Wat doe je als je organisatie hard groeit en je tegelijk een ervaren planner verliest? Bij Circet Belgium kwam die uitdaging plots heel concreet op tafel. Een Workforce Planner van Déhora bracht opnieuw rust, structuur en de menselijke verbinding die nodig was om de organisatie weer op de rails te krijgen.

Telecomplanning: veel belangen, één puzzel

Stream je regelmatig films in 4K? Speel je online games? Of heb je vaak een videocall met je familie? Grote kans dat dat mogelijk is dankzij Circet. Circet Benelux, onderdeel van de internationale Circet Group, is een vaste partner van telecomoperatoren zoals Orange en VOO. De organisatie groeide de afgelopen jaren uit tot een grote speler in onze telecominfrastructuur, met een focus op de uitrol en het onderhoud van glasvezel (Fiber to the Home) bij eindgebruikers thuis.

De opdracht lijkt op het eerste gezicht eenvoudig: aanvragen komen binnen en worden uitgevoerd door techniekers op locatie. Maar in de praktijk staat of valt alles met goede planning:

• Klanten rekenen op (snelle) installaties op een afgesproken tijdstip
• Techniekers zijn gebonden aan regio’s, rijafstanden, skills, haalbare routes en werkuren
• Opdrachtgevers (telecomprovider) sturen op KPI’s en service levels

En ondertussen is er ook de realiteit van elke dag: een technieker die uitvalt, een interventie die langer duurt dan voorzien of een klant die zijn afspraak verplaatst. Elke beslissing heeft meteen impact — op de technieker op de baan, de telecomprovider én op de klant thuis die wacht.

Planning onder hoogspanning

Door de sterke groei van de activiteiten verdubbelde het team techniekers bij Circet in korte tijd. Dat zorgde voor meer interventies en een planning die elke dag complexer werd. Tegelijk nam de werkdruk toe en steeg de ziektelast.

Net op dat moment verliet de vaste planner — met bijna tien jaar ervaring — de organisatie. Extra uitdagend: cruciale kennis over afspraken, uitzonderingen en de dagelijkse logica van de planning was nauwelijks gedocumenteerd. Gevolg: onzekerheid, ad-hoc beslissingen en een team dat het overzicht dreigde te verliezen net wanneer stabiliteit het hardst nodig was.

De uitdaging van Circet was duidelijk: een planning uitbouwen die minder afhankelijk is van individuele ervaring en beter bestand is tegen de verdere groei. Proactief sturen in plaats van reactief ‘overleven’. En daarvoor kon Circet terecht bij een expert planner van Déhora Consultancy.

Van ontzorgen naar optimaliseren

De opdracht was duidelijk: stabiliteit brengen in de dagelijkse planning. Want installaties werden aangevraagd, techniekers moesten kunnen vertrekken en klanten wachtten op een afspraak. Tegelijk was het nodig om zeer snel inzicht te krijgen in hoe de serviceplanning georganiseerd was en hoe het beter kon.

Door actief mee te draaien in de planning en intensief samen te werken met techniekers, planners en management, werd stap voor stap duidelijk hoe de service werkelijk functioneerde. Welke uitzonderingen spelen een rol? Welke klanten vereisen extra aandacht? En waar zat ruimte om de werking beter te structureren?

Die inzichten vormden de basis om de planning niet alleen draaiende te houden, maar ook te versterken. Impliciete afspraken en werkwijzen werden expliciet gemaakt en vertaald naar duidelijke processen.

Van ad-hoc naar robuuste werkwijze

Dankzij de planner van Déhora groeide de planning van een dagelijkse puzzel naar een meer gestructureerde manier van werken. Kennis, afspraken en processen werden verankerd in een praktisch proceshandboek — geen document dat in de lade verdwijnt, maar een levend houvast dat dient voor het planningsteam en de nieuwe standaard zet voor de werking.

Onze ondersteuning bracht opnieuw rust in de operaties van Circet. De manier van werken werd voorspelbaarder en overzichtelijker. Techniekers kregen duidelijkere instructies, planners konden sneller schakelen en nieuwe collega’s vonden sneller hun weg in de planning dankzij de opgebouwde structuur.

Het resultaat? Een planningsteam dat opnieuw ademruimte kreeg en een proces dat stevig verankerd is in de organisatie. Ook na afronding van de opdracht bleef het nieuwe fundament het vertrekpunt voor de verdere werking binnen Circet.

Klaar voor de toekomst

Circet Belgium beschikt vandaag over een planningsproces dat de complexiteit van de telecomsector aankan en beter bestand is tegen onvoorspelbaarheid. Precies dat is de meerwaarde van Déhora Consultancy: niet alleen tijdelijk ondersteunen, maar organisaties sterker achterlaten dan we ze aantroffen