Boegbeelden van een innovatieve samenwerking

De ene vraagt oplossingen voor o.a. het ontwikkelen, inrichten en implementeren van personeelsplanning, de ander vraagt om meer efficiency, minder werkdruk en een zekere continuïteit in personeelsinzet. Déhora België en Zorgbedrijf Antwerpen sloegen 10 jaar geleden de handen ineen om de inzet van zorgpersoneel blijvend te verbeteren. Samen bouwden ze aan een totaaloplossing voor de automatisering van personeelsplanning.

Software voor takenplanning en dienstenplanning

In 2011 besliste het directieteam van Zorgbedrijf Antwerpen om de planning van werkuren van het personeel verder te optimaliseren en te automatiseren. Met een nadruk op efficiëntie én werknemerstevredenheid. Er werd beroep gedaan op Déhora om een “op maat” planningsoplossing te ontwikkelen, met verschillende functies voor de verschillende zorgdivisies binnen Zorgbedrijf Antwerpen.

In totaal worden met de software ca. 708 medewerkers in de Thuiszorg en ca. 3554 medewerkers in de woonzorgcentra van Zorgbedrijf Antwerpen gepland.

De Penelope Dienstenplanning bevat alle nodige functies voor een gebruiksvriendelijke en transparante planning van (verzorgend) personeel in woonzorgcentra. Met handige opties zoals de mogelijkheid om personeel over verschillende afdelingen en centra uit te wisselen of dienstenplanning op basis van aan- en afwezigheidswensen.

De Penelope Klantenplanning is dan weer een gespecialiseerde oplossing voor de planning van gezins- en poetshulp. Maar ook andere types van thuishulp zijn mogelijk. Op basis van eigen medewerkers en hun vaste regimes kan Zorgbedrijf Antwerpen eenvoudig en nauwkeurig taken of klanten toewijzen, beheren, inplannen en registreren.

Vooruitgang door te sparren

Dimitri De Rooze, IT-manager namens Zorgbedrijf Antwerpen: “In de beginfase liep niet alles even optimaal. Maar Déhora is een partner die meedenkt, creatief te werk gaat en ideeën aandraagt. Door regelmatig met elkaar te sparren, zijn we anders gaan denken over de inzet van medewerkers.”

En de samenwerking heeft z’n vruchten afgeworpen, zo stelt Berlanger. “Door te kijken naar hoe we personeel flexibel inzetten, zijn we samen tot een innovatieve planningstool gekomen. Daarmee worden alle vierduizend medewerkers van het Zorgbedrijf ingepland, terwijl er aandacht is voor zowel individueel belang als participatieve groepsdynamiek.” “Het planningssysteem is precies op maat van onze organisatie”, vult De Rooze aan. “En omdat we meewillen in de digitale transformatie, werken we nu aan versie twee.”

Voortdurende verbetering voor de toekomst

“Versie twee bereidt Zorgbedrijf Antwerpen voor op de toekomst”, gaat Berlanger verder. “Ik noem heel voorzichtig het woord zelfroostering, maar die kant willen we wel op.”

De Rooze illustreert: “Veel senioren krijgen rond acht uur ontbijt geserveerd, terwijl sommige bewoners dat eigenlijk liever om zeven of tien uur willen. Als we dit soort wensen van de klant in beeld krijgen, weten we ook hoeveel medewerkers er op diverse tijdstippen nodig zijn. Dus stel – er zijn twintig mensen die om zeven en tien mensen die om tien uur willen ontbijten. Dan weten wij bijvoorbeeld dat we voor dat eerste tijdstip vier en voor het laatste moment twee medewerkers nodig hebben. En de werknemers zijn vrij om op die vraag te anticiperen. Een beetje in de trend van het thuiswerken.”

“Een innovatieve personeelsinzet bedient de werkgever, de medewerker én de klant”, besluit Berlanger. “En het wederzijdse vertrouwen in deze samenwerking maakt de implementatie ervan meer dan mogelijk.”