Organisaties die continu investeren in de scholing van hun planners, leren vooruit te kijken. En daar staat het management om te springen. We zien het echter regelmatig gebeuren. Een medewerker die door fysieke klachten zijn werk niet meer kan doen en ‘op kantoor wordt gezet’. De personeelsplanning van de afdeling krijgt hij er maar bij. Met alle ontwikkelingen is personeelsplanning nochtans niet iets dat je zomaar ‘erbij doet’.
Die ontwikkelingen gaan razendsnel. Dat dwingt bedrijven om flexibeler te worden. Niet voor niets hanteren bedrijven steeds ruimere service- en openingstijden. Of openen winkels hun webshop online. Allemaal ontwikkelingen die vragen om een flexibelere inzet van personeel.
Daarnaast veranderen de eisen van interne belanghebbenden. Ook al hebben Belgische en Nederlandse bedrijven de meest productieve workforce ter wereld, toch is ‘meer doen met minder mensen’ na de crisis nog steeds de trend. Tegelijkertijd moeten werknemers steeds langer doorwerken tot hun pensioen en vragen ze meer inspraak in werktijden.
Dat is een complex spanningsveld. En de planner zit hier middenin. Natuurlijk neemt software een deel het werk uit handen, maar dat vraagt ook om een nieuwe rol van de planner zelf. Kortom: personeelsplanning is een vak.
Grip op de bal
Deze veranderende realiteit vraagt van HR en het management om personeelsplanners beter en breder op te leiden. Ze moeten bedrijfsprocessen op hun duimpje kennen. Ze moeten kunnen balanceren tussen de belangen van medewerkers én de organisatie. En ze moeten anticiperen op het werkaanbod en het management strategisch kunnen adviseren. Dat leer je niet even.
‘Leren is geen eenmalige impuls’, stelt Carlo Verleun, directeur van de Déhora Academy:
‘Een professionele tennisser is jarenlang bezig om grip op de bal te krijgen. We vinden het logisch dat hij elke dag traint. Maar wie morgen als planner wordt aangewezen, krijgt vaak alleen een korte omscholingscursus. Daar ga je de wedstrijd niet mee winnen.’
Hoewel ervaren planners heel goed kunnen worden in hun werk, moeten bedrijven wel permanent in hun ontwikkeling blijven investeren. ‘Wanneer er veranderingen plaatsvinden in de organisatie, raken sommigen van slag’, vult Cees Splinter aan, directeur van Déhora Detachering. ‘De organisatie moet helpen die weerbaarheid op te bouwen.’
IJsschotsspringen
Want blijft een planner stilstaan, dan heeft dat gevolgen voor de gehele organisatie. Vaak uit dit zich in ad-hocoplossingen. Dit ijsschotsspringen drukt flink op de belastbaarheid van medewerkers, maar ook op het zogenaamde flexbudget.
In een worst case-scenario worden verkeerde mensen op de verkeerde plek gezet. Wat de klanttevredenheid kan aantasten. Verleun kent een grote zorgorganisatie in Zuid-Nederland die door slechte planning regelmatig uitzendkrachten naar patiënten stuurde.
Verleun: ‘Niet alleen medewerkers, ook patiënten vonden de zorg daardoor veeleer ondermaats.’
Voor het eigen zelfvertrouwen doet ad-hocplanning ook weinig goeds. Splinter: ‘Ik ken planners die zich “het afvoerputje van de organisatie” noemen. Bij roosterproblemen geven medewerkers hén de schuld. Tegelijkertijd komt het management verhaal halen waarom er zo veel uitzendkrachten worden ingezet.’
De planner als adviseur
Wat betreft permanente ontwikkeling van planningsverantwoordelijken valt er bij veel organisaties nog winst te behalen.De invloed van een goede planning reikt namelijk ver: wanneer planners over de waan van de dag kunnen stappen, brengt dat rust. Niet alleen creëert dit voorspelbaarheid in de personeelsbezetting – en dus het budget – ook kan de organisatie zich makkelijker aanpassen aan veranderende omstandigheden.
Bij heel wat organisaties verhoogt een goede planning bovendien de klanttevredenheid. Zo ook bij bovengenoemde zorgorganisatie. Patiënten zien vaker dezelfde gezichten, waardoor de zorg beter aansloot bij hun behoeften. Om nog maar te zwijgen over de erkenning die een planner krijgt wanneer hij een adviesrol inneemt. Of, zoals de planner van Splinter het verwoordt: ‘Eindelijk zien mijn collega’s mij als een professional.
Ook interessant
Wensenroosters: zo doe je het goed
Wanneer we praten over wensenroosters hebben we het over een variant van de zogenaamde individuele uurroosters. Andere varianten, waarbij medewerkers…
Wat leren we van de dagplanning van Benjamin Franklin?
Benjamin Franklin is geboren op 17 januari 1706. Hij speelde een grote rol bij de onafhankelijkheid van Amerika en de…
