Efficacité, transparence et sérénité dans la planification

L’Agence pour l’Intégration et l’Insertion (AGII) organise des cours d’orientation sociale pour plus de 14 000 allophones. Derrière l’organisation de ces cours se cache un véritable casse-tête impliquant des élèves, des langues, des lieux et des enseignants. Pour rationaliser davantage cette planification, l’Agence a fait appel à Déhora.

Une planification complexe

L’Agence pour l’Intégration et l’Insertion contribue aux objectifs généraux de la politique d’intégration flamande, notamment par la promotion et l’enseignement des langues. Pour les « nouveaux Belges », elle organise des cours de néerlandais et des cours d’orientation sociale en langues comme le farsi, l’arabe ou le lingala. Ces cours sont dispensés par 120 enseignants répartis sur divers sites en Flandre. Lors de la planification de ces cours, les planificateurs ont rencontré plusieurs défis, provoquant parfois des frustrations. Beaucoup de temps était perdu à éteindre des « incendies ».

Il y avait un besoin urgent de plus d’uniformité dans les règles et les accords. Il fallait assurer la continuité dans l’organisation de la planification. Et surtout, la planification devait devenir plus efficace et moins chronophage. Pour la direction de l’agence, il était grand temps d’agir. C’est ainsi que Déhora est entrée en jeu.

Que peut-on encore améliorer?

Avant de pouvoir améliorer la planification, il est essentiel de disposer des bonnes informations. Qu’est-ce qui fonctionne bien et qu’est-ce qui pourrait encore être amélioré? Quelle est la situation souhaitée? Déhora a commencé par une Planscan Déhora. Il s’agit d’un audit objectif de la planification du personnel et de tout ce qui s’y rapporte.

Aucun aspect de la planification n’a été négligé. Divers angles ont été examinés, tels que l’organisation de la planification, les outils de support, les méthodes de planification, les objectifs de planification, les normes de qualité, etc. Grâce à des entretiens approfondis et à d’autres sources d’information, l’expert de Déhora a obtenu une vision claire des principales zones de tension. Les points sensibles de ce rapport ont ensuite été traduits en propositions concrètes d’amélioration.

Parmi les exemples figurent: une nouvelle organisation de l’équipe de planification, des accords transparents concernant le champ d’action des planificateurs, de nouvelles méthodes de travail et l’utilisation d’une solution logicielle de support. Le Département de Planification Administrative a également été impliqué dans l’élaboration des solutions, avec pour objectif une planification non seulement plus efficace, mais aussi plus respectueuse de l’équilibre travail-vie personnelle des employés concernés.

Pas seulement des solutions rapides

Les conseils de Déhora ne se sont pas limités à des « solutions rapides » pour obtenir des résultats immédiats. Leur approche met l’accent sur la durabilité et la faisabilité, avec une vision à long terme. Pour assurer la poursuite d’une planification efficace, des cadres de planification opérationnelle et stratégique ont été définis, posant ainsi les bases pour une meilleure qualité des plannings.

Des Indicateurs de Performance de Planification (IPP) ont été élaborés pour donner une meilleure visibilité sur les performances de la planification. Spécifiquement pour l’AGII, une première version d’un logiciel de planification en ligne a été développée pour faciliter et suivre de manière plus efficace la planification des cours, en remplacement des innombrables feuilles de calcul et documents divers. Grâce aux accords écrits, l’AGII vise désormais une planification plus structurée, plus sereine et plus prévisible, réduisant ainsi les risques de confusion ou de frustration.

Un planificateur temporaire de Déhora

Pour compenser l’absence d’un planificateur permanent, l’AGII a également fait appel à un planificateur temporaire de Déhora. Ce planificateur a intégré l’équipe de planification de l’AGII, en réalisant les plannings et en assurant le suivi des plans. Parallèlement à la Planscan, ce planificateur Déhora servait aussi de point de contact pour recueillir questions et commentaires. L’idée centrale était que le planificateur, depuis le terrain, soit un moteur pour les améliorations formulées dans la Planscan. En outre, il ou elle veillait à l’application des nouveaux accords, règles et méthodes de travail.

À propos de l’Agence pour l’Intégration et l’Insertion

L’Agence pour l’Intégration et l’Insertion soutient la politique d’intégration flamande. L’Agence regroupe divers services pour l’intégration, l’insertion, l’interprétariat social, la traduction, ainsi que les Maisons du Néerlandais (à l’exception des services des villes de Gand et Anvers, et de la Maison du Néerlandais de Bruxelles). Créée en 2014 par le gouvernement flamand, l’Agence est une fondation privée fonctionnant comme une agence autonome. Pour plus d’informations, consultez le site Agentschap Integratie en Inburgering