Planners van Déhora gaan de ‘extra mile’ bij Hertel

Als dé expert op het gebied van industriële stellingbouw, isolatie en tracing staat de Hertel groep garant voor een professionele en gespecialiseerde service. Dagelijks worden in België zo een 400 vaste medewerkers gepland. Om de dienstverlening verder te optimaliseren koos het management begin 2014 voor een nieuwe software voor personeelsplanning. De invoering van die nieuwe software liep echter niet van een leien dakje.

Met de handen in het haar deed Hertel in 2016 uiteindelijk beroep op de jarenlange expertise van Déhora. Déhora ondersteunde Hertel bij de implementatie en ingebruikname van de nieuwe software, én leverde tijdelijk planners voor de verdere professionalisering van de planningsafdeling.

Wereldwijd zijn dagelijks zo’n 10.000 Hertel-professionals actief bij klanten in sectoren zoals olie & gas, processen, energie , food en pharma. In België worden dagelijks meer dan 400 vaste monteurs en installateurs gepland. In periodes van drukte kan dit aantal zelfs oplopen tot 1600 medewerkers. Hiervoor heeft Hertel een partnership met enkele vaste onderaannemers. Die flexibiliteit in personeelsinzet biedt Hertel de nodige beweegruimte om meer of minder personeel in te zetten naargelang de drukte in werk. Maar het maakt de planning er niet eenvoudiger op. Die planning gebeurde initieel in Excel.

Hulp bij de inrichting van planningssoftware

In 2014 besloot het management van Hertel om een nieuwe gespecialiseerde software voor planning aan te kopen via een externe leverancier. Door een samenloop van omstandigheden, waaronder het vertrek van het hoofdplanner, verliep de inrichting van het softwarepakket echter niet zonder hindernissen.

Voormalige HR Officer bij Hertel België, Ellen Bastiaensens : “Op een bepaald moment zijn we serieus in de problemen geraakt en zagen we geen uitweg meer. De dagdagelijkse planning moest vlot blijven lopen, terwijl de implementatie van de nieuwe software op zich bleef wachten. De mensen moesten bijna alles tweemaal doen, een keer in het oude en een keer in het nieuwe systeem. Onze gloednieuwe medewerker op de planning moest roeien met de riemen die ze had.”

“Uiteindelijk zijn we bij Déhora terecht gekomen. Ze zijn de enige gespecialiseerde partner die planprofessionals kan detacheren die Plug & Play zijn. “

Tijdelijke ondersteuning door een planning-professional

In twee vestigingen van Hertel, nl. Wijnegem en Gent, werd een professional van Déhora ingezet. Voornamelijk met de opdracht om de ingebruikname van de nieuwe software te begeleiden. Zo konden de eigen mensen in het oude systeem blijven werken en kregen ze ook de nodige tijd om zich o.a. via opleidingen het nieuwe systeem eigen te maken. Aanvullend werden de planners van Déhora ingeschakeld om, los van de software, het plannersteam in Gent te begeleiden bij een betere planning van monteurs en techniekers. Verschillende verbeterpunten werden in kaart gebracht en toegepast.

Na aanzienlijk wat voorbereidingswerk samen met Déhora ging Hertel in de zomer van 2016 dan toch live met de nieuwe planningssoftware. Verschillende draaiboeken werden opgemaakt om het volledige planproces in goede banen te leiden. Afspraken werden gemaakt rond de realisatie van de planning. De planners van Déhora hielden een oogje in het zeil om de planners van Hertel te ondersteunen waar nodig.

Ellen Bastiaensens: “Hier en daar zijn er nog wat pijnpuntjes maar door alles met een buitenstaandersview te bekijken hebben we een aantal grote stappen voorwaarts genomen. Bijvoorbeeld in samenwerking met werven en met projectleiders hebben we een aantal zaken anders aangepakt qua inzet van mensen. De personeelsplanning is nog niet perfect, maar verloopt al veel beter dan voorheen”.

Jong geweld bereid om die ‘extra mile’ te gaan

“De Déhora mensen die bij ons begonnen zijn waren best jong. Daar keken we toch wel even van op. Maar leeftijd zegt zeker niet alles. Door hun jonge enthousiasme, leergierigheid én door de uitstekende begeleiding van Déhora verliep alles bijzonder vlot. En oogsten we nu ook resultaat. Bovendien beschikken de medewerkers van Déhora over een soort engagement waarbij de lijn tussen extern en intern vervaagt”, aldus Ellen Bastiaensens, “We hebben nooit het gevoel gehad dat de mensen van Déhora extern zijn of dat ze zomaar hun eigen job komen doen.”

“Ze zijn zo geëngageerd bij Hertel alsof dit hun éigen job zou zijn. En dat kom je in consultancy niet vaak tegen. De collega’s van Déhora gaan tot het uiterste om ervoor te zorgen dat het in orde komt. Zonder problemen zijn ze bereid om die ‘extra mile’ te gaan voor Hertel. “