Auto-planification au sein du groupe ASBL Compostela

Le Centre de Soins et de Repos Cocoon, situé à Anvers, est l’une des structures de soins pour personnes âgées gérées par l’ASBL Compostela. Pour répondre aux besoins et demandes de ses 760 résidents et clients, l’ASBL Compostela emploie environ 530 collaborateurs. Les valeurs essentielles attendues de leurs employés sont le respect, la gentillesse et la compétence. La compétence va au-delà de l’exécution technique du métier: il ne s’agit pas d’un travail de routine, mais de soins adaptés et personnalisés.

Le contexte

Le MRS Cocoon cherchait un outil de planification capable d’aider les infirmières-chefs à établir les horaires de travail de leurs équipes. C’est au cours de cette recherche qu’ils ont découvert, via Déhora, le concept scandinave populaire de l’auto-planification. Ce concept confère la responsabilité et l’autorité pour la création du planning mensuel non plus au supérieur hiérarchique ou au planificateur, mais à l’équipe elle-même.

Plus d’autonomie

Chaque membre de l’équipe entre désormais ses propres heures, et l’équipe vérifie ensuite s’il y a des chevauchements ou des lacunes dans les exigences de la planification. De cette manière, ils optimisent ensemble le planning. Ce système est en phase avec l’octroi de plus d’autonomie et de marges de manœuvre aux employés et aux équipes, ce qui constitue l’un des principes de base de l’organisation du travail innovante.

Après un an, le MRS Cocoon a déjà observé les premiers résultats positifs. « Autrefois, un responsable reconnaissait à peine son planning une journée après l’avoir communiqué. Les employés n’étaient souvent pas satisfaits du planning imposé de manière descendante et commençaient à échanger leurs horaires entre eux. Avec le système d’auto-planification, nous avons constaté après sa mise en œuvre une diminution de 31% des perturbations de planning (par exemple, un jour de repos devient un jour de travail ou un échange de service) », explique fièrement le directeur.

Ne pas rendre les règles trop strictes

Établir un planning est une tâche complexe et chronophage qui doit répondre à de nombreuses exigences et attentes, notamment en matière de besoins en personnel, de qualifications suffisantes, de conformité légale, de respect des règles de santé, et de stabilité des horaires. L’auto-planification, combinée à un outil de planification adapté, simplifie cette complexité.

Sonja Jacobs, ancienne infirmière-chef au MRS Cleo à Berchem, ajoute: « Un argument supplémentaire pour adopter l’auto-planification dans notre organisation était le travail avec des équipes autonomes et l’attribution de plus de responsabilités. L’auto-planification présente des avantages indéniables pour l’organisation. Par exemple, les responsables passent moins de temps à ‘éteindre des feux’, ce qui leur laisse plus de temps pour la préparation des politiques et les projets innovants. De plus, nous avons constaté une réduction de l’absentéisme, en particulier de l’absentéisme gris. »

Un parcours sans faille?

Toutes les structures du groupe n’ont pas encore adopté l’auto-planification, car il est nécessaire que cela corresponde à la culture et à la structure de l’équipe. « L’auto-planification, tout comme l’organisation du travail innovante, n’est pas une fin en soi. C’est un moyen de concrétiser votre vision et votre rêve en matière de soins aux résidents et de gestion des employés », explique le directeur.

« Le rôle du responsable hiérarchique est et reste essentiel. Bien sûr, un responsable passe maintenant moins de temps à élaborer techniquement les plannings, mais ce temps doit être utilisé pour soutenir, encourager et coacher les employés. En somme, on pourrait dire que nos responsables ont évolué de créateurs de plannings à créateurs d’équipes. »

Avant l’introduction de l’auto-planification, la vie privée des employés était dictée par leur planning. Désormais, ils peuvent adapter le planning à leur vie privée, permettant ainsi de concilier études, loisirs, et co-parentalité avec l’auto-planification. La communication, l’honnêteté et la transparence sont essentielles pour assurer le succès de l’auto-planification. Les employés doivent avoir une vision réaliste des possibilités et des règles légales. Il est donc important de ne pas rendre les règles trop strictes.