Planification centrale et réduction des heures supplémentaires
GasthuisZusters Antwerpen (GZA) est une organisation regroupant des établissements de soins et de bien-être. Le groupe se compose d’un hôpital avec trois sites et de plusieurs maisons de repos. GZA emploie près de 4 000 collaborateurs. Face à la complexité croissante de la planification, GZA a fait appel à l’expertise de Déhora.
Inquiétude dans le secteur: heures supplémentaires
Chaque jour, environ 1 300 patients se rendent à l’hôpital. Sur les trois sites, 3 170 employés compétents et enthousiastes, ainsi que 385 médecins spécialisés dans les disciplines les plus diverses, sont à leur disposition. Les huit maisons de repos offrent un foyer à 827 personnes âgées, qui bénéficient toutes de soins personnalisés et professionnels au sein de GZA.
En 2005, une grande inquiétude a émergé dans le secteur des soins de santé lorsqu’un hôpital a été condamné pour la première fois à la suite d’une visite de l’inspection sociale. Historiquement, de nombreuses heures supplémentaires s’étaient accumulées au sein du groupe GZA. Les responsables avaient uniquement été formés à l’utilisation du logiciel de l’époque, sans connaissance des « bons principes » de planification. Ils établissaient les horaires de travail selon leur propre jugement. GZA a décidé de prendre des mesures à cet égard.
GZA fait appel à Déhora
En janvier 2010, une nouvelle convention collective de travail (CCT) a été approuvée au sein de GZA, modifiant le statut du personnel, y compris une indemnité de flexibilité et un protocole d’horaires de travail. Déhora a été sollicitée pour assister dans la réalisation et la mise en œuvre de ce protocole.
Plusieurs groupes de travail ont été créés pour formuler un protocole de planification clair, en conformité avec la législation. Une formation interne intitulée « Planifier est un métier » a été organisée pour tous les infirmiers-chefs. Cette formation portait sur les méthodologies et principes d’une bonne planification des effectifs, y compris les aspects liés à la santé. Enfin, certains employés, avec l’accompagnement de Déhora, ont été chargés de coacher leurs collègues.
« Au début, le personnel était plutôt sceptique face à ce projet et à l’application plus stricte des réglementations. Mais les retours des services pilotes indiquent qu’il y a maintenant plus de calme, de certitude et de stabilité autour de la planification. Ces services se soucient également moins de la garantie de la présence sur le terrain. » – Geert Goossens, directeur du personnel et de la communication.
Vers une planification centrale
En 2012, les hôpitaux Sint-Vincentius et Sint-Jozef ont fusionné avec l’hôpital Sint-Augustinus. Il a été décidé, avec l’aide de Déhora, de créer une cellule centrale de planification pour mieux soutenir les différents services en matière de planification. L’objectif était également d’optimiser la planification de l’équipe mobile et des employés intérimaires. Grâce à cette nouvelle structure formelle, GZA souhaitait avoir un meilleur contrôle sur tous les aspects de la planification du personnel.
Une cellule centrale de planification a été mise en place, impliquant divers acteurs clés de l’organisation. Deux coaches en planification assurent la coordination et la direction. Tous les infirmiers-chefs bénéficient tour à tour d’un accompagnement prenant en compte le budget, les clés d’horaires, la mixité des qualifications et les temps de travail.
Là où cela était possible et souhaitable, un plan de déploiement a été élaboré conjointement. Si nécessaire, les infirmiers-chefs sont soutenus dans la mise en œuvre des changements. Chaque mois, tous les services reçoivent un rapport incluant la planification des congés, l’utilisation du personnel, l’évolution des soldes d’heures supplémentaires, ainsi que les observations des coaches en planification.