Qu’est-ce qu’un moment de passation?

Lorsque une équipe termine et qu’une autre commence, il y a un moment critique: la passation. Un bon moment de passation garantit que les informations essentielles ne se perdent pas et que la continuité est assurée.

Un moment de passation est la période durant laquelle l’équipe sortante et l’équipe entrante se rencontrent pour échanger sur les tâches, les statuts et les points particuliers. Cela est essentiel dans les secteurs où la sécurité et la continuité sont prioritaires, comme les soins de santé, l’industrie de process et la logistique.

Bien que souvent bref, ce moment constitue le lien entre deux équipes. Sans passation structurée, des erreurs surviennent, du travail est refait ou des incidents critiques passent inaperçus.

Le défi de la plannification

Planifier les moments de passation est souvent un véritable casse-tête pour les planificateurs. Il faut notamment décider comment les intégrer et les financer:

• Chevauchement: les équipes sont présentes en même temps (par ex. 15 ou 30 minutes). C’est la méthode la plus sûre, mais elle augmente les coûts salariaux et le facteur brut/net.
• Passation à chaud vs. à froid: lors d’une passation “à froid”, les collaborateurs se contentent de laisser un rapport. Nos consultants déconseillent cette méthode pour les processus critiques en raison du risque élevé de mauvaise communication.

Dans un planning en équipes, le moment de passation doit être explicitement intégré dans les horaires de travail afin d’éviter les heures supplémentaires non planifiées.

Qu’est-ce qui rend une passation efficace?

Nos conseillers observent que les meilleures passations sont courtes, précises et structurées. Les éléments clés sont:

• Standardisation: utilisation de checklists ou de journaux de bord (souvent numériques via des logiciels WFM).
• Focus sur les écarts: ne pas répéter le fonctionnement normal, mais se concentrer sur les anomalies ou les points nécessitant une attention particulière.
• Responsabilités claires: qui transmet l’information et qui en confirme la réception?

Efficacité versus sécurité

Dans de nombreuses organisations, le moment de passation est sous pression pour des raisons de réduction des coûts. Cependant, supprimer ce temps conduit souvent à une perte d’efficacité sur le terrain, car la nouvelle équipe doit consacrer du temps à reconstituer elle-même la situation. Dans un processus de planification professionnel, la passation est donc considérée comme un investissement nécessaire en qualité et en sécurité.

La passation dans votre organisation se déroule-t-elle difficilement?

Vous perdez des informations entre équipes ou la passation est trop longue? Nos conseillers peuvent optimiser ce processes et l’intégrer à votre planning.