Black Friday staat weer voor de deur! Deze jaarlijkse koopjesjacht brengt grote uitdagingen met zich mee voor personeelsplanners en workforce managers. Hoe bereid je je organisatie goed voor op deze hectische periode? In dit artikel geven we je enkele praktische tips om stressvrij te plannen en Black Friday optimaal te benutten.
De oorsprong van Black friday
Black Friday komt oorspronkelijk uit de Verenigde Staten en vindt plaats de dag na Thanksgiving. De term werd in de jaren vijftig voor het eerst door agenten in Philadelphia gebruikt om de chaotische drukte van winkelend publiek te beschrijven. Inmiddels is Black Friday een wereldwijd fenomeen, waarbij consumenten massaal op zoek gaan naar de beste deals en retailers met aantrekkelijke aanbiedingen hun omzet een flinke boost willen geven.
Deze intense koopjesdag (tegenwoordig zelfs dagen) biedt bedrijven geweldige kansen, maar stelt personeelsplanners ook voor uitdagingen: hoge werkdruk, snel schakelen, strakke deadlines, en tevreden klanten houden, zelfs op regenachtige dagen met lange wachtrijen. Hoe zorg je ervoor dat alles soepel verloopt zonder je team te overbelasten? Met een slimme aanpak en goed geplande personeelsinzet kan Black Friday niet alleen stressvrij maar ook succesvol verlopen.
Personeelsplanning aan zet: de grote uitdagingen
Plotse toename in werk
Tijdens Black Friday lijkt het of (web)winkels uit hun voegen barsten door de drukte. Het vergt een strakke planning om de toestroom te beheersen en iedere klant een goede ervaring te bieden. Denk hierbij aan het inroosteren van voldoende personeel tijdens piekmomenten. Vaak is de inzet van tijdelijke krachten nodig om deze periode op te vangen. Extra aandacht voor capaciteitsmanagement kan voorkomen dat de druk te hoog oploopt.
Variabele werkuren en overuren
De dynamiek van Black Friday vraagt vaak om onregelmatige werkuren en extra overuren. Een goed rooster houdt rekening met piek- en dalmomenten en zorgt voor een evenwichtige verdeling van werktijden. Zorg ervoor dat ervaren medewerkers tijdens de drukste momenten aan de slag zijn, terwijl tijdelijke krachten de rustigere uren opvullen. Zo blijft de werkdruk beheersbaar.
Specifieke toeslagen en vergoedingen
Op speciale dagen zoals Black Friday zijn toeslagen en vergoedingen vaak anders dan normaal. Het correct en overzichtelijk beheren hiervan is essentieel om medewerkers eerlijk te belonen. Workforce management-software kan automatisch toeslagen berekenen en toekennen, zodat je administratie geen last wordt en medewerkers correct betaald worden zonder extra werk.
Overbelasting van je teams
Black Friday kan een zware wissel trekken op je team. Overbelasting leidt tot uitputting, ziekteverzuim en verminderde klanttevredenheid. Zorg voor een gebalanceerde inzet van medewerkers en vermijd extreem lange diensten. Door de juiste balans te vinden, bescherm je je team tegen burn-outs en blijft iedereen fris en gemotiveerd.
Tips voor een stressvrije Black Friday
Met de juiste aanpak kun je de uitdagingen van Black Friday omzetten in kansen. Deze tips helpen je goed op weg:
Proactieve planning
Black Friday komt elk jaar terug, dus zorg dat je personeelsplanning en systemen voorbereid zijn op de drukte. Proactief capaciteitsmanagement kan veel onverwachte problemen voorkomen. Beperk verlofaanvragen tot een minimum op deze dag als onderdeel van een goed capaciteitsmanagement.
Bewaak een centraal overzicht
Houd alle werktijden, toeslagen, pauzes en afwezigheden bij in één systeem. Zo behouden zowel het management als medewerkers een duidelijk overzicht en structuur, waardoor planningsefficiëntie toeneemt.
Creëer een gezonde balans
Plan voldoende pauzes en variatie in taken voor medewerkers om overbelasting te voorkomen. Verdeel werktijden eerlijk en houd waar mogelijk rekening met persoonlijke voorkeuren.
Voer realtime monitoring in
Door in real-time werkstromen te monitoren, kun je snel inspelen op veranderingen, zoals onverwachte drukte of vertragingen. Zo zorg je ervoor dat piekmomenten effectief worden opgevangen, zonder de werkdruk voor je team te verhogen.
Maak gebruik van voorspellingen en data-analyse
Gebruik historische data en voorspellingsmodellen om de personeelsbehoefte nauwkeurig in te schatten. Zo kun je roosters en bezettingsniveaus aanpassen op basis van eerdere Black Friday-cijfers, wat de planning betrouwbaarder maakt.
Stel een noodplan op
Ondanks een goede planning kunnen er zich onvoorziene omstandigheden voordoen. Zoals medewerkers die plots niet komen opdagen. Maak vooraf een plan B, zoals een lijst met extra inzetbare medewerkers of een herverdeling van taken, zodat je snel kunt schakelen in geval van onverwachte situaties.
De kracht van workforce management-software
Workforce management-software speelt een cruciale rol in een soepele Black Friday. Door taken te automatiseren kun je een groot deel van het planningsproces vereenvoudigen. Van urenregistratie en toeslagenbeheer tot capaciteitsplanning – alles is direct toegankelijk. Dit helpt je bijvoorbeeld om pieken en dalen effectief op te vangen, personeel slim in te zetten, en de administratie te verlichten. Een WFM software biedt de nodige ondersteuning bij o.a.:
Automatisering van repetitieve taken: WFM-software zoals Planpoint automatiseert taken zoals urenregistratie en toeslagenbeheer. Dit zorgt voor een nauwkeurige administratie zonder de foutgevoeligheid van Excel.
Optimalisatie van roosters: Met WFM-software kun je moeiteloos roosters maken die inspelen op piek- en dalmomenten. Zo houd je de werkbelasting voor medewerkers in balans en houd je het overzicht.
Integratie met loonadministratiepakketten: Een goede WFM-oplossing kan direct gekoppeld worden aan de loonadministratie, zodat alle uren en toeslagen automatisch verwerkt worden. Dit scheelt tijd en vermindert de kans op fouten aanzienlijk.
Black Friday: Maak er een succes van!
Het hele jaar door biedt proactief workforce management en een goede software je tal van voordelen, maar tijdens Black Friday zijn deze extra voelbaar. Met een strategische aanpak en slimme tools haal je het beste uit deze drukke periode en zorg je ervoor dat Black Friday voor je hele team een succes wordt.
Ook interessant voor jou
Capaciteitsmanagement: de sleutel bij personeelskrapte?
Het tekort aan personeel in de zorg is al een tijd een groot probleem. De werkdruk voor zorgverleners is te…
Wat is een jaarurensystematiek? Enkele veelgestelde vragen
Wat is een jaarurensystematiek? De jaarurensystematiek, ook bekend als een plus-minus conto of urenbank, is een flexibele methode om arbeidstijd…
10 vuistregels voor gezondere en evenwichtige ploegenroosters
Een gebalanceerd rooster kan zowel fysiek als mentaal welzijn positief beïnvloeden. Aan de andere kant kunnen overbelastende, onevenwichtige roosters slaappatronen…
