Personeelsplanning en centrale aansturing in topvorm bij Basic-fit

Basic-Fit is met meer dan 170 clubs de grootste fitnessketen van België. Ze stelt meer dan 770 werknemers te werk. Om te verzekeren dat alle clubs open kunnen blijven werd een flexibele vlinderploeg van gastheren en gastvrouwen in het leven geroepen. Een topplanner van Déhora bood tijdelijk versterking bij de uitwerking van deze flexplanning.

Basic-fit staat bekend als een organisatie die voortdurend in beweging is. De tevredenheid van haar leden staat centraal, en daarom wordt voortdurend gewerkt aan oplossingen voor een betere en toegankelijke dienstverlening. Bijvoorbeeld door middel van ruime openingstijden (in bepaalde clubs zelfs 24/24) of de mogelijkheid om 7 dagen op 7 te sporten.

Mobiele gastheren en gastvrouwen 

Om alle clubs open te houden doet Basic-Fit een beroep op enthousiaste gastheren en gastvrouwen. Zij zijn het eerst aanspreekpunt op de werkvloer. Maar helaas is het soms een behoorlijke uitdaging om alle 170 clubs tegelijk te ‘bemannen’.

Elke club telt vier vaste teamleden. Per ‘shift’ volstaat één teamlid om een club open te houden. Het komt wel eens voor dat in één club twee van de vier teamleden tegelijk ontbreken. Bijvoorbeeld door ziekte, verlof of een openstaande vacature. Dat is erg lastig. Want dan is het aan de twee resterende gastvrouwen of gastheren om de club 7 dagen op 7 draaiende te houden. Om te vermijden dat er in één of meerdere clubs nog sprake zou zijn van een personeelstekort werd bij Basic-Fit een methode uitgewerkt om mobiele gastvrouwen en -heren in te zetten.

Ondersteuning door een planner van Déhora

Nadat een eerste test met mobiele hosts goed bleek te werken, werd deze flexplanning verder uitgerold. Basic-Fit ging op zoek naar een vaste planner om de planning ervan op zich te nemen. Om de overschakeling naar een vaste planner te maken werd een beroep gedaan op een tijdelijke planner van Déhora.

De topplanner van Déhora werd verantwoordelijk voor de week- en dagplanning van de mobiele ‘hosts’. Daarnaast zorgde hij voor rapportages en wekelijkse analyses om de vorderingen van het project op te volgen. Doordat hij zich 100% kon focussen op de flexplanning, konden werkwijzes wat worden bijgestuurd om de planning nog efficiënter te maken. Natuurlijk zonder van het orginele idee af te wijken.

“De Déhora planner heeft ons erg goed geholpen. In vrij korte tijd was hij ingewerkt om zelfstandig aan de slag te gaan. Hij werkte nauw samen met o.a. regio- en clustermanagers. En ook hun ervaringen waren positief. De planner was rustig, altijd beschikbaar en behulpzaam. Kortom, we hebben de komst van De Déhora planner als erg positief ervaren, en het weggaan helaas negatief. ” STEFFI DIERCKXSENS – HR Business Partner

Organisatie van het centrale planbureau

De planning van mobiele medewerkers werd bij aanvang binnen 3 regio’s toegepast. Enkele maanden tijd na de start van de Déhora planner werd het succesvol uitgerold voor 11 van de in het totaal 13 regio’s binnen Basic-Fit. Door die uitbreiding was er natuurlijk extra plankracht nodig. Oftewel een volwaardig planbureau met gemotiveerde planners. Déhora bood ondersteuning bij de organisatie en de inrichting van een gloednieuw plannersteam bij Basic-Fit. Op basis van de ervaringen van de Déhora planner werden diverse randvoorwaarden gedefinieerd (zoals aantal planners en benodigde kennis) om alle clubs in België te kunnen plannen. De juiste mensen werden gezocht en gevonden. Een centraal plannersteam kwam tot stand.

Omdat de functie van ‘hoofdplanner’ best veel om het lijf had, deed Basic-Fit een beroep op Déhora om de geschikte kandidaat te vinden voor de taak. Deze nieuwe medewerker zou uiteindelijk de Déhora topplanner opvolgen, en dus het plannersteam gaan aansturen. Déhora zocht en vond uiteindelijk de nieuwe teamleader.