Vers une planification uniforme et équilibrée
La Société de Charité Chrétienne (MKL) est une ASBL où environ 600 employés donnent le meilleur d’eux-mêmes chaque jour. MKL comprend trois établissements différents, dont l’hôpital de réhabilitation RevArte. Avec toutes ces ‘unités’, une planification du personnel uniforme et équilibrée est d’une grande importance. C’est précisément cette planification qui a été source de plusieurs frustrations.
MKL demande conseil à Déhora
MKL opère de manière multidisciplinaire. Des équipes d’experts divers assurent des soins intégrés à différents groupes cibles. Les équipes comprennent notamment des médecins, des kinésithérapeutes, des psychologues, des logopèdes, des infirmiers sociaux et des ergothérapeutes, soutenus par du personnel hôtelier et des collègues des services administratifs et logistiques. Des accords et des règles clairs sont donc essentiels pour gérer la répartition du personnel et garantir des soins de qualité aux patients.
En 2016, face à des insatisfactions concernant la planification, la direction de MKL a organisé plusieurs ateliers internes. Ces ateliers ont réuni des planificateurs et des employés dans le but de clarifier les frustrations liées aux accords, méthodes de travail et horaires.
Les sessions internes ont révélé un besoin crucial de plus de clarté sur les accords et les règles. Il y avait une demande pour plus de transparence et d’uniformité entre les départements, ainsi que pour des règles équitables pour tous les employés au sein des différentes unités. Les différences de pratiques entre départements ont causé des mécontentements et des malentendus.
À la suite de cette prise de conscience, l’équipe des planificateurs a exprimé le besoin d’une formation et d’un accompagnement professionnels en gestion des effectifs. MKL a donc sollicité l’aide de Déhora pour lancer le projet “Optimisation de la planification”.
Protocole des horaires et accords globaux
La gestion du personnel est une question transversale. Il est important de partager les mêmes conceptions à travers toute l’organisation, y compris en matière de planification. Chez MKL, la planification était un enchevêtrement de règles et d’interprétations diverses. Avec l’aide de Déhora, divers concepts de planification ont été clairement définis. La clarté a été apportée sur des notions telles que la sous- ou sur-effectif, les heures supplémentaires, la planification des capacités, les congés et les horaires variables.
Six groupes de pilotage ont été constitués, chacun s’attaquant à un sujet précis comme la planification à moyen terme, la gestion des horaires, les heures variables et la flexibilité, ainsi que la législation et l’analyse du système de planification.
Les résultats ont été compilés dans un ‘manuel’ pour tous les employés et planificateurs. Ce guide, rempli de bonnes pratiques et d’accords internes, a été présenté au comité d’entreprise comme le protocole des horaires. Certaines dispositions seront intégrées dans le règlement de travail.
Accompagnement au sein des départements
Parallèlement à l’élaboration du manuel et du protocole des horaires, le projet “Accompagnement au sein des départements” a démarré. La planification a été examinée de près département par département. Les planificateurs concernés ont bénéficié du soutien d’un consultant Déhora. Des conseils utiles et des méthodes de travail ont été fournis pour aider les planificateurs à élaborer de meilleurs horaires.
Utilisation suboptimale du logiciel de planification
Le logiciel de planification faisait également partie du projet d’amélioration mené par Déhora. MKL avait adopté un nouvel outil il y a quelques années. L’analyse fonctionnelle a révélé que la solution logicielle de RevArte était une bonne option, bien que la mise en œuvre initiale ait laissé à désirer. L’utilisation et la connaissance du logiciel de planification n’étaient donc pas encore optimales. Déhora continuera à soutenir MKL pour un usage efficace de l’outil afin de soutenir la planification intégrale du personnel.