Continuïteit en professionalisering

Ecolab is een wereldwijde organisatie die oplossingen biedt voor enkele van ‘s werelds grootste uitdagingen. Ze zorgt er namelijk voor dat andere organisaties schoon water, veilig voedsel, overvloedige energie en een gezonde omgeving kunnen bieden. Ecolab deed beroep op Déhora om het acute vertrek van een workforce planner op te vangen, én om een aantal pijnpunten in de planning weg te werken.

Dringend nood aan een planner van techniekers

Ecolab levert en installeert een uitgebreid gamma van schoonmaak- en hygiëneoplossingen. Van dierenhygiëne op boerderijen tot het bestrijden van ongedierte, van het desinfecteren van operatietafels tot het schoonmaken van bestek. Voor de installatie en herstelling van producten heeft Ecolab teams van ervaren field engineers in dienst. Zij zijn dagelijks druk in de weer om klanten zo snel mogelijk vooruit te helpen.

Door de plotse uitval van de planner in het team ‘dosing equipment’ was Ecolab met spoed op zoek naar een vervanger met de juiste vaardigheden en kennis voor de job. Dat bleek echter moeilijker dan gedacht. De continuïteit van de planning kwam in het gedrang. Ook kwamen er tal van pijnpunten naar boven drijven. Gelukkig kon Ecolab een beroep doen op Déhora, dat ‘plug and play’ een ervaren tweetalige workforce planner kon plaatsen.

Verbetering van pijnpunten in de planning

De toegevoegde waarde van een ervaren en breed inzetbare planner was voor Ecolab meteen een goede kans om de planning onder handen te nemen en om een aantal pijnpunten weg te werken.

Zo waren er initieel geen heldere richtlijnen of afspraken rond aanvragen voor installaties of reparaties. De planning van techniekers gebeurde voornamelijk reactief, zonder zicht op lange termijn. De communicatie naar TM’s, distributeurs en techniekers verliep niet altijd even vlot. Er werd ook geen gebruik gemaakt van aangepaste software om de planning te ondersteunen.

Door middel van een grondige doorlichting (cfr. Planscan) van de planning kwamen bovenstaande kwesties naar boven. Hierop werden aanbevelingen en verbetervoorstellen die op korte termijn konden worden gerealiseerd.

Nieuwe werkprocedures en best practices

In de eerste plaats werden duidelijke afspraken gemaakt rond de aanlevering van informatie voor nieuwe installaties of herstellingen. Er werd bepaald wélke informatie onontbeerlijk is voor een goede service, en welke informatie techniekers nodig hebben om het werk tot een goed einde te kunnen brengen. De papieren workflow werd gecontroleerd (werkorders, bestelformulieren,…) en nieuwe documenten werden gedigitaliseerd. Werkorders en overige informatie kon derhalve worden geraadpleegd door alle betrokken, waardoor materialen en wisselstukken op tijd konden worden besteld. Ook werd bestaande software zo ingericht opdat de inplanning van techniekers kon worden opgevolgd.

Alle afspraken, richtlijnen en best practices werden verzameld in een overzichtelijke werkprocedure of handleiding voor de nieuwe planner van Ecolab. Best practices en richtlijnen werden opgemaakt om te definiëren wanneer de planning van een reparatie of installatie goed is. In navolging van de ondersteuning door Déhora nam Ecolab beslissing om een interne medewerker aan te stellen als vaste personeelsplanner.