Le shrinkage est un terme générique qui désigne l’ensemble des heures indirectes qui ne sont pas directement liées à un flux de travail. C’est le « facteur de perte » dont toute planification réaliste a besoin pour tenir la route.
Dans un monde idéal, chaque personne planifiée est effectivement au travail. En pratique, du temps se perd à cause des congés, des maladies, du coaching et des formations. Dans le Workforce Management, on appelle cela le shrinkage. Si vous n’en tenez pas compte, votre objectif de couverture devient irréaliste et la pression de travail augmente immédiatement.
De nombreuses organisations travaillent avec un pourcentage standard de 30 %, mais la réalité est plus complexe. L’intelligence temporelle consiste aussi à prévoir vos heures indirectes. Tout comme vous établissez des prévisions pour la charge de travail, vous devez tenir compte des tendances en matière d’absentéisme ou des congés saisonniers. Ce n’est qu’ainsi que vous pouvez déterminer le coefficient brut réel nécessaire dans votre plan de capacité.
Le taux total d’absences constitue la base directe de votre facteur brut-net. Là où le shrinkage indique la diminution, le facteur brut-net vous indique par quel nombre multiplier le besoin net en personnel pour obtenir un volume d’heures contractuelles réaliste.
Le calcul: supposons que vous ayez déterminé qu’il vous faut 10 personnes (net) pour un shift et que le facteur de perte est de 20 %. Votre facteur brut-net est alors de 1,25 (1 / 0,80). Pour avoir réellement 10 personnes au travail, vous devez donc en planifier 12,5.
Un planificateur avisé ne considère pas ces heures comme du « waste », mais comme un levier d’action. En utilisant intelligemment la flexibilité des composantes (par exemple en déplaçant des sessions de coaching en cas de pic d’activité imprévu), vous gagnez en agilité et maintenez la fluidité des opérations.
Le saviez-vous? Il est utile de définir des accords clairs sur la responsabilité des processus. Lorsqu’un chef d’équipe approuve des congés supplémentaires en dehors de la planification, cela a un impact direct sur l’accessibilité et les coûts.
Vous avez l’impression de manquer de contrôle sur l’utilisation des heures ? Comparez alors systématiquement les données réelles à vos prévisions. En surveillant les tendances, vous pouvez ajuster votre gestion de capacité à temps. Ainsi, la planification repose sur la réalité actuelle, et non sur un chiffre budgétaire obsolète.
Avez-vous l’impression que vos plannings « ne tombent jamais tout à fait juste » ou que vous perdez le contrôle des coûts ? Nos conseillers vous aident à cartographier vos absences réelles, afin que vous puissiez à nouveau planifier avec une marge pour la qualité et la rentabilité.