Planification du personnel éclatée après fusion

L’ASBL Asster (Frères de la Charité) est le plus grand hôpital psychiatrique du pays, né de la fusion de deux hôpitaux psychiatriques à Saint-Trond. Plus de 2000 admissions sont réalisées chaque année, et ce nombre est en augmentation. Pour garantir la qualité des soins, Asster s’engage constamment dans diverses initiatives, dont la professionnalisation de sa planification du personnel.

Passion pour les soins psychiatriques

Pour améliorer la qualité des soins, l’hôpital participe en permanence à divers projets de rénovation des soins. Cela inclut une attention accrue aux soins à domicile, l’aide en ligne, l’hospitalisation de jour et les soins spécialisés dans diverses formes de logement. Asster souhaite être un pionnier dans les modules de soins innovants qui correspondent au mieux au quotidien des patients. Une planification du personnel excellente fait naturellement partie de cet objectif.

L’ASBL Asster compte environ 850 employés et 20 médecins, qui fournissent des soins de qualité et en toute sécurité avec beaucoup de passion. Les employés sont répartis sur deux campus avec une trentaine de départements. Les soins eux-mêmes sont subdivisés en différents clusters de psychologues, infirmiers, aides-soignants, thérapeutes, etc.

Cette dispersion rend la planification du personnel une tâche complexe, composée de divers accords, définitions et méthodes de travail. Cela a généré beaucoup de frustrations.

Des îlots dans la planification du personnel

Asster a contacté Déhora pour obtenir une meilleure vue d’ensemble de la planification du personnel. Qu’est-ce qui ne va pas et comment pouvons-nous améliorer les choses? Afin d’obtenir une vue claire des détails de la planification actuelle et souhaitée, un PlanScan a été réalisé.

Ce PlanScan a mis en évidence deux points de douleur:

• Besoin de plus d’uniformité et de transparence, notamment en formulant et en validant les accords de planification, permettant ainsi une gestion uniforme du personnel à travers l’organisation.
• Besoin d’un meilleur soutien aux planificateurs, tant sur le plan technique qu’organisationnel, pour leur permettre de concilier leur travail de planification avec leur passion pour les soins.

Grâce au PlanScan, un plan d’action a été élaboré pour aider Asster. Certains points d’amélioration de ce rapport ont été mis en œuvre et accompagnés par Déhora.

Clarté et définition des meilleures pratiques

Un élément essentiel d’une planification du personnel uniforme est un accord commun sur les méthodes de base et les concepts fondamentaux en matière de planning. Avec Déhora, des concepts clés ont été définis et clarifiés.

Des mesures et des accords ont été définis pour des aspects tels que la planification des capacités, la planification des congés et les horaires flexibles, les changements et les ajustements, jusqu’à la législation et l’analyse du système de planification. L’organisation de la planification a été ajustée, notamment avec la création d’un coordinateur central ou d’un responsable dans les différents clusters de l’organisation. Tous les accords et définitions ont été consignés dans un protocole de planning.

En plus de l’harmonisation inter-départements, un coaching individuel des planificateurs a été mis en place, tant dans les soins qu’au sein des services de soutien. Les planificateurs ont été accompagnés individuellement dans la mise en place d’une structure de planification efficace au sein de leur département. Ils ont également reçu de l’aide pour leurs questions concernant l’outil de planification.