Elke minuut stilstand op de werf verstoort de volledige keten. SMT Belgium garandeert een serviceplanning die staat als een huis. Toen een regioplanner plotseling wegviel, kwam die serviceplanning onder druk te staan. SMT schakelde Déhora in om de stabiliteit direct te herstellen en de continuïteit voor klanten te waarborgen.

SMT is een distributie- en servicebedrijf gespecialiseerd in machines voor onder meer de bouw-, material handling- en recyclagesector. Het bedrijf verkoopt en onderhoudt materieel dat dagelijks wordt ingezet op uiteenlopende bouw- en infrastructuurprojecten: van kranen en dumptrucks tot wielladers. SMT is exclusieve verdeler van Volvo Construction Equipment, Sennebogen en Holms in België en Luxemburg.

Naast verkoop speelt de after-sales service een cruciale rol. Wanneer een machine niet optimaal functioneert — of erger nog: stilvalt — heeft dat meteen impact op een bouw- of transportproject.

“Een productiemachine of kraan die stilvalt, kan betekenen dat er meerdere vrachtwagens staan te wachten. En dat wil je écht niet meemaken op een werf,” zegt Bart Dewinter, Head of Service bij SMT.

Sterke service achter zware machines

Achter elk onderhoud, elke indienststelling en elke herstelling schuilt een complexe serviceplanning. SMT werkt met een vloot van een veertigtal buitentechniekers die worden aangestuurd door een team van planners. Zij bepalen dagelijks welke technieker waar naartoe gaat, rekening houdend met regio’s, competenties, reistijden en de aard van de interventie.

Het is aan de planners om snel prioriteiten te stellen en het overzicht te bewaren, zeker wanneer onverwachte storingen binnenkomen of wanneer een technieker uitvalt.

SMT vertrekt vanuit een regionale organisatie, waarbij planners vaste aanspreekpunten zijn voor klanten en techniekers, om reistijden te beperken en communicatie efficiënter te maken. Via telematica worden machines continu gemonitord, waardoor onderhoud vaak al ingepland kan worden voordat er effectief een probleem optreedt.

Wanneer planning onder druk komt te staan

Hoewel de serviceorganisatie van SMT goed georganiseerd is, blijft (elke) serviceplanning een kwetsbare schakel wanneer capaciteit en kennis plots wegvalt. Toen de planner van een belangrijke regio onverwacht de organisatie verliet, kwam het planningsteam onder druk te staan. Er was nog geen definitieve opvolger, maar de behoefte aan continuïteit was direct.

“In eerste instantie hebben we geprobeerd het intern op te vangen. Planners namen tijdelijk extra regio’s op en sprongen bij waar nodig. Maar al snel werd duidelijk dat dit geen duurzame oplossing was. Een planner die twee regio’s moet beheren, is eigenlijk niet houdbaar op lange termijn,” licht Bart Dewinter toe.

Het risico groeide dat de kwaliteit en snelheid van de dienstverlening zouden lijden onder de situatie. Tegelijk bleek het niet evident om snel een geschikte planner te vinden. Serviceplanning in een technische omgeving vraagt immers een specifieke combinatie van vaardigheden: organisatorisch inzicht, technische affiniteit en sterke communicatieskills.

Om de continuïteit van de service te garanderen en het planningsteam te ontlasten, besloot SMT (opnieuw) een beroep te doen op de interim-expertise van Déhora Consultancy.

Extra slagkracht en zekerheid

De opdracht was duidelijk: de continuïteit van de planning in een regio waarborgen en het team ondersteunen in een periode van verhoogde druk.

De interim planner van Déhora draaide meteen mee in de dagelijkse planning. In een omgeving waar onderhoud, herstellingen en dringende interventies voortdurend samenkomen, betekende die extra capaciteit een belangrijke verlichting voor het team.

Door nauw samen te werken met planners, techniekers en servicemanagement kon de planning stabiel blijven draaien. Het planningsteam kreeg opnieuw ademruimte en de dienstverlening naar klanten bleef gegarandeerd.

Die samenwerking verliep vlot. De planner kon zich snel inwerken in de werking van SMT en sloot goed aan bij het team. Ook de flexibiliteit van de samenwerking werd door SMT sterk gewaardeerd. “De flexibiliteit vond ik echt top. In het overleg werd er steeds gekeken naar wat wij op dat moment nodig hadden: ‘Kunnen we nog een maand of twee doorgaan?’ Die wendbaarheid was voor ons heel waardevol.” zegt Dewinter.

Dankzij de tijdelijke ondersteuning kon SMT de stabiliteit in de serviceplanning snel herstellen. Het planningsteam kreeg opnieuw ademruimte en de dienstverlening naar klanten bleef gegarandeerd. Zo kon SMT blijven doen waar het sterk in is: machines en projecten draaiende houden, zonder dat stilstand een optie wordt.