Om haar dienstverlening voor hun leden continu te garanderen, onderzocht Basic-Fit samen met Déhora Consultancy hoe personeelsplanning, werklast en processen efficiënter konden worden georganiseerd. Een Planscan vormde de basis voor een vernieuwde workforce-managementaanpak én de uitbouw van een flexibele, mobiele medewerkerspool.

Een keten die altijd open wil zijn

Basic-Fit groeit snel en staat bekend om haar brede toegankelijkheid: lange openingstijden, overal dichtbij, en in sommige clubs zelfs 24/7 beschikbaar. Dat vraagt om slimme personeelsinzet en een planning die meebeweegt met het ritme van duizenden sporters. “Met zoveel clubs moet je elke dag zeker zijn dat de juiste mensen op de juiste plek staan,” zegt HR Business Partner Steffi Dierckxsens.

Maar met 170 clubs is personeelstekort of onverwachte afwezigheid altijd een risico. Eén ontbrekend teamlid kan meteen impact hebben op de bereikbaarheid van een club — en dus op de ledenervaring.

Uit de Planscan van Déhora Consultancy bleek dat Basic-Fit winst kon boeken in:

• centrale aansturing,
• een efficiëntere inzet van medewerkers,
• en een schaalbare manier om afwezigheden op te vangen.

Zo ontstond het idee voor een mobiele “vlinderploeg”.

Een flexibele ploeg van mobiele hosts

Elke club werkt met vier vaste gastheren of gastvrouwen. Eén medewerker volstaat om een club open te houden. Maar wanneer er tegelijk ziekte, verlof of vacatures spelen, kan de druk op het vaste team snel oplopen.

Daarom introduceerde Basic-Fit een mobiele pool van hosts die clubs in verschillende regio’s kunnen ondersteunen waar nodig. Deze flexibele medewerkers springen in bij onderbezetting, drukke momenten of onverwachte uitval — een essentiële schakel om álle clubs operationeel te houden.

De eerste tests waren veelbelovend. Maar om de mobiele ploeg verder en professioneler uit te bouwen, was een sterke en centrale planning noodzakelijk.

Tijdelijke versterking van Déhora Consultancy

Voor de uitrol van de mobiele medewerkerspool schakelde Basic-Fit een tijdelijke planner van Déhora Consultancy in. Een ervaren WFM-planner nam de dagelijkse en wekelijkse planning op zich en professionaliseerde de aanpak verder. Zijn rol omvatte o.a.:

• de volledige planning van mobiele hosts,
• rapportages en capaciteitsanalyses,
• optimalisatie van processen en werkwijzen,
• samenwerking met regiomanagers en clubverantwoordelijken.

Doordat de planner zich volledig kon focussen op de flexplanning, werd het systeem snel schaalbaar — zonder van het oorspronkelijke concept af te wijken.

Van drie regio’s naar bijna volledig landelijk

Wat begon als een flexplanning in drie regio’s, groeide — dankzij de inzet van Déhora Consultancy — uit tot een structurele aanpak in 11 van de 13 regio’s. Die groei vroeg om meer capaciteit, expertise en structuur. Daarom werkte Déhora Consultancy mee aan:

• de inrichting van een centraal planbureau,
• de bepaling van randvoorwaarden (planningsvolume, kennisniveau, capaciteit),
• het samenstellen van een nieuw plannersteam,
• het search- en selectieproces van een hoofdplanner.

Basic-Fit zocht een teamleader die het nieuwe planningsmodel kon dragen én verder uitbouwen. Déhora Consultancy begeleidde de zoektocht en vond de juiste kandidaat om de Déhora-planner op te volgen.

Het resultaat? Een toekomstbestendig, professioneel en stabiel planningsapparaat dat de continuïteit van alle clubs in België ondersteunt.