Qu’est-ce qu’un processus de planification?
On ne parvient pas à maîtriser la gestion du personnel et la charge de travail en prenant des décisions au cas par cas. Il faut mettre en place un processus de planification : une méthode structurée et reproductible permettant d’améliorer et d’ajuster en permanence votre planification.
Un processus de planification désigne l’ensemble des étapes cohérentes qui permettent d’aborder, d’évaluer et d’améliorer la planification du personnel. Il ne s’agit pas d’une action ponctuelle, mais d’un cycle reproductible. Nos consultants fondent ce processus sur le célèbre cycle PDCA de Deming: Plan – Do – Check – Act.
Le processus de planification travaille en étroite collaboration avec l’organisation de planification. Alors que l’organisation de planification définit la structure et les rôles (le « qui » et le « quoi »), le processus de planification décrit les étapes concrètes et le calendrier (le « comment » et le « quand »). Sans un processus efficace, même la meilleure structure organisationnelle reste cantonnée à une action réactive.
Les quatre phases du processus de planification
Le processus de planification tel que nos consultants l’appliquent comprend quatre phases successives qui se renforcent mutuellement:
1. Plan: traduire les ambitions en planification
Au cours de cette phase, vous déterminez ce que vous souhaitez atteindre. Souhaitez-vous réduire les heures supplémentaires, améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée ou optimiser le taux d’occupation? Nos conseillers vous aident à traduire ces objectifs en cadres concrets pour votre planification stratégique des effectifs et votre planification des capacités.
2. Exécution: la mise en œuvre sur le terrain
C’est ici que la planification prend forme. Sur la base des cadres et des méthodologies définis, les planificateurs établissent les plannings. Ce faisant, ils tiennent compte des contrats, des compétences et de la disponibilité des collaborateurs. C’est la phase où le logiciel de planification et les accords conclus au sein de l’organisation de planification prennent vie.
3. Vérification: comparer le plan à la réalité
C’est la phase qui est souvent négligée, mais qui, selon nos consultants, est cruciale. Les plannings ont-ils fonctionné comme prévu ? Les effectifs étaient-ils suffisants ? À l’aide de l’enregistrement des temps et de tableaux de bord, nous analysons les écarts entre la planification et la mise en œuvre réelle. Cela permet de mettre en évidence les tendances en matière d’absentéisme pour cause de maladie ou les pics inattendus de la demande de travail.
4. Agir: ajuster et apprendre
Sur la base de l’analyse effectuée lors de la phase “Vérification”, vous prenez des mesures ciblées. Faut-il adapter les normes d’effectifs? Une formation supplémentaire est-elle nécessaire ou la politique en matière de congés doit-elle être revue? Vous recommencez le cycle, mais en tirant parti des enseignements de la période précédente. C’est ainsi que se met en place une planification évolutive.
Pourquoi un processus structuré fait la différence
De nombreux problèmes de planification découlent d’un manque de structure, et non d’un manque de bonne volonté. Sans processus de planification cyclique, vous travaillez de manière réactive: vous résolvez les problèmes lorsqu’ils surviennent, mais vous n’apprenez pas comment les éviter la prochaine fois.
Un processus de planification bien conçu garantit:
- Cohérence: la politique stratégique est transposée dans la pratique quotidienne.
- Mesurabilité: vous savez exactement pourquoi une planification a été couronnée de succès ou non.
- Sérénité: comme vous anticipez sur la base de données, vous avez moins de problèmes à régler en urgence.
Le processus de planification comme modèle de croissance
Nos conseillers soulignent qu’un processus de planification n’est jamais “achevé”. Il évolue au rythme de votre organisation et de la complexité de vos besoins opérationnels. En travaillant de manière cohérente selon la méthode PDCA, vous créez une structure stable suffisamment flexible pour s’adapter aux changements du marché du travail.
Envie de passer votre processus de planification au crible?
Vous souhaitez savoir comment se porte votre processus de planification ou identifier les opportunités de croissance pour améliorer la fluidité au sein de votre organisation? Nos consultants se feront un plaisir d’examiner avec vous comment ancrer le cycle PDCA dans vos processus afin d’obtenir des plannings et des résultats structurellement meilleurs.