Zelfroosteren binnen groep VZW Compostela

Woon- en Zorgcentrum Cocoon, in Antwerpen, is één van de voorzieningen voor ouderenzorg van de VZW Compostela. Om aan de vragen en behoeften van een 760 bewoners en cliënten te kunnen voldoen, zijn er bij de vzw Compostela ongeveer 530 medewerkers in dienst. Kernwaarden die ze van hun werknemers verwachten zijn respect, vriendelijkheid en deskundigheid. Waarbij deskundigheid meer is dan de technisch correcte uitoefening van het beroep. Ze willen immers geen routinewerk maar aangepaste, individuele zorg.

Wat voorafging

WZC Cocoon was op zoek naar een planningstool die de hoofdverpleegkundigen zou ondersteunen in taak om uurroosters voor hun team op te maken. Tijdens deze zoektocht maakten ze via Déhora kennis met het in Scandinavië populaire concept van zelfroosteren. Hierbij legt men de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor het maandrooster niet langer bij de direct leidinggevende/planner, maar bij het team zelf.

Meer autonomie

Elk teamlid brengt nu zelf haar/zijn uren in en het team kijkt zelf waar er overlappingen of leemtes in de bezettingseisen zijn. Op deze manier maken zij gezamenlijk het rooster beter. Dit systeem sluit nauw aan bij het geven van meer autonomie en regelmogelijkheden aan medewerkers en teams. Dit is één van de kernprincipes van innovatieve arbeidsorganisatie.

Na een jaar zagen ze in WCZ Cocoon al de eerste positieve resultaten. “Vroeger herkende een leidinggevende een dag na bekendmaking van het rooster haar eigen opgemaakte rooster niet meer. Medewerkers waren immers regelmatig niet tevreden met hun top-down opgelegde rooster en begonnen met elkaar te wisselen. In het systeem van zelfroosteren noteerden we in een meting, na implementatie, 31% minder roosterverstoringen (= roostervrije dag wordt dienst of wissel van dienst)”, vertelt de directeur met trots.

Maak spelregels niet te streng

Het opmaken van een uurrooster is een complex en tijdrovende activiteit waar je aan veel eisen en verwachtingen moet voldoen. Het betreft daarbij onder meer de bezettingseisen, voldoende kwalificaties, beantwoording aan de wetgeving, voldoen aan gezondheidsregels, stabiliteit in uurroosters, etc. Het zelfroosteren, in combinatie met een aangepaste planningstool vereenvoudigt die complexiteit.

Sonja Jacobs, voormalige hoofdverpleegkundige bij WZC Cleo in Berchem: “Een bijkomend argument om aan zelfroosteren te doen in onze organisatie was het werken met zelfsturende teams en het geven van meer verantwoordelijkheid. Zelfroosteren levert onmiskenbaar een aantal belangrijke voordelen op voor de organisatie. Zo moeten leidinggevenden minder “brandjes blussen”. Het leidt tot meer tijd voor beleidsvoorbereidend werk en innovatieve projecten. Bovendien zagen wij een vermindering in het ziekteverzuim, waarbij vooral het “grijs verzuim” daalde. 

Vlekkeloos parcours?

Nog niet alle voorzieningen van de groep werken momenteel met zelfroosteren, aangezien men tot de vaststelling kwam dat dit moet aansluiten bij de teamcultuur en structuur. “Zelfroosteren, net zoals innovatieve arbeidsorganisatie, is geen doel op zich. Het is een middel om je visie, je droom over bewonerszorg en medewerkersbeleid waar te maken.“, verduidelijkt de directeur.

“De rol van de direct leidinggevende was en is hierin essentieel. Natuurlijk besteedt een leidinggevende nu minder tijd aan de technische roosteropmaak. Maar deze tijd dient zij wel te benutten voor het ondersteunen, enthousiasmeren en coachen van medewerkers. Kort door de bocht zou je kunnen zeggen dat onze direct leidinggevenden evolueerden van roostermakers naar teammakers.“

Vóór de invoering van zelfroosteren werd het privéleven van de medewerkers bepaald door hun uurrooster. Nu kan men het rooster aanpassen aan het privéleven. Op die manier passen onder meer studies, hobby’s en co-ouderschap binnen het kader van zelfroosteren. Communicatie, eerlijkheid en transparantie zijn cruciaal voor het welslagen van zelfroosteren. Medewerkers moeten een realistisch beeld krijgen van de mogelijkheden en de wettelijke spelregels. Het dus belangrijk om de spelregels niet te streng te maken.