Des figures de proue d’une collaboration innovante

L’un cherche des solutions pour le développement, l’aménagement et la mise en œuvre de la planification du personnel, l’autre demande plus d’efficacité, moins de pression au travail et une certaine continuité dans l’affectation du personnel. Déhora Belgique et l’entreprise de soins “Zorgbedrijf Antwerpen” ont uni leurs forces il y a dix ans pour améliorer de manière durable la gestion du personnel soignant. Ensemble, ils ont développé une solution complète pour l’automatisation de la planification du personnel.

Logiciel pour la planification des tâches et des services

En 2011, l’équipe dirigeante de Zorgbedrijf Antwerpen a décidé d’optimiser et d’automatiser davantage la planification des heures de travail du personnel, en mettant l’accent sur l’efficacité et la satisfaction des employés. Déhora a été sollicitée pour développer une solution de planification « sur mesure », avec diverses fonctionnalités adaptées aux différentes divisions de soins au sein de Zorgbedrijf Antwerpen.

Le logiciel permet de planifier environ 708 employés dans les services à domicile et environ 3554 employés dans les centres de soins résidentiels de Zorgbedrijf Antwerpen.

Le module Penelope Dienstenplanning comprend toutes les fonctionnalités nécessaires pour une planification conviviale et transparente du personnel (soignant) dans les centres de soins résidentiels, avec des options pratiques telles que la possibilité de faire échanger du personnel entre différents départements et centres ou la planification des services en fonction des souhaits de présence et d’absence.

Le module Penelope Klantenplanning est une solution spécialisée pour la planification de l’aide familiale et du ménage, mais permet également d’autres types d’aide à domicile. Sur la base des employés et de leurs régimes fixes, Zorgbedrijf Antwerpen peut facilement et précisément attribuer, gérer, planifier et enregistrer les tâches ou les clients.

Progrès grâce aux échanges

Dimitri De Rooze, responsable informatique chez Zorgbedrijf Antwerpen, précise: « Au début, tout n’a pas été parfait. Mais Déhora est un partenaire qui réfléchit, agit de manière créative et propose des idées. En échangeant régulièrement, nous avons modifié notre façon de penser l’affectation du personnel. »

Et cette collaboration a porté ses fruits, selon Berlanger. « En examinant comment nous pouvons utiliser le personnel de manière flexible, nous avons abouti à un outil de planification innovant. Cela nous permet de planifier les quatre mille employés de Zorgbedrijf tout en tenant compte à la fois des intérêts individuels et de la dynamique de groupe participative. » « Le système de planification est parfaitement adapté à notre organisation », ajoute De Rooze. « Et puisque nous souhaitons participer à la transformation numérique, nous travaillons maintenant sur la version deux. »

Amélioration continue pour l’avenir

« La version deux prépare Zorgbedrijf Antwerpen pour l’avenir », poursuit Berlanger. « Je parle très prudemment de la planification autonome, mais nous souhaitons nous orienter dans cette direction. »

De Rooze illustre: « De nombreux seniors reçoivent leur petit-déjeuner vers huit heures, alors que certains résidents préféreraient le recevoir à sept ou dix heures. Lorsque nous connaissons les souhaits des clients, nous savons également combien de collaborateurs sont nécessaires à différents moments de la journée. Par exemple, si vingt personnes veulent déjeuner à sept heures et dix personnes à dix heures, nous savons qu’il nous faut quatre employés pour le premier créneau et deux pour le second. Les employés sont alors libres d’anticiper cette demande, un peu comme dans le télétravail. »

« Une gestion innovante du personnel satisfait l’employeur, l’employé et le client », conclut Berlanger. « Et la confiance mutuelle dans cette collaboration rend sa mise en œuvre plus que possible. »