5 erreurs courantes dans la planification du personnel

22 July 2018
Nouvelles

Il y a beaucoup de travail à faire pour établir les horaires. Pensez-vous simplement à des changements de planification inattendue, à des problèmes de matériaux, à une sur- ou sous-utilisation, etc. Bien que chaque planificateur ou répartiteur s’efforce d’obtenir une planification optimale et de bons horaires, ce n’est pas toujours facile. Quelles erreurs dans la planification du personnel sont le plus souvent constatées dans la pratique ? N’oubliez pas qu’un planificateur averti en vaut deux !

1. Faire la planification trop tard

Les planificateurs ou les répartiteurs sont parfois tellement concentrés sur les événements quotidiens qu’ils sont en retard dans la planification des collègues. L’établissement d’horaires de travail définitifs est reporté aussi longtemps que possible en cas de “situation imprévue”. Il n’y a rien de mal à cela, mais cela peut être très difficile, surtout dans le cas de la planification quotidienne. Après tout, vos employés veulent savoir à temps quand et où ils doivent travailler. Ou les missions qu’ils doivent effectuer. Bien entendu, cela crée de la frustration chez les employés et donne plus de temps au planificateur ou au répartiteur.

La solution

Planifiez une heure fixe dans votre calendrier pour en arriver à une version ” finale ” de l’horaire. Choisissez un jour spécifique ou une heure de la journée. Donnez-vous, ainsi qu’à vos collègues, une date limite pour la planification des services ou des tâches. Cela créera une routine et vous aidera à identifier les problèmes plus rapidement.

2. Panique à chaque changement de dernière minute

Vous avez fait la planification pour le lendemain ou la période suivante, et vos collègues en sont conscients. Soudain, un employé est malade, certains matériaux ne peuvent pas être livrés à temps, ou un appel urgent arrive d’un client important qui ne peut pas attendre du tout. Ou, dans le pire des cas, une combinaison de toutes ces choses. En tant que manager ou planificateur, vous serez appelé à trouver une solution. La pression et le stress augmentent.

La solution

Restez calme et planifiez ! Prenez du recul et regardez les différentes directions de la solution. Ne vous pressez pas. Demandez à votre manager ou à vos collègues de prendre des décisions dans la planification. Il ne sert à rien d’envoyer des messages de panique, des appels téléphoniques ou des courriels dans les deux sens. Cela prend non seulement du temps, mais cela peut aussi être source de confusion.

3. Insuffisance ou absence de communication au sujet de la planification

La communication entre les employés, la direction et/ou les clients est très souvent un problème dans la planification du personnel. Êtes-vous transparent sur la façon dont les décisions sont prises ? Pourquoi, par exemple, un employé doit-il faire un travail difficile ? Souvent, il n’y a pas de bons ou trop peu de rapports à la direction, de sorte que les manques et les problèmes sont détectés tardivement. Nous constatons régulièrement que les clients finaux ne sont pas informés à temps avec les changements d’horaires.

La solution

Soyez ouvert aux employés lorsque plus d’efforts que d’habitude sont requis. Ou pourquoi il y a un changement soudain. Si vos collègues comprennent comment les horaires sont établis, ils feront preuve de plus de sympathie. Engagez-les dans la planification, ils sont les yeux sur le lieu de travail. À intervalles réguliers, planifiez une rencontre avec le directeur pour discuter de toute difficulté ou défi dans la planification et pour trouver des solutions. Soyez toujours professionnel envers vos clients. Faites preuve de compréhension s’ils ont un problème et cherchent une solution ensemble.

4. Communication sur les changements

Un horaire de travail change tout le temps. Plus l’horaire de travail change souvent, plus il est probable qu’un collègue oubliera ces changements. C’est très ennuyeux lorsqu’un employé découvre le matin que l’horaire quotidien est soudainement complètement différent. Surtout lorsque les articles ont déjà été commandés.

La solution

Rendre votre emploi du temps disponible en ligne, de sorte que tout le monde puisse y accéder facilement, est déjà d’une grande aide. Grâce à un bon outil en ligne, vous pouvez envoyer automatiquement un message à chaque employé avec l’horaire le plus récent. Même si ça change à la dernière minute. Précisez aussi clairement les accords concernant la clôture et la communication de l’emploi du temps (quotidien). Décidez d’une date à laquelle vous clôturerez la planification pour la période ou la journée à venir.

5. Illusion du jour

Une planification du personnel qui se concentre uniquement sur le court terme a de nombreuses conséquences. Il faut penser aux pics et aux creux qui ne sont pas (ou ne peuvent pas être) absorbés, laisser des heures qui ne sont pas prises, des réparations ou des tâches qui doivent attendre, des troubles dans la planification du personnel, etc. Un réflexe naturel de nombreux planificateurs est qu’ils n’abordent les problèmes que quand ils atteignent un moment critique. Et puis c’est trop tard. Des services exceptionnels ou des tâches non planifiées sont le signe que votre chiffre d’affaires n’est pas au rendez-vous.

La planification est constamment tournée vers l’avenir et l’anticipation. En tant que planificateur, quand vous êtes occupé toute la journée avec des questions de collègues, des problèmes de clients ou des incidents au sein de l’équipe, vous avez peu de temps pour planifier en amont. Savez-vous combien de travail vous vous attendez à faire au cours d’une certaine période de temps ? Avez-vous une idée de la disponibilité des employés ? Avez-vous des solutions pour les pics et les creux du travail ?

La solution

Libérez du temps pour la planification proactive et l’évaluation des risques. Le nombre d’incendies diminuera et il y aura plus de temps et de repos pour d’autres tâches. Déterminez le nombre d’employés dont vous disposez et la quantité de travail que vous prévoyez d’ accomplir. Regardez les chiffres de la même semaine de l’année précédente. Y a-t-il des pics et des creux dans le travail ? Y a-t-il certaines tâches ou activités que vous pouvez planifier longtemps à l’avance ? Précisez clairement votre planification et concluez des accords. Identifier et justifier les problèmes à la direction. Commencez à travailler avec la planification des capacités.