Je personeelsplanning verbeteren? Start met een Déhora Planscan. 🔍

Maak kennis met ons jong geweld Luca, topplanner bij Déhora

luca van honste personeelsplanner déhora

Bij Déhora hebben we heel wat jong geweld aan boord. We stellen je graag voor aan Luca, topplanner bij Déhora met een passie voor wiskunde en sport. Op moment van schrijven vind je hem tijdelijk als personeelsplanner bij Basic Fit 💪

Luca, hoe ziet je doorsnee werkdag eruit?

“Quasi elke dag is anders. De job van personeelsplanner is erg gevarieerd. In mijn vorige opdracht bij Interparking zorgde ik ervoor dat het zelfroosteren liep zoals het hoorde. Dit was voornamelijk communiceren over knelpunten in de planning en medewerkers stimuleren om aanpassingen te maken. Overige dagen was het mijn taak om wijzigingen in het rooster op te vangen. Denk maar aan ziektes, last-minute vakantiedagen, opleidingen inplannen, enzovoort..”

“Nu plan ik de flexibele krachten bij Basic Fit, en dat kan je opnieuw niet met Interparking vergelijken. Als centrale planner maak en beheer ik de planning voor momenteel 4 regio’s. Dit zijn in totaal een 80-tal clubs. Het is telkens een andere omgeving waardoor ik steeds een nieuw aspect van planner aanleer. Dit blijft mij triggeren en maakt de job als planner uitdagend. Bovendien is mijn voornaamste functie het inplannen van zogenaamde ‘floaters’. Dit zijn medewerkers die geen vaste club hebben, maar in verschillende clubs (per regio) kunnen inspringen als er iemand afwezig is. Tot slot blijft het nakijken van alle medewerkers hun wekelijkse overuren belangrijk. Het doel is steeds om zo veel mogelijk overuren te beperken.”

Wanneer breekt bij jou het koud zweet uit als planner?

“Als je plots de hele planning moet herzien. Ik geef je een praktisch voorbeeld. Bij mijn vorige project waren medewerkers opgedeeld in categorieën. Waarbij 4 de hoogste categorie is. Daarbovenop had je twee departementen. Met name ‘technical’ en ‘commercial’. De mensen van technical kunnen ook in de commercial werken, maar niet andersom. In de hele organisatie had je amper acht medewerkers van categorie 4 in de technical. Afin, je voelt de bui al hangen.”

“Na het definitief vastleggen van de roosters viel net één van die personen uit. En wel voor een zeer lange periode. Hierdoor moest de hele personeelsplanning worden omgegooid. Alle reeds ingeplande diensten moesten worden opgevangen door andere medewerkers. Waardoor de roosters van al die medewerkers ook weer moesten worden aangepast. Hou daarbij in je achterhoofd dat al die medewerkers hun privé leven plannen op basis van hun werkrooster. Op zo een moment zit je uiteraard even met de handen in het haar. Maar dat is onze job hé. Keep calm and let the planner handle it. 😁”

Wat was tot nu toe jouw grootste overwinning als planner?

“Die grote overwinning gaat een beetje gepaard met dat ‘koud zweet momentje’. Wanneer een medewerker plots uitvalt heb je weinig tijd om tot een oplossing te te komen. In dit geval zou de medewerker zelfs enkele maanden buiten strijd zijn. Waardoor de oplossing ook verder moest gaan dan een quick fix. Je moet er in slagen om alle gaten op te vangen en om puzzelstukken in elkaar te schuiven. Vervolgens moet je dan nog de betrokken medewerkers op de hoogte brengen. Het kan goed zijn dat je weer moet schuiven met diensten als een medewerker niet kan. Maar wanneer je ook hiervoor een goede oplossing kan bedenken. Waardoor de planning weer helemaal in orde is en het werk kan worden uitgevoerd. Ja, dat voelt zeker aan als een overwinning.”

Waarom is volgens jou het beroep van workforce planner een vak apart?

“Als dispatcher of planner moet je erg veelzijdig zijn. Een personeelsplanner moet in eerste instantie de koelte bewaren wanneer de planning moet worden aangepast. Want dat is deel van de job. Het is een uitdaging om het overzicht te kunnen bewaren. Een planner moet daarnaast ook inventief zijn en verschillende oplossingspistes aanreiken. Elke oplossing is immers afhankelijk van de flexibiliteit van betrokken medewerkers. Vaak is de eerste oplossing niet de beste oplossing.”

“Verder is een planner ook communicatief. Soms moet je mensen ‘overtuigen’ om mee te gaan in je oplossing. Dat kan een andere werkdienst zijn of even inspringen voor een collega. Opnieuw heb je het principe van geven en nemen. Een goede planner houdt namelijk rekening met mensen. Stel dat je een medewerker uit de nood helpt op een lastig moment, dan kan je die persoon misschien vragen om een extra inspanning te leveren wanneer je zelf mankracht tekort komt. Je gaat samen op zoek naar oplossingen. In het geval van zelfroosteren ben je ook een coach. Je laat je medewerkers zelf beter plannen, en je ondersteunt ze daarbij. Ten slotte is meertaligheid vaak een noodzaak. In mijn huidige project stuur ik bijvoorbeeld Nederlandstalige en Franstalige medewerkers aan.”

“Een planner is dus zeker meer dan het oplossen van een puzzel. Het is de diversiteit die het vak van planner een vak apart maakt.”


Ook beroep doen op een topplanner zoals Luca?

Is één van je planners of dispatchers voor (on)bepaalde tijd afwezig? Kan je extra hulp gebruiken om drukke periodes te overbruggen? Of zoek je een ervaren kracht om tijdelijk je planning te versterken of te verbeteren? Dan kan je terecht bij onze topplanners.

Tijdelijke ondersteuning op je personeelsplanning

Of op zoek naar een permanente workforce planner?

Ben je op zoek naar een nieuwe permanente medewerker? Goede planners of dispatchers zijn erg lastig te vinden. Jarenlange ervaring in het vak én een proactieve houding maken van Déhora dé partner bij uitstek voor de werving & selectie van je nieuwe planner(s).

Rekrutering van planners en dispatchers

 

Ook leuk om te lezen

nieuwe rol van planner bij zelfroosteren
De nieuwe rol van de planner bij zelfroosteren

In heel wat sectoren heeft de planner een eerder traditionele rol. Dit merken we vooral in de industrie. De planner…

dehora personeelsplanning is een vak
7 redenen waarom personeelsplanning een geweldig vak is 💜

Personeelsplanning lijkt voor veel ‘buitenstaanders’ niet het meest boeiende vak. Maar niets is minder waar! Als manpower of workforce planner…

dehora tinne peeters
Collega in beeld: Tinne Peeters, managing consultant

Hoe ben je bij Déhora terechtgekomen? Toen Déhora België 9 jaar geleden nog in de kinderschoenen stond, heeft Luk Berlanger,…