Rousselot Gent fait appel à des conseils et à une aide pratique pour la planification de la production

Un système d’équipes en continu avec des horaires individuels peut représenter beaucoup de stress et de casse-tête pour un planificateur de production. Et comme si cela ne suffisait pas: que faire si ce planificateur permanent décide soudainement de jeter l’éponge? Grâce à une approche ciblée de Déhora, Rousselot Gent a pu compter à la fois sur des conseils et un soutien pratique par un planificateur de Déhora. Lisez la suite pour découvrir l’histoire.

Une usine tournée vers l’avenir

Rousselot est le plus grand producteur mondial de gélatine et de peptides de collagène, et une filiale de la multinationale américaine Darling Ingredients.

La gélatine est une protéine polyvalente, inodore et incolore, fabriquée à partir de peaux d’animaux. Elle est utilisée, par exemple, pour renforcer la texture des bonbons et des capsules de médicaments. Le collagène, ou gélatine hydrolysée, est un complément alimentaire qui met en valeur les propriétés nutritionnelles des produits. Il s’agit d’un produit à valeur ajoutée très prometteur, qui contribue même à lutter contre le vieillissement de la peau. Les clients de Rousselot se trouvent donc, entre autres, dans les secteurs pharmaceutique (gélules dures, gélules molles), de l’industrie alimentaire (desserts, confiseries, produits laitiers, émulsifiants) et, de plus en plus, dans le secteur de la santé (boissons pour sportifs et applications médicales).

Au sein du groupe mondial, Rousselot Gent est reconnu comme centre de compétence européen et usine de référence. Depuis 2011, le centre de recherche mondial de Rousselot est situé à Gand, où travaillent des chercheurs et des techniciens de laboratoire de nombreuses nationalités. En 2019, une usine pilote a même été construite pour tester de nouvelles technologies. En prime, le site de Gand a été deux fois récompensé par la VOKA comme “Usine du Futur”. Le produit phare en développement, Xpure, est un collagène très pur qui sera utilisé pour fabriquer, entre autres, des éponges hémostatiques. Ces éponges sont utilisées pour coaguler le sang lors des opérations et sont ensuite absorbées par le corps.

En résumé, l’innovation est garantie, mais il est essentiel que la gestion du personnel suive cette dynamique. Malheureusement, cela n’a pas toujours été le cas. Certains services ont été automatisés, mais les horaires des équipes n’ont pas suivi le même rythme. Rousselot a donc recherché un partenaire adéquat pour réévaluer cette planification. La mentalité pragmatique et l’approche ciblée de Déhora ont immédiatement séduit.

Le défi: une production continue sans équipes fixes

L’usine de production de Rousselot Gent fonctionne en continu, mais il n’y a plus aujourd’hui d’équipes fixes. Cette situation est en grande partie due à l’automatisation progressive, combinée à une réduction graduelle du personnel.

Au fil des ans, le nombre d’employés en production est passé de 200 à environ 70. Initialement, certains services n’étaient pas assurés en continu, ce qui fonctionnait plutôt bien. Malgré la réduction des effectifs et les innovations, les horaires des équipes sont restés inchangés. Cependant, toutes les tâches doivent désormais être effectuées en continu, alors que le personnel ne travaille toujours pas en continu.

Annelies Deridder, directrice des opérations chez Rousselot, explique: « Cela crée une dynamique particulière dans la création et le suivi des plannings d’équipes. Il y a des équipes pour lesquelles nous avons beaucoup de monde, mais il y a aussi des équipes pour lesquelles nous manquons de personnel. Il n’y a pas de répartition collective équilibrée, ni de ligne directrice. Par conséquent, chacun se concentre sur lui-même. »

Un autre facteur est que les opérateurs de l’usine sont régulièrement sollicités pour participer à de nouveaux projets de recherche et développement. Ces personnes sont en quelque sorte retirées de leur service, ce qui complique encore plus l’élaboration des plannings: qui peut et veut remplacer?

En bref, c’est un travail très chronophage et difficile pour le planificateur de production, qui doit veiller à ce que toutes les équipes soient complètes pour garantir une production continue chez Rousselot.

Besoin d’accompagnement externe

Il était donc clair qu’il fallait changer quelque chose. Tout d’abord, il s’agissait de passer d’horaires individuels distincts à un système d’équipes collectives équilibrées. Mais par où commencer? Comment préserver une certaine flexibilité et individualité? Comment tenir compte de la santé des employés?

C’est avec ces questions que Rousselot a fait appel à Déhora. Notre consultant en gestion des effectifs est intervenu. Le point de départ a été une étude approfondie, ou une analyse organisationnelle. Différents paramètres ont été examinés de près: ETP disponibles par rapport aux ETP nécessaires, effectifs minimaux, organisation des équipes, santé physique et mentale, cadre légal, horaires actuels par rapport aux horaires souhaités, etc.

Le résultat final a été un plan d’action détaillé pour l’amélioration. Rousselot a utilisé les conseils de Déhora pour créer un cadre propice au changement.

« Nous avons évidemment beaucoup de spécificités et de situations personnelles, ce qui fait que nous ne pouvions pas tout reprendre tel quel. Mais grâce à l’analyse et aux conseils, nous avons pu dégager des pistes pour ouvrir certains sujets. Nous avons ainsi pu engager des discussions ciblées avec les opérateurs. Département par département, nous mettons en œuvre les changements. Pas à pas, nous progressons », déclare Annelies Deridder.

Besoin soudain d’un planificateur temporaire

À ce moment-là, Rousselot Gent employait depuis deux ans un planificateur de production permanent. Il était responsable de la planification de trois services: production, logistique et traitement des eaux.

Cependant, la planification du personnel dans un environnement comme celui de Rousselot est très exigeante et stressante. Il faut constamment ajuster, solliciter des collègues, faire en sorte que les choses avancent, garder une vue d’ensemble… Ce n’est pas un travail pour tous les planificateurs. À un moment donné, le planificateur permanent a exprimé le souhait de changer de poste au sein de Rousselot. Cela ne posait pas de problème. Mais soudain, Rousselot Gent avait besoin d’un nouveau planificateur à temps plein, de préférence dans les plus brefs délais.

Étant donné qu’une collaboration était déjà en cours, Déhora a pu intervenir rapidement en plaçant un planificateur opérationnel temporaire. Cela a été un grand soulagement. Les activités opérationnelles ne peuvent pas simplement être interrompues, la planification ne s’arrête jamais. Et grâce à Déhora, la continuité à court terme a été assurée.

« Ina a très bien pris en main la planification. C’est une personne impliquée, flexible, polyvalente et curieuse. Lorsque la planification est un peu moins chargée, elle aide également les autres équipes. Cela nous donne aussi une certaine flexibilité dans notre recherche d’un nouveau planificateur », explique Annelies Deridder.

Une collaboration gagnant-gagnant

Grâce au soutien externe de Déhora, Rousselot se trouve dans une position avantageuse pour rechercher un nouveau planificateur sans prendre de décisions hâtives. Ils peuvent prendre le temps de trouver la bonne personne. Et ensuite, ce nouveau planificateur pourra démarrer immédiatement sous la supervision du planificateur de Déhora.

Un avantage supplémentaire: les planificateurs et consultants de Déhora ne viennent jamais seuls, ils apportent avec eux l’expérience et les connaissances des projets précédents.

Annelies Deridder conclut: « Les consultants et planificateurs de Déhora ont une vue d’ensemble de la planification du personnel. Ils anticipent l’avenir, au lieu de se concentrer uniquement sur la planification quotidienne. Ils réfléchissent à ce qui est prévu pour le mois prochain, ce qui leur permet de ne pas être pris au dépourvu. Ainsi, la planification se déroule mieux qu’auparavant. Bien sûr, il y a certaines sensibilités dans un environnement comme celui de Rousselot. Elles ne sont pas toujours faciles à saisir pour un planificateur externe, mais c’est aussi pour cela que les collègues sont là! »