L’entreprise de transport De Decker – Van Riet permet à ses employés de planifier leurs propres horaires

De Decker – Van Riet est un nom bien connu dans le monde du transport routier de personnes (public) et du transport de citernes. Il y a quelques mois, l’entreprise familiale a lancé un projet pilote dans le dépôt de Malderen pour permettre aux chauffeurs de planifier eux-mêmes leurs horaires de travail. En raison du grand succès et des bons résultats, il a été décidé de déployer rapidement ce système d’auto-planification dans d’autres dépôts. Bientôt, tous les chauffeurs de De Decker – Van Riet pourront choisir leurs propres horaires de travail.

Fondée en 1927 en tant qu’entreprise familiale, De Decker – Van Riet s’est spécialisée depuis toujours dans le transport routier. Aujourd’hui, près de 400 employés s’engagent à fournir un service ponctuel, sûr et de qualité. L’entreprise est désormais dirigée par la deuxième et la troisième génération de la famille.

C’est une organisation avec une belle histoire, mais sa plus grande force est son orientation constante vers l’avenir. C’est dans cet esprit qu’en 2019, la décision a été prise d’impliquer les chauffeurs plus activement dans la planification de leurs propres horaires.

Rudy Werelds, directeur de l’unité commerciale: « Ces dernières années, nous avons adopté une approche beaucoup plus proactive en matière de gestion des ressources humaines. La satisfaction et le bien-être de nos employés jouent un rôle de plus en plus important dans notre politique, dans tous les aspects possibles, y compris les horaires de travail. À un moment donné, nous avons décidé de moderniser complètement notre processus de planification. »

Besoins de certitude et de prévisibilité dans les horaires de travail

Jusqu’à récemment, la planification du personnel était encore organisée selon un système de rotation. Le planificateur principal établissait le planning de base pour chaque dépôt pour une période de quatre semaines. La planification de chaque chauffeur consistait en une combinaison de services pour qu’ils atteignent une semaine de travail d’environ 37 heures.

Dans une certaine mesure, les souhaits des employés étaient déjà pris en compte. Une semaine, le chauffeur travaillait principalement des services matinaux, la semaine suivante, les heures de pointe, et la semaine suivante, principalement les derniers services. Si un chauffeur préférait travailler tôt, il avait au moins un planning adapté à ses préférences une fois sur trois semaines. Les chauffeurs pouvaient également échanger leurs services avec des collègues, tant que la semaine de 37 heures était respectée. De plus, il existait un système de souhaits permettant aux chauffeurs de soumettre deux souhaits mensuels concernant leurs horaires. Cela fonctionnait principalement selon un système de points.

Rudy Werelds: « La planification du personnel restait cependant un problème récurrent. Il y avait des aspects pratiques, et les chauffeurs demandaient plus de prévisibilité et plus de flexibilité dans leurs horaires. Cela revenait régulièrement lors des réunions du comité d’entreprise et des discussions avec, entre autres, les syndicats. Pour nous, il était primordial que le processus de planification reste optimal pour que les bus roulent quand ils le doivent. Dans notre recherche de nouvelles solutions pour mieux gérer les horaires de travail, nous avons finalement contacté Déhora. »

Projet pilote d’auto-planification dans le dépôt de Malderen

Via Déhora, un cabinet de conseil indépendant en planification du personnel, De Decker – Van Riet a découvert en 2015 le système d’auto-planification. L’auto-planification est une solution pratique pour offrir aux employés plus de contrôle sur leurs horaires. Le concept est simple mais efficace: l’organisation définit le cadre: combien de travail y a-t-il? Combien de services de quel type sont nécessaires? Dans ce cadre, les chauffeurs ont ensuite la liberté de planifier leurs propres horaires. Le résultat final est un planning commun qui tient compte au mieux des souhaits et des préférences de tous les employés.

Rudy Werelds: « Nous étions complètement en phase avec cette idée, la direction était sur la même longueur d’onde. Mais à ce moment-là, le pas à franchir était encore un peu trop grand. Mais avec le temps, tous les éléments se sont finalement alignés. L’idée de l’auto-planification s’intégrait parfaitement dans la nouvelle vision de la gestion des ressources humaines et la nouvelle organisation. L’arrivée de Koen (Van Camp) en 2018 a particulièrement accéléré les choses. Koen avait eu des expériences très positives avec l’auto-planification. »

Koen Van Camp avait précédemment travaillé chez Multiobus à Tirlemont et connaissait déjà le système d’auto-planification. En fait, avec les dirigeants Jo Van Pee et Olivier Van Mullem, il avait mis en place le système d’auto-planification avec Déhora. Avec l’élan supplémentaire apporté par Koen, il a été décidé de lancer un projet pilote avec Déhora dans le dépôt de Malderen.

Koen Van Camp, responsable des opérations de transport de personnes: « Je suis un grand adepte de l’auto-planification. Lorsque je suis arrivé chez De Decker – Van Riet, j’ai insisté pour l’introduire ici. D’après ma propre expérience, je savais que les avantages de l’auto-planification étaient très nombreux. Finalement, nous avons démarré à Malderen. »

L’auto-planification fait également partie de la stratégie de recrutement et de rétention de De Decker – Van Riet. Le secteur des transports publics a connu ces dernières années un vieillissement significatif parmi les chauffeurs. Il n’est pas facile de trouver de nouveaux talents, et la concurrence est particulièrement rude. En offrant la possibilité de choisir ses propres horaires, De Decker – Van Riet envoie un message clair à ses employés actuels et futurs. On sait que des horaires flexibles et adaptés sont un atout majeur en période de pénurie sur le marché du travail.

Feedback positif et résultats de l’auto-planification

Les premiers résultats du projet pilote à Malderen ont été positifs. On a constaté une nette augmentation de la satisfaction des chauffeurs, et la gestion des plannings est devenue beaucoup plus fluide.

Koen Van Camp: « Les chauffeurs qui n’apprécient pas certains services ou qui préfèrent ne pas travailler de certaines manières me disent souvent qu’ils sont désormais beaucoup plus satisfaits. Les employés rapportent qu’ils peuvent être plus souvent à la maison aux moments qui leur conviennent. Ou qu’ils peuvent planifier des rendez-vous entre et autour de leurs horaires de travail. Il est évidemment important que les employés comprennent qu’une contribution active mène à de meilleurs plannings. »

La première fois que les employés ont “auto-planifié”, le planning commun a été complété à 86% sans intervention du planificateur principal. Lors du deuxième mois de planification, ce chiffre était de 85%. Il n’a fallu qu’une légère intervention du planificateur pour combler les derniers trous. Cela signifie que les horaires effectifs des chauffeurs correspondaient largement à leurs horaires souhaités. Les chauffeurs ont de plus en plus le sentiment de partager la responsabilité de la planification et d’avoir un impact sur leurs propres horaires.

Un autre avantage de l’auto-planification est le rôle plus objectif du planificateur. Étant donné que les chauffeurs élaborent leur propre planning, la pression est moins forte sur les épaules du planificateur. Auparavant, ceux qui parlaient le plus fort obtenaient souvent gain de cause, mais ce n’est plus le cas maintenant.

Facteurs de succès de l’auto-planification chez De Decker – Van Riet

Un changement réussi vers l’auto-planification commence toujours par un bon soutien. Du côté du management, il n’a pas fallu beaucoup de persuasion. Il s’agissait surtout de faire adhérer les chauffeurs à ce changement. Cela a été identifié immédiatement comme une nécessité absolue au sein de l’entreprise. Une bonne préparation, la persévérance et la patience du chef de projet ont été cruciales. Il n’y a pas vraiment eu de véritable résistance.

Koen Van Camp: « Il était très important d’impliquer activement nos employés dans ce processus dès le début. L’auto-planification est une chose, mais il faut des gens pour la porter. Nous avons travaillé de manière méthodique, sans précipitation. Nous avons organisé des séances d’information et de formation où ils ont pu expérimenter eux-mêmes l’auto-planification. Convaincre les employés a demandé des efforts, mais nous avons toujours communiqué ouvertement sur nos attentes et nos objectifs. Et grâce à tout cela, tout se passe bien maintenant. »

Évidemment, cela ne s’arrête pas là. Pour que l’auto-planification reste un succès, il faut régulièrement stimuler les chauffeurs. L’essence de l’auto-planification est que les employés prennent eux-mêmes la responsabilité de faire correspondre les plannings aux besoins. C’est dans leur propre intérêt, mais ils ont parfois besoin d’un petit coup de pouce. Mais avec une bonne supervision et communication, on peut aller loin. Lorsque commence une nouvelle phase de l’auto-planification, comme l’amélioration du planning, cela est clairement communiqué chez De Decker – Van Riet.

Un autre facteur de succès est la composition du groupe. Plus il y a de différences entre les personnes (âges, parents ou non, hobbies ou intérêts spécifiques, etc.), plus il devient facile de parvenir à une bonne planification collective des services. C’est aussi ce qui fait la beauté de l’auto-planification: elle permet à chacun, quel que soit son âge ou son contexte, de faire des choix délicats pour équilibrer travail et vie privée.

Koen Van Camp: « L’auto-planification n’est pas liée à une phase spécifique de la vie. Tout le monde a des raisons propres de vouloir concilier travail et vie privée différemment. Les jeunes parents ont des attentes différentes en matière d’horaires de travail que les plus de 50 ans. Certains chauffeurs aiment travailler des services fractionnés, d’autres non. Plus il y a de diversité parmi les employés, meilleur est le tableau d’ensemble. Cela peut aussi mener à des découvertes surprenantes. Avant l’auto-planification, nous pensions que tout le monde voulait travailler tôt. Il s’est avéré que nous manquions de chauffeurs pour les services tardifs. »

Leçons apprises?

Tout ne s’est bien sûr pas passé sans accrocs. Il y a eu un laps de temps important entre les séances d’information et le lancement effectif du projet pilote à Malderen. Cela était dû concrètement à la configuration du système logiciel sous-jacent et à l’échange de données entre deux systèmes et fournisseurs totalement différents. Il a fallu du temps pour que l’intégration avec l’outil de planification actuel et le nouveau logiciel fonctionne. Cela a été compliqué par le fait que l’une des parties était représentée par différentes personnes à distance en Allemagne. C’était donc un peu stressant car tous les employés étaient déjà très motivés à l’idée de se lancer dans l’auto-planification et il y avait un risque de perdre cet élan.

Lancement de l’auto-planification dans les autres dépôts

Le plan initial était de laisser le projet pilote se dérouler pendant six mois à Malderen, puis de déployer l’auto-planification dans les autres sites, sous réserve d’une évaluation positive. Récemment, la planification pour le mois suivant a été établie pour la troisième fois. Normalement, le déploiement vers les autres dépôts était prévu pour juin/juillet, mais en raison du grand succès à Malderen, il a été décidé de l’accélérer.

La même approche méthodique que celle utilisée pour le dépôt de Malderen est maintenant mise en œuvre dans les autres dépôts. Fin 2019, des séances d’information ont été organisées. Récemment, les formations ont débuté à Vilvorde et les plannings pour le mois d’avril sont en cours d’élaboration. Vilvorde est désormais entièrement opérationnel. Bientôt, ce sera au tour des dépôts d’Aartselaar et d’Opwijk. À partir de ce moment, tous les employés du groupe auront adopté cette méthode innovante de planification du personnel.

Rudy Werelds, directeur de l’unité commerciale: « L’avantage majeur est que nous avons commencé dans le dépôt le plus difficile, avec trois entités différentes. Cela peut être compliqué de finaliser le planning à ce stade pour les planificateurs. Mais l’auto-planification a été immédiatement bien accueillie par les employés. C’est pourquoi nous avons décidé de faire passer les autres dépôts à cette méthode plus rapidement. Le prochain dépôt sera celui de Vilvorde. Nous pensons que ce sera encore plus facile là-bas. Je suis allé récemment à Aartselaar, et là, on se demandait pourquoi ils n’avaient pas été les premiers à commencer. Les chauffeurs sont donc aussi impatients de démarrer. »