Ecolab kiest voor advies en uitbesteding van service planning

Ecolab is wereldwijd marktleider in oplossingen en services op het gebied van water, hygiëne en infectiepreventie. Ecolab riep de hulp in van Déhora om de planning van haar field engineers te verbeteren. Wat later koos Ecolab er voor om de volledige planning van techniekers uit te besteden aan Déhora.

Voor een schone, veilige en gezonde wereld

Ecolab is de wereldleider op het gebied van water, hygiëne en energietechnologieën en -diensten. Over de hele wereld kiezen organisaties in diverse sectoren voor de producten en diensten van Ecolab om hun omgeving schoon en veilig te houden. Denk bijvoorbeeld aan handhygiënesystemen, innovatieve doseersystemen voor commerciële wasserijen tot zelfs schoonmaakoplossingen voor de desinfectie van operatietafels. Ecolab is dus actief in een groot aantal bedrijfstakken: voedselproductie, restaurants, hotels, ziekenhuizen, lichte en zware industrie.

Het ultieme concurrentievoordeel van Ecolab zit ‘m in de toonaangevende ondersteuning en service geleverd door haar buitendienstmedewerkers. Technical Managers werken dagelijks met klanten om een oplossing te vinden voor uitdagingen inzake hygiëne en duurzaamheid. De Field Engineers of techniekers zijn verantwoordelijk voor de installatie en het onderhoud van de toestellen en doseerapparaten.

De centrale spil in die operatie, dat is uiteraard de service planner. De planner behandelt de diverse aanvragen en zorgt ervoor dat de juiste toestellen, op de juiste plek, op het gepaste tijdstip door de juiste technieker geïnstalleerd worden. In België is die planner verantwoordelijk voor de planning van 9 techniekers, in Vlaanderen, Wallonië en Luxemburg.

Frustraties en dringend nood aan een planner

De planning van Ecolab’s field services liep echter niet zonder problemen. Vooral toen de vaste service planner uitviel werd pijnlijk duidelijk dat plannen gelijk stond met continue puzzelen en brandjes blussen. Aanvragen door technical managers werden bijvoorbeeld niet goed opgevolgd, toestellen en producten werden laat besteld, klanten werden soms niet op de hoogte gesteld van verandering en de werkdruk voor gespecialiseerde techniekers liep op. Klanten, techniekers, managers en de salesafdeling streden voortdurend om voorrang.

Met deze frustraties, en hoge nood aan een tweetalige planner met ervaring, kwam Ecolab terecht bij Déhora. Er werd meteen een ervaren en breed inzetbare planner van Déhora ingeschakeld. Het doel van de opdracht was tweeledig: de planning kritisch tegen de lamp houden en de planning van Ecolab draaiende houden.

Planscan, planning handbook en tijdelijke hulp

The planning must go on! De planner van Déhora sprong in de bres en boekte stap voor stap resultaat. Gedurende de eerste weken is, in tandem met een adviseur, een uitgebreide scan gerealiseerd. Probleempunten werden benoemd en tastbaar gemaakt. Deze inzichten werden vervolgens vertaald naar realistische verbeterpunten die de Déhora planner meteen ‘on the job’ kon toepassen. De voorgestelde oplossingen waren dus goed onderbouwd en werkbaar in de praktijk.

In een relatief korte periode zijn samen grote stappen gezet. Er is een planningsproces uitgewerkt, met duidelijke afspraken inzake orders en aanvragen. Verschillende communicatieflows (werkorders, bestelformulieren, wissels, telefoontjes,..) zijn gedigitaliseerd en toegankelijk gemaakt. Waardoor bijvoorbeeld materialen en wisselstukken op tijd worden besteld. Bestaande software werd slimmer ingericht. De definitie van normtijden en skill levels leidt tot een betere planning van de Ecolab techniekers. Dankzij het concreet maken van het planproces is de sfeer binnen de teams verbeterd en wordt er beter samengewerkt. De personeelsplanning is vandaag minder tijd- en arbeidsintensief. Er is ruimte ontstaan om meer proactief te gaan plannen dan reactief zoals voordien.

Om de nieuwe, verbeterde personeelsplanning te verankeren maakt de Déhora planner tot slot een planning handbook. Oftewel een manual met alle afspraken, richtlijnen en best practices met betrekking tot service planning bij Ecolab. Dit handbook was de ideale handleiding voor de overdracht naar de nieuwe vaste Ecolab personeelsplanner.

Uitbesteding van volledige planning Déhora

Eind 2022 stond Ecolab helaas voor een nieuwe uitdaging. Een wereldwijde reorganisatie binnen Ecolab leidde tot een interne verschuiving binnen de Belgische organisatie. Enkele mensen verlieten noodgedwongen de firma, waaronder ook de vaste personeelsplanner. Extra pittig: vanuit Amerika werd een wervingsstop opgelegd.

Gelukkig mocht Ecolab terugvallen op externe ondersteuning. Opnieuw hulp inroepen van Déhora was bijgevolg de evidentie zelf. Een oplossing bood zich aan in de vorm van outsourcing of Planning as a Service. Voor Ecolab bleek het voordeliger om de volledige planning uit te besteden in plaats van deze (deels) opnieuw zelf te organiseren.

Het Planning Service Center van Déhora bleek dé ideale oplossing op het juiste moment. Een team van planners verzorgt en beheert vandaag – op afstand maar nog steeds mensgericht – de planning van Ecolab. Met hierbij alle voordelen: lagere kosten, vervanging aanwezig in geval van afwezigheid, flexibiliteit en WFM expertise. Een ideaal huwelijk zo blijkt nog steeds.