La planification du personnel et le contrôle central en pleine forme chez Basic-fit

Avec plus de 170 clubs, Basic-Fit est la plus grande chaîne de fitness en Belgique. L’entreprise emploie plus de 770 collaborateurs. Pour garantir que toutes les salles puissent rester ouvertes, une équipe flexible d’hôtes et hôtesses de secours a été mise en place. Un planificateur expert de Déhora a temporairement renforcé l’équipe pour élaborer cette planification flexible.

Basic-Fit est connue pour être une organisation en mouvement perpétuel. La satisfaction de ses membres est au cœur de ses préoccupations, et des solutions sont continuellement recherchées pour améliorer et rendre le service plus accessible. Cela passe par des horaires d’ouverture étendus (dans certains clubs, 24 heures sur 24) ou par la possibilité de s’entraîner 7 jours sur 7.

Hôtes et hôtesses mobiles

Pour maintenir l’ouverture de toutes ses salles, Basic-Fit fait appel à des hôtes et hôtesses enthousiastes. Ils sont les premiers points de contact sur le terrain. Cependant, il est parfois difficile d’assurer la présence nécessaire dans les 170 clubs simultanément.

Chaque club compte quatre membres d’équipe permanents. Pour chaque créneau horaire, un seul membre suffit pour maintenir le club ouvert. Il arrive parfois que deux des quatre membres d’une équipe soient absents en même temps, en raison de maladie, de congé ou de postes vacants. Dans ce cas, les deux hôtes ou hôtesses restants doivent maintenir le club en activité 7 jours sur 7. Pour éviter qu’un ou plusieurs clubs ne souffrent de pénurie de personnel, Basic-Fit a mis au point une méthode pour déployer des hôtes et hôtesses mobiles.

Soutien d’un planificateur de Déhora

Après une première phase de test réussie avec des hôtes mobiles, cette planification flexible a été déployée à plus grande échelle. Basic-Fit a recherché un planificateur permanent pour prendre en charge cette tâche. Pour faciliter la transition vers un planificateur permanent, un planificateur temporaire de Déhora a été appelé en renfort.

Le planificateur expert de Déhora a été chargé de la planification hebdomadaire et quotidienne des hôtes mobiles. Il a également assuré les rapports et les analyses hebdomadaires pour suivre l’avancement du projet. Grâce à son focus total sur la planification flexible, des ajustements ont pu être apportés pour rendre la planification encore plus efficace, tout en respectant l’idée initiale.

« Le planificateur de Déhora nous a été d’une grande aide. En très peu de temps, il était opérationnel et a pu travailler de manière autonome. Il a collaboré étroitement avec les managers de région et de cluster, et leurs retours ont été également positifs. Le planificateur était calme, toujours disponible et serviable. En bref, nous avons vécu son arrivée comme une expérience très positive, et son départ malheureusement comme une perte. » Steffi Dierckxsens – HR Business Partner

Organisation du bureau central de planification

La planification des collaborateurs mobiles a d’abord été appliquée dans trois régions. Quelques mois après l’arrivée du planificateur de Déhora, le système a été déployé avec succès dans 11 des 13 régions de Basic-Fit. Cette expansion a nécessité une force de planification supplémentaire, ce qui a conduit à la création d’un véritable bureau de planification avec des planificateurs motivés. Déhora a aidé à organiser et à structurer cette nouvelle équipe de planification chez Basic-Fit. Sur la base des expériences du planificateur de Déhora, divers prérequis ont été définis (comme le nombre de planificateurs et les compétences nécessaires) pour planifier l’ensemble des clubs en Belgique. Les bonnes personnes ont été recrutées et une équipe centrale de planification a été mise en place.

Étant donné que le rôle de “planificateur en chef” impliquait de nombreuses responsabilités, Basic-Fit a fait appel à Déhora pour trouver le candidat idéal pour ce poste. Ce nouveau collaborateur devait finalement succéder au planificateur expert de Déhora et diriger l’équipe de planification. Déhora a recherché et trouvé le nouveau leader d’équipe.