Igean: Duurzaam beleid met slimme hulp op personeelsplanning

Bij Igean, waar efficiënt afvalbeheer en milieubeleid cruciaal zijn, speelt planning een sleutelrol. Door de complexe operaties en vele gemeenten die afhankelijk zijn van hun diensten, moet alles soepel verlopen. Igean riep de hulp in van Déhora om met verenigde krachten haar personeelsplanning verder te optimaliseren.

Over Igean

Igean is een intergemeentelijke vereniging in de provincie Antwerpen, gericht op streekontwikkeling, afvalbeheer, en arbeidsveiligheid. De organisatie bestaat uit twee entiteiten: Dienstverlening, die zich bezighoudt met wonen, klimaat, omgeving, mobiliteit, vastgoed, en ruimtelijke planning; en Milieu en Veiligheid, die zich richt op de materialenkringloop, afvalbeheer, innovatie en werkveiligheid. Igean ondersteunt meer dan 28 gemeenten en bedient meer dan een miljoen inwoners.

De uitdagingen: complexe planning en digitalisering

Het operationele hart van Igean, de ophaaldienst, bestaat uit een team van ruim 115 arbeiders en chauffeur-beladers. Deze afdeling zorgt voor de efficiënte ophaling van verschillende afvalfracties zoals huisvuil, GFT en PMD. Met een complexe infrastructuur en veel afvalfracties om te beheren, is de planning van routes en personeel een flinke uitdaging.

Jef Goossens, teamleider van de ophaaldienst, legt uit: “We werken met een jaarkalender. Onze taken en ophaalrondes liggen dus een jaar op voorhand vast, inclusief uitzonderingen. Dit maakt het planningsproces zeer uitdagend omdat er weinig ruimte is voor flexibiliteit. Bovendien werken we met een 2-wekenconcept waarbij we binnen die periode al het afval van alle 28 gemeenten ophalen. Dit vergt nauwkeurige en efficiënte planning om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.”

De planning van afvalophalingen is dus een complex proces wat dagelijks opnieuw moet worden verfijnd en bijgesteld. “Met een mix van vaste medewerkers en uitzendkrachten, moeten planners rekening houden met afwezigheden, vertreklocatie, weersomstandigheden, teamcoördinatie en de balans van werklast. Het beheren van een wagenpark van 44 voertuigen maakt dit extra uitdagend. Planners moeten voortdurend nadenken over vervangingsstrategieën en operationele efficiëntie,” verklaart Jef.

Daarnaast was de digitalisering van planningsprocessen een bijkomende uitdaging voor Igean. De digitalisering en de ontwikkeling van een nieuwe planningstool waren cruciale doelstellingen om de dienstverlening van Igean te moderniseren en te optimaliseren. Kortom, veel te doen en behoorlijk wat uitdagingen.

Waarom Déhora?

Igean had helaas een tekort aan mensen en kennis om haar ambitieuze doelstellingen op het gebied van workforce management te realiseren. De organisatie stond dus voor de keuze: stug doorgaan of externe hulp inschakelen – van een expert in WFM. Igean had op korte termijn nood aan een kwalitatieve werkkracht zonder de risico’s dat ze plots zonder zouden komen te zitten.

Die rol van dispatcher bij Igean is bovendien best uitdagend vanwege de combinatie van logistieke en leidinggevende taken. Dispatchers zijn verantwoordelijk voor een groot aantal medewerkers. Ze voeren zowel corrigerende als positieve gesprekken, en houden start-, evolutie- en beoordelingsgesprekken. Daarom moeten ze uitstekende communicatieve vaardigheden en probleemoplossend vermogen hebben, vooral gezien de complexe shiftindelingen en onverwachte afwezigheden. Ook de behandeling van klachten behoort tot het takenpakket.

Jef, die bij zijn vorige werkgever goede ervaringen had met Déhora, stelde meteen voor om de expertise van Déhora te benutten. “Bij mijn vorige werkgever had ik al positieve ervaringen met Déhora-planners. Toen ik bij Igean begon, heb ik voorgesteld om opnieuw met Déhora samen te werken. We wisten dat Déhora kwalitatieve werkkrachten kon leveren. Dat hebben ze ook nu weer bewezen.”

Resultaten van de samenwerking

De inzet van een senior-planner via Déhora heeft gezorgd voor continuïteit en een stabiele werking van de planning tijdens de zoektocht naar een vaste werknemer. Een van de meest tastbare resultaten is de afname van klachten over afvalophalingen. “We zien een daling van 15% in het huisvuil, een vierde van de PMD en een vijfde van de GFT,” aldus Jef. Deze daling is een direct gevolg van de verbeterde planningsprocessen. De ervaren planner van Déhora heeft ons daarbij geholpen om bepaalde pijnpunten bloot te legge,n waardoor we verschillende aspecten van onze klachtenbehandeling hebben kunnen optimaliseren.

“Déhora biedt ons de gemoedsrust dat we met mensen werken die getest en geëvalueerd zijn. Dit geeft ons de zekerheid dat we altijd op een kwalitatieve werkkracht kunnen rekenen.” – Jef Goossens

Daarnaast heeft de samenwerking met Déhora bijgedragen aan de voortgang van belangrijke projecten zoals de ontwikkeling van een nieuwe planningstool. De planner van Déhora heeft daarbij op basis van zijn ervaring een waardevolle bijdrage geleverd. “Deze projecten zijn essentieel voor een efficiënte werking en verminderen menselijke fouten aanzienlijk,” legt Jef uit. De ondersteuning van Déhora heeft deze verbeteringen in een stroomversnelling gebracht.

De professionaliteit van de Déhora-planners heeft gezorgd voor een ononderbroken tevredenheid van zowel medewerkers als klanten tijdens de zoektocht naar een nieuwe medewerker.

Tot slot

Déhora heeft Igean in een periode van onderbezetting kwalitatief ondersteund en daarmee haar positie als betrouwbare dienstverlener gegarandeerd. Ze blijven streven naar duurzame oplossingen en verbeterde resultaten, met het oog op een toekomst waarin ze hun rol in de gemeenschap kunnen blijven vervullen met maximale efficiëntie en impact.

De samenwerking tussen Igean en Déhora is een schoolvoorbeeld van hoe tijdelijke inzet van gespecialiseerde ondersteuning kan bijdragen aan de operationele efficiëntie van een organisatie. “Déhora biedt ons de gemoedsrust dat we met mensen werken die getest en geëvalueerd zijn. Dit geeft ons de zekerheid dat we altijd op een kwalitatieve werkkracht kunnen rekenen,” concludeert Jef Goossens.