Qu’est-ce que la flexibilité interne et externe?
La flexibilité ne consiste pas seulement à absorber les pics d’activité avec des intérimaires. Pour être réellement agile, une organisation doit trouver un équilibre entre ses ressources internes et externes, ainsi qu’entre la quantité (heures) et la qualité (compétences).
En Workforce Management, nous distinguons fondamentalement deux leviers pour créer de l’agilité: la flexibilité interne et la flexibilité externe.
La distinction: interne vs externe
La flexibilité interne repose sur la capacité d’adaptation de vos collaborateurs permanents. L’objectif est d’utiliser au mieux la capacité disponible. Cela renforce l’engagement et permet de conserver les connaissances en interne, mais exige une grande maturité en matière de planification.
La flexibilité externe consiste à chercher des solutions en dehors de l’organisation. Elle s’appuie sur un vivier de partenaires, freelances ou intérimaires. Elle permet une montée en charge rapide et protège le noyau permanent contre la surcharge, mais implique souvent des coûts plus élevés et un risque de perte de qualité.
La matrice de flexibilité
Pour déterminer quelle forme de flexibilité activer à quel moment, nous utilisons la matrice de flexibilité. Elle relie le choix interne/externe au besoin en quantité (heures) ou en qualité (compétences).
Les quatre quadrants de la flexibilité
1. Quantité interne: flexibilité du temps de travail
Adapter le volume d’heures au sein de l’équipe permanente. C’est la solution la plus utilisée pour préserver la continuité sans recruter immédiatement.
- Banque d’heures & systèmes plus/minus: travail avec un système JUS ou KUS.
- Horaires variables: les collaborateurs déterminent en partie leurs propres horaires.
- Heures supplémentaires: pour absorber des pics courts et ponctuels.
2. Qualité interne: flexibilité fonctionnelle
Il s’agit d’utiliser plus intelligemment les heures disponibles en élargissant les compétences de l’équipe.
- Polyvalence: collaborateurs capables d’assumer plusieurs rôles.
- Équipe mobile: une équipe volante qui intervient dans les différents services là où le besoin est le plus urgent.
3. Quantité externe: flexibilité contractuelle
Vous faites appel à des ressources externes pour augmenter les effectifs.
- Pool de main-d’œuvre: un vivier interne de travailleurs appelables.
- Intérimaires: montée en charge rapide en cas de pics imprévus d’activité.
4. Qualité externe: recours à l’expertise externe
Vous comblez les manques en faisant appel à des compétences spécifiques externes.
- Freelances et spécialistes: recours à des indépendants pour des projets spécifiques.
- Externalisation: délégation de flux de travail complets.
Maintenir l’équilibre
Une organisation saine est active dans les quatre quadrants. Une focalisation excessive sur un seul levier (par exemple uniquement les heures supplémentaires) entraîne de la fatigue et une baisse de la qualité des plannings. L’art de l’intelligence temporelle consiste à trouver la combinaison qui apporte le plus de stabilité sur le terrain au coût le plus optimal.
Quelle flexibilité pour votre organisation?
Vous avez du mal à déterminer dans quel quadrant se situe la solution à votre problématique de capacité? Nos consultants utilisent la matrice de flexibilité pour élaborer avec vous une stratégie durable et rentable.