Hoe bouw je een flexibel en robuust team op maat van je werkaanbod – zonder onnodige kosten of planningsproblemen? Voor IKEA België onderzocht Déhora hoe een slimme mix van contracttypes – voltijds, deeltijds, tijdelijk – bijdraagt aan een gezonde en wendbare personeelsinzet. Met als resultaat: meer grip op de planning, betere inzetbaarheid én een hogere tevredenheid bij medewerkers.

Van dynamiek naar doordacht model

In de retail zijn pieken en dalen dagelijkse kost. Openingsuren variëren, klantendrukte wisselt per seizoen of weekdag, en afdelingen hebben elk hun eigen ritme. IKEA merkte dat klassieke planningsaanpakken vaak onvoldoende flexibiliteit boden om die dynamiek op te vangen. Daarom klopte de organisatie aan bij Déhora met een dubbele vraag:

• Wat is de ideale contractenmix voor een bestaande winkel, als we bepaalde afdelingen samenvoegen?
• En hoe ziet de optimale contractenmix eruit voor een nieuwe winkel, waar je nog helemaal vanaf nul kan starten?

In beide gevallen wilde IKEA inzetten op contracten met voldoende volume aan uren per medewerker, zonder aan flexibiliteit in te boeten.

Slimme simulaties in functie van de bezettingsbehoefte

Samen met softwarepartner XIMES ontwikkelde Déhora een gespecialiseerde tool die verschillende scenario’s doorrekent op basis van het werkaanbod, de gewenste bezettingsgraad, de openingsuren en contractuele randvoorwaarden. De tool simuleert welke combinaties van contracten het best passen bij de personeelsvraag – per afdeling, per tijdsblok of op winkelniveau.

Aan de hand van deze contractenmix-optimalisatie kon IKEA in kaart brengen:

• Welke contracttypes nodig zijn (bijv. 32u-deeltijd, weekendcontract, voltijd),
• Hoeveel medewerkers je van elk type nodig hebt,
• Hoe de diensttijden en werktijdpatronen afgestemd kunnen worden op de pieken in klantenvraag,
• En hoe bestaande contracten eventueel geherstructureerd kunnen worden voor meer efficiëntie.

Onderbouwde keuzes, betere bezetting

De analyses gaven IKEA de tools in handen om goed onderbouwde keuzes te maken over hun personeelsbestand. Voor een nieuwe winkel kon zo van meet af aan een doordachte planning en contractenstrategie worden opgezet. Voor bestaande winkels bood het optimalisatieproces inzicht in mogelijke clusteringen van afdelingen, met behoud van werkbaarheid en klantgerichtheid.