Un planning est une prévision, mais la réalité suit rarement le scénario prévu. Le management intrajournalier consiste à surveiller et à ajuster en permanence les opérations au cours de la journée, afin de garantir en permanence l’équilibre entre l’offre de travail et les effectifs disponibles.
Même avec les prévisions les plus précises, des imprévus peuvent survenir: un pic soudain de la charge de travail, une panne du système ou un taux d’absentéisme supérieur à ce que permet la marge de sécurité. Le management intrajournalier est l’outil qui permet d’éviter que ces écarts ne dégénèrent en chaos ou en stress.
Alors que la planification du personnel classique se concentre sur le moyen terme (l’élaboration des plannings), le management intrajournalier se concentre sur le court terme: la mise en œuvre du jour même. On peut voir cela comme un cycle continu: le planificateur établit la meilleure prévision possible, et le responsable de le management intrajournalier résout les écarts inévitables. Sans une bonne planification de base, la gestion quotidienne est impossible; sans gestion quotidienne, la planification n’est qu’une réalité sur le papier.
Lorsque l’effectif réel s’écarte du niveau prévu, le manager intrajournalier dispose de trois leviers principaux:
Le management intrajournalier s’appuie sur des données en temps réel. En comparant en permanence les données réelles (ce qui se passe actuellement) avec le planning, il est possible d’intervenir de manière proactive avant que les niveaux de service ne soient compromis. Cela rassure les collaborateurs: ils savent que quelqu’un surveille la situation et intervient si la charge de travail devient trop importante.
Le saviez-vous? Le management intrajournalier constitue une boucle de rétroaction cruciale. En analysant les raisons pour lesquelles la réalité s’est écartée des prévisions, le planificateur obtient des données précieuses qui lui permettent d’affiner sans cesse les prévisions futures et la planification normale des effectifs.
Sans un pilotage intrajournalier efficace, le flux sur le lieu de travail disparaît. Les collaborateurs ont le sentiment d’être soumis aux aléas de la journée. Le management intrajournalier apporte la stabilité nécessaire pour maintenir la concentration, même lorsque tout ne se déroule pas comme prévu.
Les temps d’attente s’allongent-ils souvent ou manquez-vous de contrôle sur la charge de travail ad hoc? Nos consultants vous aident à structurer un management intrajournalier efficace, pour réaligner votre planification sur la réalité.