Motrac NV is al meer dan een halve eeuw een referentie in de wereld van heftrucks en vloerreinigingsmachines. Sterke service is voor hen net zo belangrijk als sterke producten. Daarom vroeg Motrac Déhora Consultancy om ondersteuning: eerst via een grondige audit van hun serviceplanning, later via tijdelijke versterking van hun dispatchteam.

Een servicebelofte onder druk

Als exclusieve verdeler van merken als Linde en Tennant is Motrac actief over heel België, met een stevige footprint in Antwerpen, Dottenijs en Ciney. Naast verkoop rekent het bedrijf op een uitgebreide serviceafdeling: zo’n vijftig techniekers zijn dagelijks onderweg voor montage, onderhoud en herstellingen.

En precies daar wringt het schoentje. Klanten verwachten snelheid, kwaliteit en duidelijkheid. Maar door groei, stijgende werkdruk en versnipperde communicatie werd de serviceplanning almaar moeilijker te beheersen. De juiste technieker op het juiste moment op de juiste plek krijgen — dat werd een dagelijkse puzzel. “Je voelt het meteen wanneer de structuur begint te schuiven,” zegt Willem Palmans, Customer Service Director bij Motrac. “Dan moet een team kunnen terugvallen op processen die echt werken, niet op goodwill alleen.”

Nood aan structuur en werkbare afspraken

De dispatchers deden wat ze konden, maar botsten op dezelfde knelpunten:

• onduidelijke verantwoordelijkheden
• veel ad-hoccommunicatie
• geen uniforme procedures
• en een planning die elke dag “vanaf nul” leek te beginnen

Motrac vroeg Déhora Consultancy daarom om een objectieve analyse van hun planningsafdeling. Via een diepgaande Planscan bracht Déhora Consultancy de realiteit scherp in beeld: hoe rollen verdeeld waren, welke processen vastliepen, waar ruis ontstond en hoe afdelingen op elkaar inspeelden.

Op basis van die inzichten kreeg Motrac heldere aanbevelingen: duidelijke roldefinities, werkprocedures, afspraken over communicatie, en een beter afgestemde samenwerking tussen service, techniek, receptie en verkoop.

Met begeleiding van een ervaren WFM-consultant van Déhora Consultancy werden deze verbeteringen stap voor stap ingevoerd. De impact voelde het team meteen: meer rust, meer voorspelbaarheid en minder brandjes blussen.

Operationele hulp op het juiste moment

Niet lang daarna dook een nieuw probleem op: een piek in de werkdruk én het onverwacht wegvallen van een vaste planner. Motrac schakelde Déhora Consultancy opnieuw in — dit keer voor tijdelijke, operationele ondersteuning.

Een ervaren planner uit het netwerk van Déhora Consultancy nam onmiddellijk een regio over, sprong bij waar nodig en zorgde ervoor dat de serviceplanning geen moment stilviel. Wat eerst bedoeld was als korte ondersteuning, groeide uit tot een structurele versterking. De opdracht werd verschillende keren verlengd, precies omdat de continuïteit en kwaliteit merkbaar hoger lagen.

Dankzij de eerdere samenwerking kende Déhora Consultancy de interne organisatie al goed, waardoor inwerken minimaal was en de ondersteunende rol meteen volledig rendeerde.

Een duurzame samenwerking

Voor Motrac is Déhora Consultancy intussen een vertrouwde partner bij groei, verandering en tijdelijke noden. Of het nu gaat om structuur, rust of operationele back-up: Déhora Consultancy helpt de serviceplanning werkbaar, voorspelbaar en klantgericht te houden.

“Aangezien we opnieuw een tekort aan planners hadden, hebben we Déhora Consultancy opnieuw ingeschakeld — met succes. Ze begrijpen onze werking, schakelen snel en zorgen dat het team blijft draaien”, vult Willem Palmans aan.

Motrac weet dat het op Déhora Consultancy kan bouwen, zowel in drukke periodes als in strategische trajecten.