Versnipperde personeelsplanning na fusie

Asster, het grootste psychiatrisch ziekenhuis van België, professionaliseerde samen met Déhora haar personeelsplanning. Vanuit een versnipperde werking na een fusie werd gebouwd aan één centrale en uniforme planningsaanpak – met oog voor structuur, transparantie en werkbaarheid.

Na de fusie tussen twee ziekenhuissites kende Asster een snelle groei, met vandaag meer dan 850 medewerkers verspreid over twee campussen en dertig zorgafdelingen. Die groei bracht complexiteit met zich mee: afdelingen werkten met verschillende planningsaanpakken, roostersystemen en afspraken. Hierdoor ontstond een gebrek aan transparantie, coördinatie en werkbare structuren – met frustratie bij zowel planners als zorgpersoneel tot gevolg.

Van nood naar noodzaak

Asster zag in dat verdere professionalisering van haar workforce management essentieel was – niet alleen om efficiënt te kunnen plannen, maar ook om medewerkers duurzaam inzetbaar te houden en de kwaliteit van zorg te garanderen. Déhora werd ingeschakeld voor een grondige analyse én begeleiding bij het herinrichten en centralisatie van de planning en organisatie van arbeid.

Een geïntegreerde aanpak voor organisatieontwikkeling

Samen met het zorgmanagement en de planners van Asster ging Déhora aan de slag met een ambitieus traject, gericht op duurzame verbetering en strategische verankering:

• Helderheid door analyse: via een PlanScan werden knelpunten en prioriteiten in kaart gebracht, zoals gebrekkige uniformiteit, overlappende rollen en beperkte ondersteuning voor planners.
• Procesoptimalisatie en standaardisatie: alle kernprocessen (roosters, glijtijden, verlof, capaciteitsplanning) werden doorgelicht, opnieuw ontworpen en vastgelegd in een organisatiebreed uurroosterprotocol.
• Centrale aansturing: Déhora hielp bij de opzet van een centrale planningscoördinatie, met aanspreekpunten per cluster en duidelijke escalatielijnen in het organigram.
• Coaching en opleiding: planners werden persoonlijk begeleid in het structureren van hun planning én in het gebruik van hun softwaretooling. Via workshops en coaching werd hun rol versterkt als spilfiguur tussen beleid en werkvloer.
• Ondersteunende instrumenten: nieuwe tools en afspraken zorgen vandaag voor betere communicatie tussen afdelingen, eerlijker verdeling van wensen en noden, en meer grip op de planning.

Meer dan planning: fundament voor wendbaarheid en werkbaarheid

Dankzij dit traject beschikt Asster nu over een solide fundament voor haar workforce management. Maar het effect gaat verder dan efficiëntere planning:

• Leidinggevenden hebben meer houvast om sturing te geven aan capaciteit, teams en prioriteiten.
• Planners werken binnen heldere kaders, met ruimte voor afstemming en samenwerking.
• Zorgmedewerkers ervaren meer transparantie, eerlijkere werkverdeling en inspraak.
• De organisatie is beter gewapend om in te spelen op schommelingen in zorgvraag en personeelsbehoefte.

Déhora Consultancy fungeerde hierbij niet alleen als expert, maar ook als partner in verandering – van ontwerp tot implementatie, van beleid tot praktijk.