Wie wel eens vliegt, kent ze ongetwijfeld: de iconische Tax Free winkels op de luchthaven. Maar achter de schermen van deze bruisende winkels schuilt een complexe logistieke puzzel. Toen de planningsafdeling van International Duty Free (IDF) plotseling geconfronteerd werd met het vertrek van ervaren krachten, kwamen niet alleen operationele uitdagingen, maar ook structurele verbeterpunten aan het licht.

Acuut probleem op de planningsafdeling

International Duty Free winkels (IDF) is de drijvende kracht achter zo’n 30 winkels op Brussels Airport, Brussels South Charleroi Airport en het Zuidstation. De cijfers achter de organisatie zijn indrukwekkend: met een verkoop van 800 ton chocolade per jaar – oftewel 1,5 kg per minuut – is IDF officieel het grootste verkooppunt van chocolade ter wereld. Ook de jaarlijkse verkoop van 670.000 liter alcohol en 625.000 flessen parfum onderstreept de enorme schaal van de operatie.

De basis van dit succes? Ruim 300 gemotiveerde winkelbedienden en magazijniers, ondersteund door een strakke logistieke organisatie. Wanneer de planningsafdeling plotseling kampte met een onderbezetting van ervaren planners, ontstond er een kritieke situatie. IDF schakelde Déhora in, die direct de nodige continuïteit bood door de planning tijdelijk over te nemen met ervaren interim-planners.

Beter plannen gaat verder dan software

Aanvankelijk zocht IDF de oplossing in de implementatie van nieuwe planningssoftware. Uit een grondige analyse door de experts van Déhora bleek echter dat software alleen de kern van het probleem niet zou oplossen. De uitdaging bleek vooral organisatorisch: de inrichting van de planning was niet optimaal en afspraken over werkmethodes waren niet helder gedefinieerd.

Dit was een kolfje naar de hand van de consultants van Déhora. Er werd een nieuwe structuur opgezet en duidelijke procedures werden uitgetekend. De operationele werking van de afdeling verbeterde dag na dag. Bovendien ondersteunde Déhora IDF bij de succesvolle zoektocht naar een nieuwe, vaste planner met de juiste vaardigheden om de rust op de lange termijn te bewaren.