Planification du personnel fragmentée après une fusion

Asster, le plus grand hôpital psychiatrique de Belgique, a professionnalisé sa planification du personnel avec Déhora. À partir d’un fonctionnement fragmenté après une fusion, l’organisation a construit une approche centrale et uniforme de la planification — axée sur la structure, la transparence et la faisabilité.

Après la fusion de deux sites hospitaliers, Asster a connu une croissance rapide : plus de 850 collaborateurs répartis sur deux campus et une trentaine de services de soins. Cette expansion a engendré de la complexité : des approches de planification différentes, des systèmes d’horaires variés et des accords dispersés. Résultat : manque de transparence, coordination limitée et structures peu claires — source de frustration pour les planificateurs comme pour le personnel soignant.

De la nécessité au passage à l’action

Asster a compris qu’une professionnalisation de son workforce management était essentielle, non seulement pour planifier efficacement, mais aussi pour garantir la durabilité du travail et la qualité des soins. Déhora a donc été sollicitée pour réaliser une analyse approfondie et accompagner la réorganisation et la centralisation de la planification.

Une approche intégrée du développement organisationnel

Avec le management des soins et les planificateurs, Déhora a lancé un programme ambitieux, axé sur l’amélioration durable et l’ancrage stratégique :

• Clarté grâce à l’analyse : via un PlanScan, les points faibles et priorités ont été identifiés – manque d’uniformité, chevauchements de rôles et soutien limité aux planificateurs.

• Optimisation et standardisation des processus : tous les processus clés (horaires, temps flottants, congés, planification des capacités) ont été révisés et fixés dans un protocole d’horaires commun à l’ensemble de l’organisation.

• Pilotage centralisé : mise en place d’une coordination centrale de la planification, avec des référents par pôle et des lignes d’escalade claires dans l’organigramme.

• Coaching et formation : accompagnement individuel des planificateurs dans la structuration de leur travail et l’usage des outils logiciels.
  Des ateliers et séances de coaching ont renforcé leur rôle de lien entre la direction et le terrain.

• Outils de soutien : de nouveaux instruments et accords facilitent aujourd’hui la communication entre services, la répartition équitable des souhaits et besoins, et une meilleure maîtrise de la planification.

Au-delà de la planification : un socle pour l’agilité et la durabilité

Grâce à ce projet, Asster dispose désormais d’une base solide pour son workforce management.
Mais l’impact dépasse la simple efficacité de planification :

• Les responsables disposent d’un meilleur cadre pour gérer capacités, équipes et priorités.

• Les planificateurs travaillent dans une structure claire, propice à la coordination.

• Le personnel soignant bénéficie de plus de transparence, d’équité et de participation.

• L’organisation est mieux préparée à réagir aux fluctuations de la demande de soins et des besoins en personnel.

Déhora Consultancy a agi non seulement comme expert, mais aussi comme partenaire du changement — de la conception à la mise en œuvre, du cadre stratégique à la pratique quotidienne.