Planification optimale des techniciens et des matériels grâce à Planpoint

Hilaire Van der Haeghe est depuis 120 ans la référence en matière de distribution de matériel technique et de services associés dans le secteur des espaces verts, de l’agriculture et de la manutention. Pour soutenir durablement une croissance continue, il était nécessaire de disposer d’un système moderne de gestion des effectifs et de planification du personnel. HH a choisi Planpoint. Lisez ici pourquoi.

Entreprise familiale au rôle de premier plan

Hilaire Van der Haeghe est une entreprise familiale belge – déjà la quatrième génération – avec 120 ans d’expérience, dont plus de 80 ans dans l’agriculture et le secteur des espaces verts. L’organisation est l’importateur exclusif de marques premium telles que Fendt, Amazone, Iseki, Walker, TS, Gianni Ferrari, Ferris, Snapper, Simplicity, Köppl, Holder, Yale, etc.

Les équipements de HH comprennent diverses machines pour l’agriculture, la manutention, les parcs et jardins: tracteurs, semoirs et machines de travail du sol, pulvérisateurs, moissonneuses-batteuses, broyeurs, chariots élévateurs, tondeuses autoportées, balayeuses, camionnettes électriques, etc.

Depuis sa fondation en 1898, l’organisation a connu une croissance continue (internationale). Aujourd’hui, le champ d’activité de HH couvre l’ensemble du Benelux, et au-delà. L’organisation nourrit également des projets ambitieux d’expansion pour les années à venir. Mais les marques premium exigent évidemment un service premium. Et cela ne peut être réalisé qu’avec une organisation et une planification optimales de tous les services de soutien. C’est là qu’HH a rencontré un défi.

Besoin d’un système de planification moderne et centralisé

Pour entretenir tout son matériel, HH peut compter sur une équipe étendue et expérimentée de techniciens, répartis en quatre équipes différentes. Cependant, il n’est pas facile de maintenir une vue d’ensemble de tous les appareils, de leur entretien, de leur localisation, des réparations éventuelles et du travail en cours pour chaque technicien. En outre, certains appareils sont prêtés pour des démonstrations, ce qui complique encore la planification.

“Pour maintenir un service à un niveau constamment élevé, il est essentiel de savoir où se trouve chaque matériel, dans quel état il est, et qui a besoin de quoi et quand, afin que tout soit disponible à temps et en parfait état de fonctionnement. Les équipements, les démonstrations et les techniciens doivent être utilisés de manière optimale. Et ce n’est pas évident,” explique Kristof Van Braband, chef de projet chez HH.

Pour la planification des techniciens et du matériel, HH utilisait, entre autres, des feuilles Excel, Navision, Whatsapp, des agendas Outlook et différentes boîtes mail. Chaque équipe travaillait d’ailleurs avec des systèmes différents. Par conséquent, il était très difficile d’avoir une vue d’ensemble précise de la planification de toute l’organisation. De plus, la planification nécessitait beaucoup de travail manuel: élaboration des plannings, communication avec les techniciens et les clients, modifications, planification des commandes, etc. Bref, la planification était assez complexe, sujette à erreurs et chronophage.

En vue de la croissance future, il est devenu clair qu’il fallait changer cela. À un moment donné, HH a donc décidé de faire appel à une aide professionnelle. L’objectif était d’optimiser la planification des techniciens et du matériel dans un seul système convivial. Hilaire Van der Haeghe a cherché et trouvé un nouveau logiciel de planification.

Déhora et Planpoint: la solution idéale

Dans cette recherche, plusieurs partenaires ont été envisagés. HH a finalement opté pour Déhora et Planpoint, notre tout nouveau logiciel de planification. Déhora est spécialisé dans l’optimisation de l’utilisation des ressources humaines et des machines, en tenant compte de la capacité critique des techniciens, des différentes méthodes de planification, des calendriers, des délais, des emplacements, des distances, etc. Le tout est intégré dans un logiciel complet et accessible, offrant une aide précieuse à ceux qui l’utilisent.

Une telle collaboration intensive commence par des discussions préparatoires, des instructions concrètes, un aperçu des desiderata, un calendrier et un cahier des charges qui soient réalisables et abordables. Certains détails, comme la présence de cartes routières pour optimiser les trajets des techniciens, étaient pratiques mais non indispensables; d’autres étaient essentiels: par exemple, la possibilité pour les techniciens d’envoyer rapidement des images à distance. La priorité absolue? Éviter ou, mieux encore, prévenir les arrêts de machines.

“Ce qui nous a immédiatement frappés et séduits chez Déhora, c’est leur approche directe. On sentait tout de suite qu’ils avaient les pieds sur terre. Ils avaient de l’empathie et comprenaient les besoins réels. L’objectif était de créer un système accessible, que les utilisateurs pourraient manipuler avec un minimum d’efforts.” explique Kristof Van Braband. “Au fil d’un tel projet, on voit parfois émerger de nouveaux besoins ou des ajustements désirés ici et là… C’est un processus complexe et donc aussi un processus de croissance organique. Pour Déhora aussi, d’ailleurs. Mais ce que nous avons particulièrement apprécié dans tout ce processus, c’est leur approche orientée solutions.”

Les résultats avec Planpoint

La planification des techniciens et du matériel est désormais centralisée dans un système moderne et clair. Ce système est accessible aux planificateurs et aux employés à tout moment et en tout lieu, car il est disponible via le cloud. Tout le monde est ainsi toujours au courant des nouvelles tâches et des modifications.

L’application mobile de Planpoint est d’ailleurs très appréciée des techniciens. Ils peuvent rapidement voir quelles commandes ils doivent exécuter, chez quel client. Et grâce à une meilleure vue d’ensemble, les plannings de toute l’organisation peuvent être optimisés. Depuis que Hilaire Van der Haeghe a adopté Planpoint, l’engagement des employés a considérablement augmenté. La création des plannings demande désormais beaucoup moins de temps et d’efforts. De plus, l’entrée et l’enregistrement des commandes se font désormais automatiquement grâce à une connexion avec Navision.