Naar een uniforme en evenwichtige planning

Maatschappij van Kristelijke Liefdadigheid (MKL) is een overkoepelende vzw waar een 600-tal medewerkers elke dag opnieuw het beste van zichzelf geven. MKL telt 3 verschillende vestigingen, waaronder het revalidatieziekenhuis Revarte. Met al die verschillende ‘units’ is een uniforme en evenwichtige personeelsplanning van groot belang. Net die planning was onderwerp van een aantal frustraties.

MKL vraagt Déhora om raad

MKL staat voor een multidisciplinaire werking. Teams van verschillende deskundigen zorgen zo voor integrale zorg aan diverse doelgroepen. De teams bestaan o.a. uit artsen, kinesisten, psychologen, logopedisten, sociaal verpleegkundigen en ergotherapeuten. Die worden nog eens ondersteund door hotelmedewerkers, en collega’s op de administratieve en logistieke dienst. Eenduidige afspraken en regels zijn dus van groot belang om de personeelsbezetting, en daarmee ook een kwaliteitsvolle patiëntenzorg, in goede banen te leiden.

Naar aanleiding van onvrede over de planning organiseerde de directie van MKL in 2016 een aantal interne workshops. Aan die workshops namen planners en medewerkers deel. Het doel van die sessies was om een helder beeld te krijgen over de frustraties rond afspraken, werkmethodes en uurroosters.

Uit die interne sessies resulteerde dat er grote nood was aan meer duidelijkheid rond afspraken en regels. Er was vraag naar meer transparantie en uniformiteit tussen de afdelingen. Maar ook naar gelijke regelingen voor alle medewerkers over afdelingen heen. De éne afdeling hanteerde bijvoorbeeld niet dezelfde afspraken als een andere. Dat zorgde voor wat wrevel en misverstanden.

Vanuit het plannersteam was er aansluitend de vraag naar professionele training en coaching rond workforce planning.  MKL riep de hulp in van Déhora. Het project “Verdere optimalisering van de planning” werd opgestart.

Uurroosterprotocol en overkoepelende afspraken

Personeelsmanagement is een overkoepelende aangelegenheid.  Het is belangrijk om dezelfde opvattingen uit te dragen over gehele organisatie. Ook qua planning. Bij MKL was die planning een kluwen van diverse regels en interpretaties. Samen met Déhora werden diverse concepten inzake planning eenduidig benoemd en gedefinieerd. Er werd duidelijkheid geschept rond begrippen zoals bv. onder-of overbezetting, overuren, capaciteitsplanning, verlof en glijtijden.

Er werden 6 stuurgroepen georganiseerd, waarbij elke stuurgroep zich boog over de vormgeving en praktische invulling van een onderwerp.  Dit betreft onderwerpen zoals middellange termijnplanning, beheer van uurroosters, glijtijden en flexibiliteit, tot wetgeving en analyse van het planningssysteem.

De uiteindelijke resultaten werden gebundeld in een ‘handleiding’ voor alle medewerkers en planners. Een houvast, boordevol best practices en interne afspraken. Onderdelen van de betreffende handleiding werden in de ondernemingsraad voorgesteld als uurroosterprotocol. Bepaalde regelingen zullen dan ook worden opgenomen in het arbeidsreglement.

Coaching op de afdeling

Gelijk met de uitwerking van de handleiding en het uurroosterprotocol ging het project “Coaching op de afdeling” van start. De planning werd afdeling per afdeling van naderbij onder de loep genomen. De planners in kwestie kregen even bijstand van de Déhora consultant. Nuttige adviezen en werkmethodes werden uitgeschreven om de planners te helpen bij een betere opmaak van de uurroosters.

Suboptimaal gebruik van planningssoftware

Ook de planningssoftware maakte onderdeel van het verbeterproject door Déhora. Enkele jaren geleden is MKL overgestapt naar een nieuwe tool. Uit bevraging en een uitgebreide functionele analyse resulteerde dat de software-oplossing van Revarte een prima keuze was. De mogelijkheden van de planning software sluiten goed aan bij de noden en wensen van de planning.

Echter, de initiële implementatie liet  te wensen over. Waardoor het gebruik en de kennis van de planningssoftware nog steeds niet optimaal is. Déhora zal MKL verder ondersteunen om tot een goed gebruik te komen ter ondersteuning van haar integrale personeelsplanning.

Resultaten

Met de inzet van een Déhora workforce manager behaalde MKL alvast de volgende resultaten:

• Leidraad en houvast voor planning: algemene handleiding met richtlijnen en afspraken voor planners, medewerkers en leidinggevende;
• Uniforme afspraken betreffende personeelsplanning;
• Wettelijke op punt zetten van de tijdregistratie van de medewerkers (nieuwe glijtijdenwet);
• Aanstellen van ‘systeembeheerders’ verantwoordelijk voor de software en herconfiguratie ervan;
• Oprichting van een wensenbeleid bij de verpleegafdelingen om noden en wensen op een eerlijke manier op elkaar te laten afstemmen binnen de afdelingen;
• Noden van elke afdeling bepalen in functie van in te vullen taken per afdeling (budgetbepaling)