Zet de eerste stap naar rust en een optimale organisatie.
Zelfroosteren is dé manier om medewerkers regie te geven over hun eigen tijd. Maar zonder duidelijke afspraken ontaardt die vrijheid al snel in scheve gezichten of gaten in de planning. Het geheim van een succesvolle transitie? Een waterdichte spelregelset die de balans tussen individueel geluk en collectieve verantwoordelijkheid bewaakt.
Binnen de visie van Déhora is zelfroosteren geen doel op zich, maar een middel om flow op de werkvloer te creëren. Dat lukt alleen als een team ‘roostervolwassen’ is. Dit betekent dat medewerkers begrijpen dat autonomie gepaard gaat met verantwoordelijkheid: men moet durven geven en nemen om de puzzel passend te krijgen. Een goede spelregelset fungeert hierbij als het fundament.
"Spelregels zijn geen beperking van de vrijheid, maar de bescherming ervan. Ze zorgen ervoor dat het proces eerlijk, transparant en haalbaar blijft voor iedereen."
De drie fasen van een succesvol roosterproces
Een cruciaal inzicht uit de praktijk is dat je het proces moet opknippen. Dit haalt de sociale druk weg in de beginfase en legt de verantwoordelijkheid waar ze hoort in de eindfase.
Fase 1: De ‘egoïstische’ fase
In deze eerste ronde hoeven medewerkers met niemand rekening te houden. Sterker nog: dat is ook niet de bedoeling. Medewerkers vullen hun ideale planning in op basis van hun eigen privésituatie. Of dat nu is voor de opvang van kinderen (bijvoorbeeld via vaste veto-uren op woensdagnamiddag) of een doktersbezoek. In deze fase is er nog geen communicatie met collega’s nodig; iedereen kijkt puur naar de eigen optimale balans.
Fase 2: De schuiffase (collegialiteit)
Pas nu wordt de individuele wens getoetst aan de bezettingseis (het aantal mensen dat nodig is om de dienstverlening te garanderen). Het team krijgt de tijd om gezamenlijk gaten en overbezettingen op te lossen. Nu is communicatie essentieel. De praktijk leert dat teams die deze verantwoordelijkheid krijgen, verrassend creatief zijn in het vinden van oplossingen.
Fase 3: De publicatie
De planner fungeert als facilitator en legt de laatste puzzelstukjes op basis van de afgesproken spelregels. Het definitieve rooster is minimaal 28 dagen vooraf bekend, wat zorgt voor rust en voorspelbaarheid.
Aanvullende spelregels: Maatwerk voor eerlijkheid
Om de transparantie te verhogen en subjectiviteit te vermijden, kunnen teams kiezen voor aanvullende spelregels. Dit is geen ‘moetje’, maar een krachtige gereedschapskist:
- Het puntensysteem (optioneel): Een middel om de ‘lusten en de lasten’ eerlijk te verdelen. Wie kiest voor minder populaire diensten, verzamelt punten. Wie aan het eind de minste punten heeft, draagt in fase 3 als eerste bij aan het oplossen van resterende gaten.
- Vetorechten: Hiermee kan een medewerker een ‘harde wens’ markeren voor momenten die niet onderhandelbaar zijn.
- Kwalificatiemix: Een rooster is pas veilig als de juiste expertise aanwezig is. De spelregels bepalen welke competenties (bijv. EHBO of specifieke certificaten) minimaal aanwezig moeten zijn per shift.
- Netto-jaarurennorm: We kijken verder dan de maand. Het urensaldo mag fluctueren binnen een afgesproken bandbreedte, zolang de contracturen op jaarbasis in evenwicht blijven.
Gezondheid: De zorgplicht van de werkgever
Vrijheid mag nooit leiden tot roofbouw. Soms kiezen medewerkers in de egoïstische fase bewust voor een ongezond rooster, bijvoorbeeld om premies te maximaliseren. Als werkgever heb je echter een zorgplicht. Daarom vormen de Arbeidswet en de CAO altijd de absolute ondergrens, aangevuld met ergonomische regels zoals voorwaarts roteren (ochtend-avond-nacht).
Planpoint: De digitale scheidsrechter
Spelregels op papier werken niet in een complexe omgeving. Dat is waar Planpoint essentieel wordt. De software bewaakt de kaders real-time:
- Harde grenzen: Het systeem blokkeert automatisch keuzes die wettelijke rusttijden of de competentiemix overtreden. Zo bescherm je de medewerker én de organisatie.
- Objectiviteit: Punten, urensaldi en vetorechten zijn voor iedereen inzichtelijk. Dit voorkomt discussies over ‘voorkeursbehandelingen’.
- Sociale innovatie: De techniek ondersteunt de cultuurverandering door medewerkers via een app direct feedback te geven op de haalbaarheid van hun keuzes.
Eens gestart, wil niemand terug
De cijfers uit de praktijk, zoals bij Stad Mechelen, De Decker Van Riet, OCMW Mortsel en Sabic, zijn overduidelijk: zodra medewerkers gewend zijn aan de regie over hun eigen tijd, wil 90% nooit meer terug. Zelfroosteren vervangt ‘brandjes blussen’ door eigenaarschap en verhoogt de jobretentie aanzienlijk. Het resultaat? Een organisatie die wendbaar is en medewerkers die met meer energie hun werk doen.
Jouw team ook naar een hoger plan-niveau tillen?
Ben je benieuwd hoe je zelfroosteren en de bijbehorende spelregels succesvol implementeert in jouw organisatie? Onze experts ondersteunen je bij het ontwerpen van kaders die passen bij jouw team en CAO.
Tijd om verder te lezen?
De nieuwe rol van de planner bij zelfroosteren
In de traditionele zin is de personeelsplanner de centrale spil die alle puzzelstukjes – taken, diensten en mensen – handmatig…
10 redenen om te starten met zelfroosteren
Bij Déhora geloven we dat een succesvol rooster begint bij een sterk motief. Zelfroosteren is een middel om positieve en…
7 voorwaarden voor succesvol zelfroosteren
Zelfroosteren: kans of valkuil? Het principe is eenvoudig: als organisatie bepaal je de kaders en de bezettingseis, medewerkers kiezen vervolgens…
