden’ waren in de planning.

IDF kwam terecht bij Déhora, die meteen voor de juiste mensen en ondersteuning kon zorgen. Na een korte inwerktijd namen twee interim planners van Déhora de planning over.

Beter plannen gaat vérder dan software

Om enkele van de pijnpunten inzake personeelsplanning te verhelpen zocht IDF eerst een oplossing in de implementatie van een nieuwe software voor planning. Echter, uit een eerste analyse door de mensen van Déhora bleek dat alleen maar veranderen van software niet meteen voor verbetering zou zorgen.

De personeelsplanning, uurroosters en werkmethodes werd verder uitgediept. Al snel werd duidelijk dat het probleem zich op organisatorisch niveau bevond. De inrichting van de planning was niet optimaal, afspraken en werkmethodes waren niet helder gedefinieerd.

Een kolfje naar de hand van de Déhora planners. Een nieuwe structuur werd opgezet en duidelijke procedures werden uitgetekend. De operationele werking van de planningsafdeling evolueerde dag na dag in de positieve richting.

Déhora zorgde eveneens voor ondersteuning bij de zoektocht naar een nieuwe, vaste planner met de juiste vaardigheden.

De belangrijkste resultaten:

• Een blauwprint van uitdagingen in uurroosters en planning;
• Een nieuwe organisatie van de planning;
• Verbetering van procedures en beleid inzake uurroosters en planning;
• Selectie, toetsing en aanwerving van een nieuwe werknemer op de planafdeling;
• Implementatie van nieuwe planning software
• Begeleiding en coaching van het gebruik van nieuwe planningssoftware;

“Planning lijkt simpel op afstand, tot je het vak echt moet gaan uitvoeren. Na de komst van Déhora is de rust in de organisatie weergekeerd en dat is een uitstekende zaak.”  – Kristin Schelfthout, HR Manager Belgium